Last updated on 5 abr 2024

¿Qué hacer si tu conferencia se está retrasando?

Con tecnología de la IA y la comunidad de LinkedIn

Gestionar una conferencia no es poca cosa, especialmente cuando se trata de mantener todo a tiempo. El tiempo es un recurso que, una vez perdido, no se puede recuperar. Sin embargo, no es raro que los eventos experimenten retrasos, lo que hace que la agenda se retrase. Si te encuentras en esta situación, no te asustes. Hay varias estrategias que puedes emplear para volver a encarrilar las cosas sin sacrificar la calidad de tu conferencia o la experiencia de tus asistentes.

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1 Evalúe rápidamente

Cuando note que el horario se está retrasando, es crucial evaluar rápidamente la situación. Determine qué partes de la conferencia se están desbordando y por qué. ¿Se debe a largas sesiones de preguntas y respuestas, dificultades técnicas o a que los ponentes superan el tiempo asignado? Comprender la causa raíz lo ayudará a tomar decisiones informadas sobre cómo ajustar el cronograma de manera efectiva. Comunícate con tu equipo y prepárate para realizar cambios rápidos, pero bien pensados, para mitigar más retrasos.

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Rosaura Alastruey

¡El 80% de las oportunidades llegan por conexiones! Te ayudo a IMPULSAR tu habilidad para crearlas | Presentadora eventos y energética conferenciante de networking profesional (BIEN HECHO) y LinkedIn (básico y AVANZADO)
Un elemento que puede ayudar, y mucho, para reducir retrasos es contar con un cronómetro en grande que el público no vea, pero los ponentes si.
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2 Prioriza el contenido

Una vez que hayas identificado el cuello de botella, prioriza el contenido restante. Algunas presentaciones pueden ser más críticas para los objetivos de su conferencia que otras. Si el tiempo es escaso, considere acortar las sesiones menos esenciales, o incluso eliminarlas por completo en favor de conferencias magistrales o paneles que ofrezcan el mayor valor a los asistentes. Es importante tomar estas decisiones con una comprensión clara de los objetivos de tu conferencia y las expectativas de tu audiencia.

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3 Ajustar descansos

Los descansos a menudo se ven como búferes de tiempo flexibles en los horarios de las conferencias. Si te estás quedando atrás, considera acortar las pausas para el almuerzo o los intervalos de networking para recuperar el tiempo. Sin embargo, ten en cuenta las necesidades de tus asistentes; Requieren estos descansos para refrescarse y establecer contactos. Comunique cualquier cambio con suficiente antelación para que los participantes puedan ajustar sus horarios personales en consecuencia, y asegúrese de que los horarios revisados se muestren claramente en el lugar.

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4 Comunicar los cambios

La comunicación es clave cuando hay cambios en el horario. Utilice todos los canales disponibles

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Natalie Corwin

Sales Booster, Process Designer, and Training Extroardinaire
There are ways to make your guests feel honored and nurtured, even in an imperfect event. There are also ways to have your guests leaving feeling ignored or exploited by an interaction with your team. It is your job to let guests know they are welcome and they are cared for during the entirety of the event. If any delays, they should be communicated immediately and with tact. Text message, live mic on stage, digital banner... Think of the time you were on that one flight to St. Louis and the crew on board was not only accommodating, efficient and looked like they genuinely enjoyed what they were doing... but they were also hilarious! Every time you communicate with your audience, even for delays, it's a chance to nurture your connection.

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5 Agiliza las preguntas y respuestas

Las sesiones de preguntas y respuestas son valiosas, pero pueden convertirse en sumideros de tiempo. Para mantener su conferencia en el buen camino, considere la posibilidad de racionalizar estos períodos. Establezca un límite de tiempo estricto para las preguntas y anime a los oradores a ser concisos en sus respuestas. Alternativamente, recopile preguntas a través de una aplicación o recibos de papel para que puedan abordarse de manera rápida y eficiente. Este enfoque garantiza que la audiencia permanezca comprometida mientras lo ayuda a recuperar valiosos minutos en su agenda.

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6 Adaptarse in situ

Por último, prepárate para adaptarte en tiempo real. La naturaleza dinámica de las conferencias significa que, incluso con la mejor planificación, pueden surgir problemas inesperados. Tenga un equipo listo para manejar los cambios de última hora, ya sea configurando una nueva sala rápidamente para una sesión de desbordamiento o guiando a los asistentes a ubicaciones alternativas si una sala no está disponible. La flexibilidad y una actitud tranquila te ayudarán a superar cualquier desafío mientras mantienes tu conferencia avanzando.

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7 Esto es lo que hay que tener en cuenta

Este es un espacio para compartir ejemplos, historias o ideas que no encajan en ninguna de las secciones anteriores. ¿Qué más te gustaría añadir?

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AYMAN ALALI

Conference Interpreter | MA in Interpreting and Translation | Simultaneous, Consecutive, Live TV/Broadcast Interpreting
In managing a conference that is falling behind schedule, it is crucial to advise speakers to prioritise brevity and clarity. Drawing from my experience as a conference interpreter, a common pitfall in such situations is speakers accelerating their delivery. This often leads to a monotone and breathless presentation, which undermines the fundamental objective of any conference: clear and engaging communication. Speakers should be encouraged to distil their messages, focusing on the essence of their content. This approach helps realign the conference schedule without sacrificing the integrity and impact of the presentations.

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Zu Camargo

l Conferencista l Formaciones corporativas | Oratoria para líderes | Hablar en público | Speaker | Conferencista motivacional | Magíster recursos humanos | Comunicación | Habilidades de comunicación | Autora Método Z l
Piensa rápido pero hazlo en calma. Si nos concentramos en el poco tiempo que falta tu conferencia será más una carrera contra el reloj y dejarás de lado lo más importante ¡quién te escucha! Toma decisiones rápidas y ejecútalas sin dudar, luego, evalúa los conceptos / ejemplos / casos y el tiempo que te consumió cada uno de ellos
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1 Evalúe rápidamente

2 Prioriza el contenido

3 Ajustar descansos

4 Comunicar los cambios

5 Agiliza las preguntas y respuestas

6 Adaptarse in situ

7 Esto es lo que hay que tener en cuenta

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