Tiene la tarea de enviar informes comerciales confidenciales. ¿Cómo se garantiza la autenticidad de los destinatarios?

1 Verificar identidad

Para empezar, confirme la identidad de sus destinatarios antes de enviar cualquier informe confidencial. Este proceso puede implicar la comunicación directa a través de un canal verificado, como una llamada telefónica a un número conocido o un intercambio de correo electrónico a través de un dominio de confianza. Para mayor seguridad, es posible que deba solicitar al destinatario que proporcione una información que solo él conozca o a la que tenga acceso. Puede ser un número de transacción anterior, una palabra clave establecida en comunicaciones anteriores o responder correctamente a las preguntas de seguridad.

2 Canales seguros

Una vez que hayas verificado la identidad del destinatario, asegúrate de que el medio a través del cual envías el informe sea seguro. Utilice servicios de correo electrónico cifrados de extremo a extremo o protocolos seguros de transferencia de archivos (FTP) que requieren autenticación para el acceso. El cifrado codifica los datos para que sean ilegibles para cualquiera que no tenga la clave de descifrado, mientras que el FTP seguro agrega una capa de protección durante la transferencia de archivos a través de Internet.

3 Códigos de autenticación

Introduzca una capa adicional de seguridad mediante el uso de códigos de autenticación de un solo uso. Estos códigos se pueden enviar al número de teléfono o correo electrónico verificado del destinatario justo antes de que se transmita el informe. A continuación, el destinatario debe introducir este código para acceder al informe. Este enfoque de autenticación de dos factores garantiza que, incluso si alguien ha obtenido acceso ilegítimo al correo electrónico del destinatario u otros canales de comunicación, aún necesitaría que el código se enviara a un dispositivo o cuenta separados.

4 Confirmación de entrega

Implementar un sistema de confirmación de entrega. Puede ser un recibo de lectura de correos electrónicos o un mensaje de confirmación del servidor FTP que indica que la transferencia de archivos se ha realizado correctamente. La confirmación de entrega garantiza que el informe ha llegado al destino previsto, pero no confirma que el destinatario previsto sea el que ha accedido a él. Por lo tanto, este paso debe usarse junto con los métodos anteriores para una seguridad sólida.

5 Comprobaciones de seguimiento

Después de enviar el informe, realice comprobaciones de seguimiento. Esto podría implicar ponerse en contacto con el destinatario para confirmar la recepción y asegurarse de que pudo acceder y leer el informe sin problemas. Durante este seguimiento, puede discutir cualquier pregunta o inquietud inmediata que puedan tener sobre el informe. Este paso no solo verifica que la parte prevista haya recibido el informe, sino que también brinda la oportunidad de recibir comentarios y aclaraciones.

6 Mantenimiento de registros

Por último, mantenga registros detallados de todas las comunicaciones y transacciones relacionadas con el envío de informes confidenciales. Documente el proceso de verificación, el método de entrega, los pasos de autenticación realizados y las confirmaciones recibidas. Mantener registros meticulosos no solo ayuda a rastrear el recorrido del informe, sino que también sirve como evidencia de la debida diligencia en caso de que surja alguna pregunta sobre el manejo del informe en el futuro.

7 Esto es lo que hay que tener en cuenta

Este es un espacio para compartir ejemplos, historias o ideas que no encajan en ninguna de las secciones anteriores. ¿Qué más te gustaría añadir?