Se enfrenta a discrepancias en el nivel de inventario en tiempo real. ¿Cómo se gestiona eficazmente la situación?

Quando percebemos discrepâncias de estoque, é muito importante escolher uma amostra representativa do processo e imediatamente a inventariar. Não se prender à hipótese de que há apenas uma falha ou causa, trabalhar com os piores cenários até que o problema esteja resolvido e a operação confiável novamente. Amostrar, inventariar, analisar as causas, implantar ações de correção e de disposição. Também introduzir mais etapas de controle ao processo, preferencialmente automatizadas, para evitar recorrência na hipótese de barreiras atuais falharem.

Verifique os registros de entrada e saída de estoque para identificar onde as discrepâncias estão ocorrendo. Realize uma contagem física do estoque para comparar com os registros do sistema. Analise os processos de recebimento, armazenagem e envio para identificar possíveis falhas ou inconsistências. Utilize um sistema de gerenciamento de estoque que permita rastrear todas as movimentações de produtos. Verifique se há erros de entrada de dados ou problemas com o treinamento dos colaboradores. Ajuste os registros do inventário para refletir a contagem física correta. Estabeleça controles mais rigorosos para prevenir futuras discrepâncias. Treine continuamente a equipe sobre as melhores práticas de gerenciamento de estoque.

Start with cycle counts as step one as the root cause for the discrepancies are identified. Pulling the transaction reports, and reviewing the back flush, part setup, and usage setup are key for new launch parts. Visual management in the finished goods / raw material area helps quickly tell if the inventory on paper and in real-time makes sense.

Facing inventory level discrepancies in real-time requires swift action. First, I would go to the floor to trace inventory movement from delivery, receiving, processing, and recording, conducting real-time checks to pinpoint discrepancies. Documenting key takeaways, perform a Genba walk to identify bottlenecks and wastes. Will also analyze collected data for patterns and trends to identify root causes. Corrective actions would be implemented immediately, such as updating procedures, retraining staff, or enhancing tracking systems. Clear communication with the team ensures effective resolution and long-term prevention. It ensures that discrepancies are addressed promptly and effectively while improving overall inventory management practices.

The inventory accuracy is a real problem, if it's low. Simple to measure it. Real stock vs. "system on hand inventory". Under 90% it creates troubles for the MRP. Recommend is min 95 %, as KPI. Before seeking the root cause, which is mandatory, first correct the stock. This is needed for a better vision of the system. All behind math of calculating the needs are based on. This is mandatory for a proper MRP output. Next is needed to find the cause. Why the stock accuracy was altered. Find and fix. As a curative method I recommend Cycle Counting. Check inventory regularly. Correct and find the cause, cure the root. But this is just a personal opinion 🤔

Para lidar com discrepâncias no nível de estoque em tempo real, é essencial seguir um processo cuidadoso. Primeiramente, verifique se houve algum erro de registro ou entrada de dados. Em seguida, faça uma contagem física do estoque para comparar com o que está registrado no sistema. Caso persistam as diferenças, analise possíveis falhas nos processos de recebimento, armazenamento ou expedição de produtos. É importante envolver a equipe responsável para identificar e corrigir os problemas. Por fim, estabeleça procedimentos claros de controle de estoque e realize auditorias regulares para garantir a precisão das informações. A transparência e a comunicação eficaz são fundamentais para gerenciar essa situação com sucesso.

Quickly assessing situations allows managers to make prompt decisions, which can be crucial in fast-paced business environments. During crises, rapid assessment helps in taking immediate actions to mitigate risks and minimize damage. Swift assessment of market trends or opportunities can give a competitive edge, allowing businesses to capitalize on new ventures.

Managing errors in any business stream can be difficult but the best way I have found is engage all parties and work through an effective and corrective Root Cause Analysis process and which ever tool you use is up to the individual as long as corrective actions are put in place to prevent reoccurrence.

1. Urgently find ways to prevent stop of production by re-planning of production or emergency supply. 2. Adjust the system to physical count and re-run MRP in order to reschedule the missing component . Contact suppliers to align the updates with them. 3. Do the root cause analysis and address the issue with actions to take and follow ups. 4. Long term start to implement processes to prevent such situations like regular planned cycle counting based on ABC criteria and ad-hoc findings. 5. Simplify the process and workflow for system adjustments.

Identify Cause: Investigate root causes like data entry errors or system glitches. Verify Data: Cross-check information across all inventory systems. Communicate: Notify relevant teams promptly. Take Corrective Action: Implement immediate fixes to reconcile discrepancies. Document: Maintain detailed records of the investigation and actions.

A busca pela origem dos erros é ponto mandatório, no sentido de se buscar a correção para que os desvios não voltem a ocorrer.

Since we are real-time, the inventory level fluctuations needs to be verified immediately via cycle counting the materials in question. Are the fluctuations favorable pertaining to your business? Is there a risk of stock-out or surplus? Determine the cost associated with the stock deficit or surplus to better assess the risk. Make the proper inventory corrections in your ERP system so that operations can continue immediately. Long-term solution once operations have resumed determine the root-cause of the inventory error/s via process validation of incoming/outgoing inventory from receipt, data entry, order entry to kitting and shipping.

Após uma avaliação cuidadosa, identificar a causa raiz das discrepâncias de estoque é essencial para implementar medidas corretivas eficazes. Investigar se a discrepância foi causada por roubo, dano, extravio ou falha no sistema de gerenciamento de estoque é crucial. Analisar os últimos locais conhecidos dos itens e entrevistar a equipe envolvida no acesso a eles ajuda a esclarecer as circunstâncias. Compreender a causa permite a implementação de ações corretivas direcionadas, fortalecendo os controles de segurança e prevenindo futuras ocorrências similares, garantindo assim a integridade e a precisão do inventário.

Cause identification is the most critical portion of the problem solving, else you could be spending time and resources in the wrong direction without any results.

Identify the root cause. Without an understanding of what the actual problem is you can waste a ton of time chasing your tail.

A identificação da causa raiz e o plano de ação elaborado favorecem a resolução do problema, de forma clara e com o devido acompanhamento das ações para que não ocorra novos casos.

Uma ação muito útil e eficaz e o envolvimento do time de estoque na parte de controle é alocação e baixa de de materiais e entrada , parece simples porem as condições de erros são referentes a essas entradas e saídas não catalogadas, treinamentos e planos de controles de informações sobre as saídas e entradas melhoram a visualização do estoque.

Without identifying the root cause, any action taken is at best a temporary painkiller, not a treatment, assuming the solution is chosen logically by chance. Otherwise, as the saying goes, "garbage in, garbage out," only time, money, and other resources are wasted.

There may be more than one failure in the process and effective communication and corrective actions assigned to the relevant person or persons in the process will eliminate reoccurrence. You will also need to correct any documentation or identify the new process flow to eliminate errors.

It is crucial to check BOM data as well. A wrong BOM data means ERP or MRP system inventory for the raw material will be different in time comparing to real world. So BOM data and the receipts or configuration in the system should be corrected.

Após identificar a causa das discrepâncias de estoque, é fundamental corrigir imediatamente os dados para refletir os níveis reais de estoque. Isso pode envolver ajustar as entradas no sistema de gerenciamento de estoque ou reconciliar o estoque físico com os registros do sistema. Dados precisos são essenciais para tomadas de decisão informadas sobre cronogramas de produção, compras e compromissos com os clientes. Garantir a precisão dos dados permite que as operações de fabricação respondam de forma eficiente à demanda, evitando excessos ou escassez de estoque que possam afetar negativamente a eficiência operacional.

Correct Data: Immediately verify and rectify discrepancies in all inventory records. Verify Sources: Cross-check data accuracy across all systems and platforms. Communicate: Promptly inform relevant teams and stakeholders of the issue. Document: Maintain detailed records of discrepancies and corrective actions taken. Review Processes: Evaluate and update inventory management procedures to prevent future errors.

One of the biggest root causes for variances in inventory data is due to the approach that managers take in reconciling an error OR in how they document inventory numbers. If there is not a standard in place for how inventory is to be tracked, managed and correct there will be gaps that could be prevented. It is key that leaders and employees involved in inventory management in some form understand how decisions are determined based on the information they enter. Share a visual management tool that communicates the impact and how correct data supports the success of the organization overall.

Once the cause is identified, correct the inventory data promptly. Adjust the inventory management system to reflect the accurate stock levels. Implement data validation protocols to ensure the changes are correctly recorded and future entries are error-free. If the discrepancy was due to a systemic issue, update the relevant processes and train staff accordingly. Accurate data correction is vital for maintaining reliable inventory records, which are the foundation of efficient inventory management.

Nesta situação a dois cenários um em que você encontra a discrepância sem ter compromisso de embarque e outra durante um compromisso o que é mais grave pois você provavelmente não irá conseguir cumprir o compromisso. Após passar o evento deve de imediato iniciar uma avaliação conferindo primeiramente os dados de entrada e saída (relatórios de balança entrada e saída, relatórios de produção para cálculos de conversão da matéria prima e matéria final verificando os cálculos de rendimento e perdas de produção, em casos de entrada de matéria prima descontos nas notas por produtos fora dos padrões de qualidade que impactaram no rendimento, baixa de estoque integração dos relatórios de entrada e saída que devem fornecer dados para alimentar o RA)

This is key and may affect results and could come with ownership discussions along with further checks and measures to monitor and ensure failed or new processes are not repeated.

In my opinion, once you've identified the cause of inventory discrepancies, it's imperative to quickly update your inventory records to match actual stock levels. This may require correcting entries in your management system or aligning physical counts with system data. Reliable information is vital for making sound decisions on production planning, procurement, and meeting customer demands. It ensures your manufacturing operations can adapt to market needs without the risks of overproduction or shortages. Keeping accurate inventory records boosts operational efficiency and helps maintain high levels of customer satisfaction by ensuring products are available when needed.

Communicate Effectively: Notify all relevant teams and stakeholders promptly about the discrepancies. Provide Context: Explain the potential impact on operations and customer orders. Collaborate: Work together to investigate the root causes and find solutions. Update: Keep everyone informed of progress and any changes in inventory status. Document: Maintain clear records of communications and actions taken for future reference

Don't keep it secret. Let all related stakeholders know about it. Effective solutions require a clear and transparent view of the issue. Inform all relevant individuals about the problem to find the best solution and ensure its proper implementation.

Ao lidar com discrepâncias de estoque, uma comunicação eficaz é fundamental. É crucial informar todas as partes interessadas relevantes, como equipe da cadeia de suprimentos, departamento de vendas e até mesmo clientes, se necessário, sobre o problema e as medidas sendo tomadas para resolvê-lo. Uma comunicação clara ajuda a gerenciar expectativas e mantém a confiança, especialmente se as discrepâncias impactarem o atendimento de pedidos. Além disso, promove um ambiente colaborativo onde todos estão alinhados para resolver o problema e minimizar seu impacto, fortalecendo assim a eficiência operacional e a satisfação do cliente.

Por experência, a determinação de ciclos de inventários periódicos tem impacto positivo nesse tema. Além disso a realiazação de inventários periódicos, feitos por parte independente ao processo do fluxo de materias, também auxilia na manutenção da acuracidade dos estoques.

Whenever we predict any risks, we need to implement controls to mitigate them, even if there is no certainty. However, when discussing a risk that has already occurred, the likelihood of it happening again is much higher than a simple prediction. Given this, what can prevent us from implementing the necessary controls to address it?

It is important to put a control mechanism for incoming materials. Random check or 100% check based on the volume and value of the material should be implemented in the warehouse. Sometimes only scanning barcodes doesn't work

Para evitar futuras discrepância, implemente controles e melhore seus processos de gerenciamento de estoque. Fortalecendo seus controles ,você reduz o risco discrepâncias futuras . Consegue alavancar a eficiência geral e a precisão de suas operações de fabricação.

Implemente os controles com foco e treinar e direcionar o time de onde vem os dados, eles serão de grande importância para o sucesso do resultado.

Após conferir e corrigir o processo de dados de entrada e saída e conversão de processo deve implementar medidas de controle para conferência que séria rotina de medição de inventário mensais e cortes de estoque sempre que a estática de armazenagem permitir. E tomar ações de acordo com os resultados

Regular reviews of inventory management processes are crucial for ongoing accuracy and efficiency. Schedule periodic audits and cycle counts to verify inventory levels and identify potential issues early. Analyze trends in discrepancies to uncover patterns that may indicate underlying systemic problems. Regularly update and refine inventory policies and training programs to adapt to changing business needs and technological advancements. Continuous review and improvement ensure the long-term integrity and reliability of inventory data.

An old saying but relevant in any process is trust but verify, any process can fall over and this is why we have audits across multiple sectors, finance, safety, operations and effective communication re gaps along with positive communication for those who have improved or manage the process seamlessly, this will allow for Continuous Improvement and recognition of excellence for tomorrow.

Always count the drug by hand, no matter what the on-hand quantity says. Check the shelves for look-a-like bottles and finished prescriptions where it could have been accidentally bagged wrong. And can always go back and watch video footage.

Outro ponto que muito chato mas necessário sempre ser avaliado e possuir medidas de controle para cada risco encontrado é referente a confiabilidade do processo se ele estiver fragilizado a fraudes deve se implementar controles que garantam a segurança para que não haja saídas ou entradas que possam ser fraudadas.

Ensure your inventory management system is integrated with your sales, purchasing, and warehouse management systems for seamless data flow. Schedule frequent inventory audits and cycle counts to verify actual stock levels against recorded amounts. Ensure that all employees involved in inventory management are properly trained in using the tracking systems and following procedures. Ensure quality control checks at different stages to prevent discrepancies due to damaged or defective goods. Keep detailed and accurate records of all inventory transactions to facilitate easier discrepancy resolution.