¿Cómo garantiza la confidencialidad y seguridad de sus registros de negociación?

3 Organiza y etiqueta tus discos

El tercer paso es organizar y etiquetar sus registros de una manera clara y consistente. Esto le ayudará a encontrar y recuperar sus registros fácilmente y evitar confusiones o duplicaciones. También debe usar etiquetas descriptivas y precisas que indiquen la fecha, el tema, las fiestas y el estado de sus registros. Por ejemplo, puede usar una etiqueta como "2021-07-15 Negociación con ABC Inc. Acuerdo final" para identificar su registro.

4 Controlar el acceso y la distribución

El cuarto paso es controlar quién puede acceder y distribuir sus registros. Debe limitar el acceso solo a aquellos que necesitan conocer o tienen un interés legítimo en sus registros, como su equipo de negociación, su supervisor o su abogado. También debe supervisar y realizar un seguimiento de cómo se distribuyen los registros, por ejemplo, mediante confirmaciones de lectura, firmas digitales o claves de cifrado. También debe evitar enviar o compartir sus registros a través de canales no seguros o no autorizados, como redes sociales, mensajería instantánea o correo electrónico personal.

5 Revise y actualice sus registros

El quinto paso es revisar y actualizar sus registros regularmente. Debe verificar la exactitud, integridad y relevancia de sus registros, y hacer las correcciones o adiciones necesarias. También debe actualizar sus registros para reflejar cualquier cambio o desarrollo en su proceso de negociación, como nuevos acuerdos, disputas o resultados. También debe realizar un seguimiento de las fechas de vencimiento o terminación de sus registros, y eliminarlos o archivarlos en consecuencia.

6 Seguir las normas legales y éticas

El paso final es seguir los estándares legales y éticos que se aplican a sus registros de negociación. Debe cumplir con las leyes y regulaciones que rigen su industria, sector o jurisdicción, como la protección de datos, la propiedad intelectual o la ley contractual. También debe adherirse a los principios y normas éticas que guían su profesión, organización o campo, como la honestidad, la integridad o la equidad. También debe respetar los derechos e intereses de sus socios de negociación y partes interesadas, y evitar cualquier uso indebido o abuso de sus registros.