¿Cómo puede mantener resultados de calidad a pesar de los cambios e incertidumbres del programa?

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La gestión de programas es el arte y la ciencia de coordinar múltiples proyectos interrelacionados para lograr un objetivo común. Sin embargo, los programas a menudo están sujetos a cambios e incertidumbres que pueden afectar su alcance, cronograma, presupuesto, calidad y riesgos. ¿Cómo puede mantener resultados de calidad a pesar de estos desafíos? Estos son algunos consejos que te ayudarán a adaptarte y ofrecer valor a tus grupos de interés.

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1 Definir criterios de calidad

El primer paso para garantizar resultados de calidad es definir qué significa calidad para su programa. Los criterios de calidad son los estándares y expectativas que las partes interesadas tienen para los entregables, procesos y beneficios del programa. Debes alinear tus criterios de calidad con la visión, los objetivos y los beneficios del programa, y comunicarlos claramente a tu equipo y a otras partes interesadas. También debe documentar cómo medirá, controlará y mejorará la calidad a lo largo del ciclo de vida del programa.

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Giovanni Sisinna

🌟22x LinkedIn Top Voice: Generative AI, Artificial Intelligence, Neural Networks, NLP, LLMs, Portfolio-Program-Project Management, Technological Innovation, Management Consulting🌟AI Advisory-Director Program Management
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💡Defining quality criteria is vital for program success, ensuring alignment and clarity among all stakeholders. 🔍Precision Matters Be clear and use quantifiable standards to eliminate ambiguity. 🔄Continuous Enhancement Keep refining criteria with stakeholder feedback as the program progresses. 💬Clear Communication Ensure everyone understands quality criteria and their roles. 📌Maintaining focus on these criteria is crucial for consistent value delivery amid program changes and uncertainties.

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Hariom Singh ᴘʜ.ᴅ. ᴘᴍᴘ® ʀᴍᴘ® ᴍʙᴀ

Transformative PMO Leader | Simplifier | Problem Solver | Product Partner | Innovation Driver | Operational & Engineering Excellence | Proudly Serving Associates at People Led Tech Powered Walmart
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📊 Focus on continuous improvement! I'd stress that an unwavering commitment to refinement is your best defense against quality degradation amidst program changes. Start by crystallizing what "quality" signifies in your program's context, grounding metrics and criteria in stakeholder expectations. With clear standards, ongoing monitoring becomes pivotal, allowing for timely interventions. Communication bridges gaps, ensuring the entire team aligns with quality aspirations. But above all, remember that quality management isn't a one-off effort—it's an iterative journey. Leverage lessons learned and stay agile in your quality strategies to adapt to uncertainties and uphold desired outcomes.

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Jason Blaschka
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Think of each change as a new generation. We pass valuable information from one generation to another to create culture. Much the same way we develop culture, we need to make sure that key information is passed from generational change in a project so the outcome keeps its critical quality outcomes.

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2 Supervisión y control de la calidad

El segundo paso para garantizar los resultados de calidad es supervisar y controlar la calidad de forma regular y sistemática. Debe utilizar las herramientas y técnicas adecuadas para recopilar, analizar e informar de datos de calidad, como auditorías, revisiones, inspecciones, pruebas, encuestas y paneles. También debe comparar el rendimiento de calidad real con los criterios de calidad planificados e identificar cualquier brecha, problema o riesgo. A continuación, debe tomar medidas correctivas o preventivas para abordar cualquier problema o desviación de calidad, y actualizar su plan de calidad y sus líneas de base en consecuencia.

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Soumya Tripathy

Leading Technology Program Management at Divcore Parent Company of DivcoWest and LoanCore Capital | Azure Cloud AZ900 Certified | Agile Professional | Certified Scrum Master | Freelance Writer
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In my previous experience managing a software development project, we regularly conducted code reviews and automated testing to monitor the quality of the code. When we observed a decline in code quality through the review process, we took corrective actions by providing additional training and guidance to the development team to address the issues promptly. This proactive approach helped us maintain high-quality software and minimize the risks of post-release defects.

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3 Gestionar las solicitudes de cambio

El tercer paso para garantizar resultados de calidad es gestionar las solicitudes de cambio de forma eficaz y eficiente. Las solicitudes de cambio son propuestas formales para modificar el alcance, el cronograma, el presupuesto, la calidad o los riesgos del programa. Pueden provenir de fuentes internas o externas, como su equipo, partes interesadas, clientes, patrocinadores o reguladores. Debe tener un proceso claro y coherente para evaluar, aprobar, rechazar o aplazar las solicitudes de cambio, y para comunicar el impacto y las implicaciones de los cambios a todas las partes afectadas. También debe realizar un seguimiento y documentar el estado y el resultado de cada solicitud de cambio, y actualizar su plan de calidad y líneas de base en consecuencia.

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Soumya Tripathy

Leading Technology Program Management at Divcore Parent Company of DivcoWest and LoanCore Capital | Azure Cloud AZ900 Certified | Agile Professional | Certified Scrum Master | Freelance Writer
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Managing change effectively requires balancing adaptability with a clear change control process, ensuring that every request is evaluated, documented, and communicated to maintain project quality and success.

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4 Gestione los riesgos y los problemas

El cuarto paso para garantizar resultados de calidad es gestionar los riesgos y los problemas de forma proactiva y reactiva. Los riesgos son eventos o condiciones inciertas que pueden tener un efecto positivo o negativo en la calidad del programa. Los problemas son problemas o conflictos que ya han ocurrido y deben resolverse. Debe tener un proceso sistemático para identificar, analizar, priorizar, mitigar o explotar los riesgos, y para escalar, resolver o cerrar problemas. También debe supervisar y revisar la eficacia de sus estrategias de gestión de riesgos y problemas, y actualizar su plan de calidad y sus líneas de base en consecuencia.

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Adi V. Tuisawau
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Your risk management strategy must be adaptive and evolve as project landscapes change. Encourage a proactive and agile approach that allows for immediate identification and addressing of risks and issues. This will enhance program resilience and effective navigation through uncertainties.

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5 Involucrar a las partes interesadas

El quinto paso para garantizar resultados de calidad es involucrar a las partes interesadas de forma continua y colaborativa. Las partes interesadas son individuos o grupos que tienen un interés o influencia en la calidad del programa. Pueden incluir a su equipo, clientes, patrocinadores, proveedores, socios, reguladores o usuarios finales. Debe identificar y analizar las necesidades, expectativas, preferencias y comentarios de las partes interesadas, y adaptar sus estrategias de comunicación y participación en consecuencia. También debe involucrarlos en las actividades de planificación, monitoreo, control y mejora de la calidad, y buscar su opinión, retroalimentación y aprobación sobre la calidad del programa.

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Mickey Pelletier
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Keep stakeholders and end users apprised of the changes is key to ensuring the trust and collaboration is maintained. The change could be disruptive or unsettling to them, so being able to keep them in the loop and why the change is happening will make them feel involved and also not blindsided lash minute. Proactive communication will enable more effective change.

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6 Aprender y mejorar

El sexto y último paso para garantizar resultados de calidad es aprender y mejorar de manera constante y consistente. Debe utilizar varios métodos y fuentes para capturar, analizar y compartir las lecciones aprendidas y las mejores prácticas sobre la calidad del programa. Estos pueden incluir encuestas, entrevistas, talleres, informes o bases de datos. También debe utilizar las lecciones aprendidas y las mejores prácticas para identificar e implementar oportunidades de mejora de la calidad, innovación y optimización. También debe celebrar y reconocer los logros y contribuciones de su equipo y partes interesadas a la calidad del programa.

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Erin Eaton, MHA, ABCP

Quality Program Manager @ Right at Home | Quality Assurance
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From the very beginning you must document consistently and accurately. Have a clear path for how you plan to document. This knowledge can inform future decision-making and help avoid repeat mistakes.

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7 Esto es lo que hay que tener en cuenta

Este es un espacio para compartir ejemplos, historias o ideas que no encajan en ninguna de las secciones anteriores. ¿Qué más te gustaría añadir?

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Erin Eaton, MHA, ABCP

Quality Program Manager @ Right at Home | Quality Assurance
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Ensure there is strong leadership that has a clear vision to help your organization during times of uncertainty. Leaders should inspire confidence and provide direction during challenging times.

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1 Definir criterios de calidad

2 Supervisión y control de la calidad

3 Gestionar las solicitudes de cambio

4 Gestione los riesgos y los problemas

5 Involucrar a las partes interesadas

6 Aprender y mejorar

7 Esto es lo que hay que tener en cuenta

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1 Definir criterios de calidad

2 Supervisión y control de la calidad

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4 Gestione los riesgos y los problemas

5 Involucrar a las partes interesadas

6 Aprender y mejorar

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