El alcance de su proyecto ha cambiado repentinamente. ¿Cómo puede mantener a las partes interesadas al día con las expectativas cambiantes?

1 Evalúe el impacto

Tan pronto como se entere de un cambio en el alcance del proyecto, evalúe su impacto a fondo. Comprenda qué aspectos del proyecto se verán afectados, incluidos los plazos, los recursos y los entregables. Esta evaluación es crucial para desarrollar una explicación clara para las partes interesadas. Al comprender el alcance total de los cambios, puede proporcionar a las partes interesadas información detallada, lo que ayuda a mantener la transparencia y la confianza.

2 Plan de actualización

Una vez que el impacto sea claro, actualice su plan de proyecto en consecuencia. Esto incluye la revisión de los plazos, la reasignación de recursos y el ajuste de los hitos. Presente este plan actualizado a sus partes interesadas lo antes posible. Es importante que vean que tienes el control de la situación y que eres proactivo en la gestión de los cambios. Esto les asegura que sus intereses están siendo protegidos a pesar de los cambios en el alcance.

3 Involucrar a las partes interesadas

Involucre directamente a las partes interesadas invitándolas a discutir los cambios. Este diálogo es una oportunidad para abordar sus preocupaciones y recabar sus aportaciones. Su participación en el proceso puede fomentar un sentido de propiedad y ayudar a mitigar cualquier resistencia al cambio. Al escuchar activamente sus comentarios, demuestras que sus opiniones son valoradas y consideradas en el proceso de toma de decisiones.

4 Comunícate con claridad

Una comunicación clara es primordial para mantener la confianza de las partes interesadas. Cuando se discutan los cambios de alcance, use un lenguaje que esté libre de jerga y que sea fácil de entender. Se deben proporcionar actualizaciones periódicas para mantener a las partes interesadas informadas sobre el progreso y cualquier cambio adicional. Esta comunicación continua ayuda a gestionar las expectativas y evita sorpresas en el futuro.

5 Ofrezca tranquilidad

En sus comunicaciones, ofrezca siempre tranquilidad a las partes interesadas. Enfatice los beneficios del cambio de alcance y cómo se alinea con los objetivos del proyecto. Si hay riesgos, reconózcalos, pero también discuta las estrategias implementadas para mitigar esos riesgos. Las partes interesadas deben sentirse seguras de que, a pesar de los cambios, el proyecto sigue en camino de aportar valor.

6 Adaptarse con flexibilidad

Por último, demuestra flexibilidad. Demuestre que está abierto a ajustar los planes según sea necesario y que está equipado para manejar los desafíos que puedan surgir de los cambios de alcance. Esta adaptabilidad no solo infunde confianza en las partes interesadas, sino que también prepara al equipo del proyecto para un entorno de desarrollo dinámico en el que el cambio suele ser inevitable.

7 Esto es lo que hay que tener en cuenta

Este es un espacio para compartir ejemplos, historias o ideas que no encajan en ninguna de las secciones anteriores. ¿Qué más te gustaría añadir?