A quién enviar un email o cómo contestar

Cuando creamos un correo electrónico nuevo o contestamos a uno que nos han enviado, tenemos varias opciones respecto a quién enviar el "email" y cómo hacerlo. Las personas que no están acostumbradas a trabajar en oficinas o con el correo para un uso profesional quizás no hayan reparado en dichas opciones, pero cada una tiene su utilidad y su sentido. Vamos a verlas por partes. En el campo habitual del receptor, que en español pone "Para" y en inglés pone "To", pondremos las direcciones de las personas a las que directamente afecta el "email" o de las que esperamos una acción –puede ser que contesten a algo, que realicen algo que solicitamos en el correo, etc.–, las que están directamente aludidas por el contenido del "email". El campo CC quiere decir "Copia Carbón" o "Carbon Copy" en inglés, por lo que se denomina igual en ambos idiomas con dos 'c' mayúsculas. Aquí pondremos las direcciones de las personas que deban estar informadas, pero de las que no se requiere una acción directa ni concreta. Por último, en el campo CCO en español, que es el acrónimo de "Copia Carbón Oculta" o en inglés "BCC", acrónimo de "Black Carbon Copy", es un campo algo distinto. Aquí pondremos la dirección o direcciones de aquellas personas que queramos que estén informadas, pero que no deseamos que el resto lo sepa o tenga acceso a su dirección. Nadie más va a poder ver quién está en ese campo, ni siquiera las otras personas que estén en copia oculta también. De hecho, esas personas en copia oculta si dan a contestar al "email" solo nos podrán contestar a nosotros, al emisor del "email", pero no al resto. ¿Cuándo podemos o debemos usar este último campo de "email"? Por ejemplo, si queremos que nuestro superior esté informado de algo, pero no queremos que el resto de personas en el "email" lo sepan. Eso sí, ten en cuenta que cuando el resto conteste tu superior no recibirá las respuestas. También puede ser, como decía, que por alguna circunstancia no quieras que los receptores del "email" tengan acceso al correo electrónico de esta persona. Esta mañana, sin ir más lejos, he enviado a un periodista una información que me solicitaba sobre una empresa que es cliente mío. He puesto en copia oculta al director de la empresa, porque quiero que él sepa lo que he enviado finalmente al periodista, pero no deseo que el periodista tenga acceso al "email" directo de este directivo. También hay otra circunstancia en la que se debe utilizar la copia oculta –en algunos países porque la ley obliga a ello y en otros por simple cautela– es cuando mandamos "emails" masivos. Si ponemos todas las direcciones en copia oculta, nadie puede ver el resto de receptores. De lo contrario, no solo les estamos facilitando direcciones de correo privadas sin tener derecho a ello, sino que nos arriesgamos a que se puedan hacer malos usos de esas direcciones o, simplemente, que al contestar las personas copiadas copien a todas y sea una locura de hilos de conversación. Así que recuerda: si tienes que copiar a varias personas de tu empresa por un tema en el que estén implicados varios equipos, adelante. Si no hay alguna razón concreta, no tienes por qué ocultar sus direcciones, pero si escribes a varios clientes, proveedores o personas que no se conocen entre sí ponlas en copia oculta. Puedes poner tu propia dirección en el receptor, para que no quede en blanco y así evitar problemas. También debes tener en cuenta que lo aconsejable es poner en cada campo a las personas en orden de jerarquía o importancia, es decir, si envías a dos personas el "email", la primera que aparece deberá ser la que tiene un cargo mayor y la segunda la que lo tiene menor, y esto se aplica a cada campo de receptores que rellenes. Si hay personas en copia en el "email", lo mismo: primero la de mayor cargo o rango y después la siguiente, etc. Respecto a la forma de contestar, recuerda que también tienes varias opciones. Si le das a contestar, solo responderás a la persona que te envía el "email". Si hay personas en copia no lo recibirán, y lo normal es que sea importante que estén informadas del tema, por eso les debieron poner en la copia en el "email". Si das a contestar a todos estarás contestando a la persona que envía el "email" y a las que están en copia, pero no a los que están en copia oculta. Recuerda que a ellos ni les ves ni les puedes contestar. Siempre que contestas un "email" puedes añadir o quitar direcciones de los campos "Para" "Con copia" o "Copia oculta". También puedes reenviar un "email", es decir, mandarle el "email" a alguien que no estaba en la conversación. Puede ser para que esa persona simplemente esté informada de la conversación o de la decisión final de la misma o porque le pidas que opine o se implique de alguna manera. Por último, es importante siempre que se mantenga el tema de la conversación, que debe coincidir con lo que detalla el asunto del "email". Si en una misma cadena de "emails", es decir, respondiendo sobre un primer "email" con un asunto determinado y unos temas de conversación concretos, se escribe sobre otra cosa o se van introduciendo otros temas, el resultado es caótico, ya nadie sabe de qué se está hablando. Mi consejo es el de ajustar el asunto, ya que muchos programas de correo electrónico lo permiten, o, mejor aún, iniciar una nueva cadena de "emails" con el asunto correcto. Esto facilitará la búsqueda de los "emails" en un segundo momento. Con estas indicaciones, estoy segura de que harás un buen uso de las distintas posibilidades a la hora de enviar a contestar a un "email".