El cuerpo del email

Los "emails" deben ser breves, especialmente si nos referimos a los de contenido profesional. Carecemos de tiempo, todo va muy rápido y los "emails" –como casi todos los textos que se leen "online"– se leen rápido y, a menudo, como se suele decir, en diagonal, o sea, rápido y buscando palabras clave que nos interesen o atraigan nuestra atención. Más que leer, escaneamos. Por supuesto, como cualquier texto, tendremos que adaptarlo a las personas a las que nos dirigimos y a las circunstancias. Si enviamos un "email" comercial a alguien que consideramos un cliente potencial pero que no nos conoce, tendremos que crear un contenido mucho más atractivo y seductor para atraer su atención y que lo lea, independientemente de que quizás un "email" no sea la mejor forma de hacer lo que en la jerga de ventas se llama 'puerta fría'. Por el contrario, si enviamos un "email" con una información que el receptor está esperando impaciente, si ya nos conoce e intercambiamos "emails" regularmente o si nuestro "email" solo debe ser un sí o un no, lo más adecuado puede variar, Pero, siguiendo con las directrices generales, entendemos que el texto, el cuerpo del "email" cumpla con las siguientes características. En algunos países y culturas está mal visto ir directamente al tema, es habitual tras el saludo incluir unas frases de cortesía. Si bien en otros países, como en España, somos más directos en cuestiones de trabajo, aunque no tenemos intención de ser mal educados ni mucho menos. No engañes con el contenido del "email", el asunto del correo debe definir el contenido del cuerpo. Tampoco escribas "emails" estando enfadado o enfadada o tras una discusión acalorada, te puedes arrepentir después y lo escrito escrito queda. Es preferible que esperes un rato para escribir el "email" y que se te haya pasado el enfado. Recuerda que en un "email" no puede entenderse la ironía, el doble sentido ni a veces el humor y puede dar pie a malentendidos. Así que mejor evitarlos, no todo se arregla con una carita sonriente al final de la frase. Sé tan breve como sea posible. Si al releer tu propio "email" puedes prescindir de algo, suprímelo. Ordena las ideas, las principales al principio y las secundarias después. Si transmites varias ideas, especialmente si haces varias preguntas o solicitas diversas cosas, numéralas o sepáralas con guiones, facilitarás que el receptor pueda contestar punto por punto, o incluso, cosa bastante habitual, que te conteste sobre tu propio "email" en cada apartado poniendo un color distinto a su texto. Separa también en párrafos los distintos conceptos o ideas para facilitar la lectura y su comprensión. Puede ser adecuado marcar con negrita las ideas principales, pero el uso de mayúsculas, no. Y revisa las faltas de ortografía, a veces se escribe muy rápido y algunas erratas se pueden pasar por alto, pero las faltas de ortografía siguen dando muy mala impresión. Termina el correo resumiendo las acciones que requieres: que revisen un documento adjunto, que te propongan fechas para una reunión, que te envíen algún documento, etc., especialmente si tu "email" ha sido largo y al receptor se le puede pasar por alto. Evita usar el correo electrónico como si fuese un chat o una aplicación de mensajería. Me refiero a intercambiar un montón de "emails" con breves comentarios tipo "¿Cuándo te viene bien ver el tema?", "No sé, proponme fechas", "El martes o el miércoles podría", "El martes me viene bien", "Vale, ¿sobre qué hora?", y así hasta el infinito. Pues, bien, a no ser que no haya forma de levantar un teléfono y llamar o usar algún sistema de mensajería instantánea, hablar así es una pérdida de tiempo y una forma de saturar la bandeja de entrada de correo. Evita los acrónimos y abreviaturas que no estén muy extendidos, especialmente si la lengua materna de emisor y receptor no es la misma. Por ejemplo, "ASAP", A-S-A-P, acrónimo en inglés de "As Soon As Possible", está totalmente extendido, pero otros no. Pongo un ejemplo que me contaron hace tiempo. Una persona estaba esperando que le contestasen sobre un tema y la respuesta no llegaba. Al cabo de unos días, insistiendo, recibió un críptico "email" que ponía solo "NNGN". Intentó descifrar por todos los medios qué quería decir aquello y al final tuvo que preguntárselo al que se lo había enviado, que le aclaró que era "No news, good news", que quiere decir que son buenas noticias el hecho de que no haya noticias. La frase se usa habitualmente en inglés, pero el acrónimo, no. Así que evitemos malentendidos y hacer perder el tiempo a los demás con abreviaturas poco habituales. Es importante que antes de enviar un "email" lo releas entero con calma: si se entiende bien todo, si has olvidado algo, si has omitido palabras o hay faltas de ortografía. Por último, también me gustaría hacer algunas recomendaciones sencillas sobre los documentos adjuntos. En primer lugar, procurar que no pesen en exceso; de lo contrario, puedes bloquear tu propio correo o el del otro o simplemente no le llegará. Si es necesario enviar documentos muy pesados, hay varias opciones. Puedes enviarlos en varios "emails" y, en ese caso, numerarlos para estar seguros de que llegan todos; por ejemplo, poniendo en el asunto: 'Fotos del evento 1 de 2', 'Fotos del evento 2 de 2', etc. Puedes comprimirlos. Los archivos .ZIP o .RAR pesan menos que los originales normalmente. También enviarlos por WeTransfer o servicios similares de envío de archivos de grandes dimensiones. Solo tendremos que enviar el enlace de descarga al receptor. En segundo lugar, envía documentos que los demás puedan abrir. Por ejemplo, una imagen, si no necesita ser editada por el receptor, mejor enviarla en formato JPEG, que lo puede abrir todo el mundo, que en PSD, que solo lo abre el que tiene determinados programas de diseño gráfico. Para terminar, nombra correctamente los archivos adjuntos para que el receptor no tenga que abrir cada uno para averiguar de qué se trata.