¿Cómo gestiona los costos y presupuestos de los proyectos en su industria?

3 Crear presupuesto y línea base del proyecto

El tercer paso para administrar los costos y presupuestos del proyecto es crear el presupuesto del proyecto y la línea de base en función de los costos del proyecto y las estimaciones de recursos. El presupuesto del proyecto es la cantidad de dinero aprobada y asignada que está disponible para el proyecto. La línea base del proyecto es el plan original que se utiliza para medir el rendimiento y el progreso del proyecto. Debe crear el presupuesto y la línea base del proyecto en consulta con el patrocinador del proyecto, el departamento de finanzas y otras partes interesadas relevantes. También debe documentar el presupuesto del proyecto y la línea base en un plan de administración de costos del proyecto, que describe cómo se administrarán, supervisarán y controlarán los costos y presupuestos del proyecto a lo largo del ciclo de vida del proyecto.

4 Supervisar los costes y el rendimiento del proyecto

El cuarto paso para administrar los costos y presupuestos del proyecto es monitorear los costos y el rendimiento del proyecto de manera regular y sistemática. Esto significa rastrear y medir los costos y gastos reales en los que se incurre durante la ejecución del proyecto, y compararlos con el presupuesto del proyecto y la línea de base. También debe supervisar los indicadores de rendimiento del proyecto, como la variación del cronograma, la variación de costos, el índice de rendimiento del cronograma, el índice de rendimiento de costos, el valor ganado y la estimación al finalizar. Puede utilizar diversas herramientas y técnicas para supervisar los costes y el rendimiento del proyecto, como informes de costes, paneles, análisis de varianzas, análisis de tendencias o gestión del valor ganado.

5 Controle los costos y cambios del proyecto

El quinto paso para administrar los costos y presupuestos del proyecto es controlar los costos y cambios del proyecto de manera efectiva y eficiente. Esto significa implementar acciones correctivas y acciones preventivas para abordar cualquier desviación o problema que afecte los costos y el rendimiento del proyecto. También debe administrar y evaluar cualquier solicitud de cambio que afecte el alcance, la calidad o el cronograma del proyecto, y determinar sus implicaciones en los costos y presupuestos del proyecto. Debe seguir un proceso formal de gestión de cambios, que implica identificar, analizar, aprobar, comunicar y documentar cualquier cambio que ocurra durante el proyecto.

6 Comunicar los costos y el estado del proyecto

El sexto y último paso para administrar los costos y presupuestos del proyecto es comunicar los costos y el estado del proyecto de manera clara y consistente. Esto significa compartir la información y los informes de costos del proyecto con el equipo del proyecto, las partes interesadas y la administración, y proporcionarles actualizaciones periódicas sobre el progreso, el rendimiento, los problemas, los riesgos y los cambios del proyecto. También debe solicitar comentarios y aportes del equipo del proyecto y las partes interesadas sobre los costos y presupuestos del proyecto, y abordar cualquier inquietud o pregunta que puedan tener. Al comunicar los costos y el estado del proyecto, puede mejorar la transparencia, la responsabilidad y la colaboración del proyecto.