¿Cómo te aseguras de que las expectativas del cliente se alineen con el alcance del proyecto y el cronograma establecidos por tu equipo?
Asegurarse de que las expectativas del cliente estén sincronizadas con el alcance y el cronograma del proyecto de su equipo es un aspecto crítico del liderazgo del equipo. Se trata de comunicación, comprensión y gestión de expectativas. Como líder, eres el puente entre las capacidades de tu equipo y la visión del cliente. Debes asegurarte de que todos estén en la misma página desde el principio para evitar malentendidos que puedan descarrilar el proyecto. Esto implica un diálogo claro, establecer objetivos realistas y ser transparente sobre lo que se puede entregar dentro de las limitaciones dadas.
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La reunión inicial con su cliente es la base para alinear las expectativas. Durante esta fase, escuche activamente para comprender sus necesidades y objetivos. Aclare su visión y asegúrese de que sea factible dentro del alcance del proyecto y el cronograma con el que su equipo puede comprometerse. Este es el momento de establecer límites claros y explicar los procesos que sigue tu equipo. Es esencial ser transparente sobre lo que es y lo que no es posible y negociar términos que sean aceptables para ambas partes. Recuerda, esta reunión marca el tono de todo el proyecto, así que haz que cuente estableciendo un entendimiento y respeto mutuos.
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Try to get things right at the start. If your initial requirements are wrong, everything that stems from them can be suspect. Document and receive confirmation....in writing
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Para garantir que as expectativas do cliente estejam alinhadas com o escopo e o cronograma do projeto, realize reuniões iniciais detalhadas para definir claramente os objetivos e entregáveis. Documente tudo em um contrato ou proposta formal, obtendo aprovação do cliente. Mantenha uma comunicação regular e transparente, atualizando o cliente sobre o progresso e quaisquer mudanças. Utilize ferramentas de gerenciamento de projeto para monitorar e relatar o status. Solicite feedback contínuo do cliente para ajustar o projeto conforme necessário e garantir a satisfação.
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Es la parte más importante de la negociación la primera reunión donde de entrada, conoces a tu cliente y su operación, das a conocer los alcances del proyecto con la finalidad de empatar operaciones sin tener que hacer de inicio cambios radicales los cuales se convierten en curva de aprendizaje más larga y genera mucha resistencia a los cambios
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To ensure client expectations align with the project scope and timeline, I start by thoroughly discussing and documenting their needs. A detailed project proposal is developed, and the scope is defined in a Statement of Work (SOW) for client approval. Realistic timelines are created and shared with the client, and regular communication maintains transparency. A formal change management process handles any scope or timeline alterations. Quality standards are set and reviewed with the client, and all communications are meticulously documented. Finally, a post-project review ensures expectations were met and gathers feedback for future improvements.
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The most important factor is communication with your client. Even if you originally set a timeline within a scope of work, it's typical that development and implementation take more time than expected. If you keep your clients informed along the way, you'll avoid the tough call as deadlines approach.
Definir meticulosamente el alcance del proyecto es un paso fundamental. Detalla cada entregable, hito y tarea requerida para cumplir con las expectativas del cliente. Esto incluye especificar lo que se incluye en el proyecto y lo que no, lo que se conoce como límites de alcance. Esta claridad evita la "corrupción del alcance", en la que se agregan solicitudes o expectativas adicionales sin los ajustes correspondientes en los plazos y los costos. Asegúrese de que el cliente está de acuerdo con este documento de alcance y hágalo firmar para formalizar el acuerdo. Este documento servirá como punto de referencia a lo largo del ciclo de vida del proyecto.
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From a client perspective, I've always found that the more detailed the scope, the better. Agreement and a thorough understanding of the scope of work early on gives clients a clear understanding of what's included and what's not, and provides an easy way to gauge progress against goals. Setting client expectations becomes much easier with a scope to refer to, and any added or deleted features can be more easily considered for time and expense factors when you have a mutual point of reference.
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Esto es lo que se traduce en relación a largo plazo ya que si no se definen bien los alcances y obligaciones de cada parte lo único que generaremos es que se diga “no cumplió con lo acordado” tanto de parte del proveedor como del cliente. Sumamente importante dejar en claro también el tiempo de curva de aprendizaje de ambos lados e ir de la mano en las decisiones para que cualquier resistencia no revierta la negociación
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Aqui temos o calcanhar de Aquiles da maioria, senão a totalidade, dos projetos. Escopo. Resultado direto da reunião inicial de entendimento. O conceito do escopo tem que estar detalhado no máximo detalhe, já que qualquer alteração implica diretamente em rever prazos, custos e qualidade da entrega. Atuar com o escopo fragmentado por sprint pode ser uma saída interessante para facilitar manobras de realinhamento. A probabilidade de errarmos no escopo é diretamente proporcional a seu tamanho e complexidade. Lembrando que complexidade é definida em conjunto (quando separados) entre time de produtos e time de engenharia.
Establecer plazos realistas es crucial para alinear las expectativas de los clientes con las capacidades de entrega de su equipo. Divida el proyecto en fases y asigne un marco de tiempo a cada una, teniendo en cuenta los posibles obstáculos y dependencias. Involucre a su equipo en este proceso para asegurarse de que los plazos sean prácticos y que se apropien de sus compromisos. Comunique estos plazos al cliente y explique la razón detrás de ellos. Si las expectativas del cliente no coinciden con estos plazos, trabajen juntos para encontrar un término medio o ajustar el alcance en consecuencia.
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If you can set realistic timelines and dur dates you have a greater chance to respect it. At the beginning of the project you need to spend a lot of time in identifying the various phases and the time required by all the phases. Moreover you need to set priorities and give to the team the right time to do all the pahses.
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Timelines are critical in terms of client budgeting and delivery expectations. Most experienced clients will not be surprised with reasonable delays, and budget overages, but clearly communicating any anticipated delays as soon as you become aware of them is important to mitigate any future misunderstandings. It's always better to over-estimate and deliver on time and under budget. However, it's much more efficient to correctly estimate and deliver on time, as well as keeping the client apprised as much as possible.
Las actualizaciones periódicas mantienen al cliente informado y demuestran el progreso de su equipo en relación con el alcance y el cronograma acordados. Establezca un cronograma de comunicación de rutina, ya sean reuniones semanales, resúmenes por correo electrónico o informes de progreso. Utilice estas actualizaciones para destacar los logros, abordar los desafíos y discutir cualquier cambio que pueda afectar el cronograma o los entregables del proyecto. Este diálogo continuo mantiene la transparencia y permite ajustes oportunos si las expectativas comienzan a desviarse de lo acordado.
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Regular updates are crucial for aligning client expectations with project scope and timeline. For me, consistent communication (bi-weekly progress meetings) keeps the clients informed and address any issues promptly. This proactive approach builds trust and ensures adjustments can be made swiftly to stay on track. Effective communication and timely updates are key to successful project management.
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By establishing a cadence of communication, such as weekly or bi-weekly progress reports or meetings, teams can keep clients informed about project milestones, challenges, and successes. These updates provide transparency, allowing clients to understand the project's current status relative to the agreed scope and timeline. They also offer opportunities for clarifying any misunderstandings early on, adjusting expectations if necessary, and reinforcing confidence in the team's ability to deliver as planned. This proactive approach fosters trust and collaboration, ensuring that both parties remain on the same page throughout the project lifecycle.
El cambio es inevitable en cualquier proyecto. Cuando surjan cambios, evalúe su impacto en el alcance y el cronograma del proyecto de inmediato. Si un cliente solicita un cambio que afecte a los parámetros acordados, participe en una discusión sobre los ajustes necesarios. Esto podría implicar la renegociación de plazos, costos o incluso la reducción del alcance para acomodar la nueva solicitud. Documente todos los cambios y asegúrese de que sean aprobados por el cliente antes de continuar. Este enfoque ayuda a mantener la alineación entre las expectativas del cliente y las realidades del proyecto.
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Managing client expectations and aligning them with project scope and timelines involves clear communication and proactive management. First, establish a detailed project scope document outlining deliverables, timelines, and milestones. Regularly update clients on progress and potential changes, emphasizing transparency. When changes arise, evaluate their impact on scope, timeline, and budget, then communicate these implications clearly. Use tools like project management software for tracking and reporting. Ultimately, maintaining an open dialogue and managing changes collaboratively ensures alignment between client expectations and project realities.
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Para asegurar que las expectativas del cliente se alineen con el alcance del proyecto y el cronograma, primero, debes comunicar claramente los objetivos y los límites del proyecto desde el inicio. Realiza reuniones periódicas con el cliente para revisar el progreso y ajustar las expectativas según sea necesario. Establece un proceso transparente para gestionar cambios, asegurando que cualquier modificación en el alcance o el cronograma sea discutida y aprobada mutuamente. La documentación detallada de todos los acuerdos y cambios es esencial. Esto no solo garantiza claridad, sino que también fomenta la confianza y la colaboración, asegurando que tanto el equipo como el cliente estén siempre en la misma página.
La creación de un bucle de retroalimentación es una parte integral para garantizar la alineación continua con las expectativas del cliente. Anime al cliente a proporcionar comentarios sobre los entregables a medida que se completan. Esto no solo fomenta un entorno de colaboración, sino que también permite corregir el rumbo antes de que se haya invertido demasiado en una dirección en particular. Utilice esta retroalimentación para refinar los procesos y mejorar los entregables futuros. Es una forma proactiva de gestionar las expectativas y garantizar la satisfacción del cliente durante todo el ciclo de vida del proyecto.
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Es claro que ninguna negociación es perfecta lo cual, si tenemos buena retroalimentación de ambas instituciones se tendrá un enfoque correcto del camino esperado. Esto incluye también reuniones periódicas para comentarios y posibles cambios. La mejor manera de trabajar es en equipo!!!
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In my experience, aligning expectations is key to client management and it is NOT just a one time thing but a constant need throughout the process. I suggest: ✔️ Start with a short discovery: Rarely the info the client first provides is complete or 100% accurate ✔️ Define scope: expected deliverables & current assumptions ✔️ Validate with the client and set the initial roadmap together. Document it ✔️ Establish an initial timeline: It MUST be estimated and validated WITH your team ✔️ Set frequent meetings with the client (mine are usually weekly), to review advance & assumptions ✔️ Keep doing discovery to adjust assumptions, scope, roadmap and timeline ✔️ Be always open & honest about feasibility and advance ✔️ Keep communications flowing
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Também poderíamos considerar Para garantir que o projeto está no caminho certo, é útil definir indicadores-chave de desempenho (KPIs) no início do projeto. Implementar uma abordagem sistemática para identificar, analisar e mitigar riscos potenciais pode ajudar a manter o projeto no caminho certo. Manter uma documentação detalhada de todas as reuniões, decisões, e alterações é crucial. Utilizar ferramentas de gerenciamento de projetos e colaboração online pode facilitar a comunicação e o acompanhamento do progresso. Estabelecer expectativas claras sobre como e quando a comunicação ocorrerá pode evitar frustrações. Para projetos de TI, usar protótipos ou realizar demonstrações interativas pode ajudar a entender o que está sendo desenvolvido.
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