¿Cómo elegir el tono adecuado para las comunicaciones internas?

- Gone are the days when your tone of voice can be formal and authoritative. While packaging your content to a multi-generational cohort: go for an informal, friendly tone of voice. - Less is more. Make sure your content (especially newsletters are completed within 3 scrolls). - Make appealing creative that highlights a gist of your topic to make it compelling. - Tailored messaging helps in better targeting.

Knowing your audience is key for choosing the right tone for your internal communications. Getting to know your audience might be a bit challenging if you have many different audience groups within your organisation, particularly if there are colleagues who don't have access to all your internal channels, let's say because of not having a work digital device which can easily provide such access. You can use different tools to study your audience's preferences, for example surveys or personas. Try to gain insights what expectations they have. I would argue that formal, truly corporate style communications days are over. Our tone of communication needs to be human, warm, inclusive and empathic. In terms of volume, more or less.

Never forget not only are you an IC professional, but you are also a member of staff! So ask yourself - how would I want to receive this message, and how would others around me want to receive it? The truth is we all want the same things - honesty, integrity, accountability, authenticity, and apologetic if needs be. Whilst you have to get the TOV right for the person you are writing for, my simple advice would be write for you and for those around you, and you won't go far wrong :)

Para considerar o formato ideal, é importante refletir sobre o layout, o design e a acessibilidade da comunicação. Isso envolve garantir que a mensagem seja apresentada de forma clara e atrativa, levando em conta as necessidades e preferências do público-alvo. Além disso, a utilização de ferramentas como modelos, editores gráficos e sistemas de gerenciamento de conteúdo pode facilitar a criação e o gerenciamento do formato, proporcionando uma comunicação mais eficiente e impactante. Em suma, ao integrar o formato à escolha do tom, é possível otimizar a comunicação interna para alcançar os melhores resultados.

Ao revisar cuidadosamente a comunicação, você está investindo na consistência, coerência e adequação do tom para o seu público e propósito específicos. Através deste processo, é possível evitar potenciais erros, mal-entendidos e conflitos decorrentes de uma escolha inadequada de tom. Solicitar feedback, revisar e editar são práticas essenciais neste estágio. Além disso, a utilização de ferramentas como listas de verificação, revisões por pares ou processos de garantia de qualidade pode oferecer suporte adicional para aprimorar a comunicação. Em última análise, este passo não apenas fortalece a clareza da mensagem, mas também promove uma cultura de comunicação eficaz dentro da organização.

A melhor maneira de transmitir uma mensagem na comunicação interna é garantir que seja clara, concisa e relevante para o público-alvo. Utilizar uma linguagem acessível, escolher os canais adequados, como e-mails, reuniões, intranet ou mensagens instantâneas, e incentivar a interação e o feedback dos funcionários são práticas essenciais para uma comunicação interna eficaz. Além disso, é importante ser consistente, autêntico e empático ao se comunicar para garantir que a mensagem seja compreendida e bem recebida pela equipe.

Are you writing a breezy recap email? An in-depth white paper? A sensitive update? Is your audience technical? Are you technical? All of these are some considerations to take before you start writing. There's no one-size fits all.

Tone is informed by a number of factors - your brand voice, the content of your message, your understanding of the audience and how this news may be received, the outcome you want to achieve, etc. Factors such as who the message is coming from, how they speak authentically, and how sensitive the message is will largely inform the level of formality, transparency and emotion of your mesage.

The purpose behind the communication is the differentiator. How you want your audience to react. What you need your customers to feel. Those are the aspects that define the tone of voice.