¿Cómo puede evitar los riesgos de una visión y objetivos poco claros del programa?
Una visión y unos objetivos claros y convincentes del programa son esenciales para una gestión exitosa del programa. Ayudan a alinear a las partes interesadas, guían la toma de decisiones y comunican el valor y el impacto del programa. Sin embargo, muchos gerentes de programas se enfrentan a los riesgos de una visión y objetivos del programa poco claros o poco realistas, como la corrupción del alcance, la confusión de las partes interesadas, el desperdicio de recursos y el bajo rendimiento. ¿Cómo puede evitar estos riesgos y asegurarse de que la visión y los objetivos de su programa estén bien definidos y sean alcanzables? Aquí hay algunos consejos para ayudarte.
Antes de definir la visión y los objetivos de su programa, debe comprender el problema que está tratando de resolver y la oportunidad que está tratando de aprovechar. Realizar un análisis exhaustivo de la situación actual, las necesidades y expectativas de las partes interesadas, las brechas y desafíos, y los posibles beneficios y resultados. Utilice datos y pruebas para respaldar su análisis y validar sus suposiciones. Esto te ayudará a establecer un contexto claro y relevante para tu programa y evitar objetivos poco realistas o vagos.
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Understanding the problem and opportunity is crucial in avoiding the risks of unclear program vision and objectives. Without a clear understanding of the problem, organizations end up in firefighting mode, looking for programs to put it out instead of a forward-looking vision mindset focused on the opportunities this problem presents. Understanding the opportunity allows you to leverage the existing strengths and resources to support the program's vision and objectives. It enables you to capitalize on favourable conditions and anticipate potential challenges, increasing the overall feasibility and sustainability of the program. It reduces the risks of ambiguity and misalignment to achieve successful outcomes for the program.
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Ensure that there is a clear Vision, a Clear Strategy and a Clear Direction at the start of the Program. The Leadership defines the Corporate Vision The Sponsor and the Stakeholders define the Programme Vision ensuring that it is aligned with the Corporate Vision
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In my opinion, before we think about the program and its objectives, we have to keep in mind and be very clear at all layers the strategic objective of the organization, this is fundamental, because executing something that is not aligned with the strategic objective is executing something that will not bring value to the organization.
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I coax clients into clarity by drilling down with questions to get to the core issue or goal. Sometimes, the best intentions lead to wide-sweeping ideas for a program when you need to start with a broad mission/vision, define goals, and then objectives to get to those goals. Being observant and actively listening for critical issues and then drilling down on those can reveal clarity, and then you can build from there to ensure you create objectives that meet goals and that those goals align with the mission.
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Understanding the problem and opportunity also called as program business needs, is fundamental in program management to establish a clear vision and objectives. For instance, in the telecom domain, a network expansion program's success hinges on recognizing the need to tap into new markets. This understanding ensures alignment with organizational objectives, effective stakeholder engagement, early risk identification for mitigation planning, optimal resource allocation, and the establishment of measurable objectives, all crucial elements for program success and business value delivery.
La visión y los objetivos de su programa deben ser SMART: específicos, medibles, alcanzables, relevantes y limitados en el tiempo. Específico significa que son claros y concisos, y responden a las preguntas de qué, por qué, quién, dónde y cómo. Medible significa que tienen indicadores y objetivos que pueden hacer un seguimiento del progreso y los resultados del programa. Alcanzables significa que son realistas y alcanzables, y tienen en cuenta los recursos, los riesgos y las dependencias. Relevante significa que están alineados con los objetivos estratégicos y las prioridades de la organización y las partes interesadas. Con límite de tiempo significa que tienen plazos e hitos que pueden mantener el programa en marcha y responsable.
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Once the strategic objective is defined and clear across all layers, it is essential to use OKRs (Objectives and Key Results) and KPIs (Key Performance Indicators) cascaded through these same layers. Only in this way can we accurately measure whether both the program and individuals are working in alignment with the organization's objectives and strategy.
Las partes interesadas son la clave del éxito de su programa. Incluyen a sus patrocinadores, clientes, beneficiarios, socios, proveedores, miembros del equipo y cualquier otra persona que tenga interés o influencia en su programa. Es necesario involucrarlos en la definición y el perfeccionamiento de la visión y los objetivos de su programa, y comunicarse con ellos de forma regular y eficaz. Esto te ayudará a obtener su aceptación, comentarios, apoyo y colaboración. También te ayudará a gestionar sus expectativas, abordar sus preocupaciones y resolver cualquier conflicto o problema.
La visión y los objetivos de su programa no están escritos en piedra. Es posible que necesiten cambiar o adaptarse a las circunstancias, necesidades u oportunidades cambiantes. Debe revisar y actualizar la visión y los objetivos de su programa de forma periódica y sistemática, y asegurarse de que siguen siendo válidos, relevantes y alcanzables. También debe comunicar cualquier cambio a las partes interesadas y documentarlo adecuadamente. Esto le ayudará a mantener la alineación, la dirección y el valor de su programa.
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Program Vision and objectives are aligned with portfolio objectives which in turn are part of organizational goals. Program managers should ensure that keep a check on the organizational vision/ mission and clarity on the objectives. E.g. Let say that one organization started a program to achieve the efficiency for their fossil fuel based cars but later organization changed its vision to become number one in Electrical Vehicle segment. As the program will not aling with the organizational goals, it might need to terminate.
Hay muchas herramientas y técnicas que pueden ayudarte a definir, comunicar y administrar la visión y los objetivos de tu programa. Por ejemplo, puede utilizar una carta constitutiva del programa para documentar el propósito, el alcance, los beneficios, los riesgos, las suposiciones, las restricciones y la gobernanza del programa. Puede utilizar un modelo lógico para ilustrar las entradas, salidas, resultados e impactos del programa. Puede utilizar un cuadro de mando integral para medir y supervisar el rendimiento de su programa desde diferentes perspectivas. Puede utilizar una hoja de ruta del programa para visualizar los hitos, los entregables y las dependencias de su programa.
Una visión y unos objetivos claros y convincentes del programa son la base de la gestión de su programa. Al seguir estos consejos, puede evitar los riesgos de una visión y objetivos del programa poco claros o poco realistas, y asegurarse de que su programa ofrezca el valor y el impacto deseados.
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