¿Cuáles son las mejores prácticas para comunicar los cambios en la programación de trabajos en una crisis?

1 Evaluar el impacto

El primer paso es evaluar el impacto de la crisis en las operaciones, objetivos y prioridades de su organización. ¿Cómo afecta la crisis a su carga de trabajo, plazos y entregables actuales y futuros? ¿Cómo afecta a la disponibilidad, capacidad y seguridad de su personal? ¿Cómo afecta a las necesidades y expectativas de sus clientes? ¿Cómo afecta a la capacidad de sus proveedores o socios para proporcionar bienes o servicios? Con base en esta evaluación, puede identificar las tareas más urgentes e importantes, los trabajadores más críticos y vulnerables, y los clientes más afectados y valiosos. Esto le ayudará a decidir qué cambios en la programación de trabajos son necesarios y para quién.

2 Actualiza tu póliza

El siguiente paso es actualizar su política de programación de trabajos para reflejar la nueva realidad. Una directiva de programación de trabajos es un conjunto de reglas y directrices que rigen cómo se asignan y administran las horas de trabajo, las tareas y los recursos. Debe cubrir aspectos tales como patrones de turnos, horas extras, flexibilidad, licencias, compensación y evaluación del desempeño. En una crisis, es posible que deba ajustar su póliza para adaptarse a las necesidades y preferencias cambiantes de sus trabajadores y clientes. Por ejemplo, es posible que necesite ofrecer opciones de trabajo más flexibles o remotas, reducir o aumentar las horas de trabajo, modificar o cancelar turnos o asignar tareas diferentes o adicionales. También debe aclarar cómo estos cambios afectarán el salario, los beneficios y el reconocimiento de sus trabajadores. La actualización de su política le ayudará a crear un marco coherente y transparente para realizar y comunicar los cambios en la programación de trabajos.

3 Comunícate claramente

El tercer paso es comunicar claramente los cambios en la programación de su trabajo a todas las partes interesadas relevantes. La comunicación es clave para garantizar que todos entiendan las razones, expectativas e implicaciones de los cambios. También ayuda a generar confianza, compromiso y cooperación entre sus trabajadores y clientes. Para comunicarse claramente, debe usar múltiples canales apropiados, como correo electrónico, teléfono, texto o plataformas en línea. También debe usar un lenguaje simple y directo, evitar la jerga o la ambigüedad, y proporcionar ejemplos o instrucciones concretas. Debe explicar la justificación y los beneficios de los cambios, abordar cualquier inquietud o pregunta y solicitar comentarios o sugerencias. También debe reconocer los desafíos y dificultades que los cambios pueden plantear, y expresar su aprecio y apoyo a sus trabajadores y clientes.

4 Comunícate oportunamente

El cuarto paso es comunicar sus cambios de programación de trabajos oportunamente a todas las partes interesadas relevantes. La comunicación oportuna significa que informa a sus trabajadores y clientes lo antes posible, preferiblemente antes de que los cambios entren en vigor. Esto les dará tiempo suficiente para prepararse, ajustarse y responder a los cambios. También reducirá el riesgo de confusión, frustración o resentimiento que puede surgir de cambios repentinos o inesperados. Para comunicarse oportunamente, debe monitorear la situación de cerca, anticipar escenarios potenciales y planificar con anticipación. También debe actualizar a sus trabajadores y clientes regularmente sobre cualquier nuevo desarrollo o ajuste que pueda afectar la programación del trabajo. También debe ser receptivo y accesible, y proporcionar información clara y precisa.

5 Comunícate respetuosamente

El quinto paso es comunicar sus cambios de programación de trabajos respetuosamente a todas las partes interesadas relevantes. La comunicación respetuosa significa que usted trata a sus trabajadores y clientes con dignidad, empatía y profesionalismo. También significa que respetas sus necesidades, preferencias y opiniones, y que valoras sus contribuciones y comentarios. Para comunicarse respetuosamente, debe usar un tono cortés y cortés, evitar culpar o criticar y disculparse por cualquier inconveniente o interrupción. También debe escuchar activa y atentamente, reconocer sus sentimientos y perspectivas, y abordar sus problemas o quejas. También debes reconocer y recompensar sus esfuerzos y logros, y expresar tu gratitud y admiración.

6 Evaluar y mejorar

El paso final es evaluar y mejorar sus cambios de programación de trabajos y prácticas de comunicación. La evaluación significa que usted mide y monitorea los resultados y los impactos de los cambios en el rendimiento, la eficiencia y la calidad de su organización. También significa que evalúa la satisfacción y los comentarios de sus trabajadores y clientes. Mejora significa que usted identifica e implementa cualquier cambio o mejora necesaria o deseable en su política de programación de trabajos o estrategia de comunicación. También significa que aprende de su experiencia y mejores prácticas, y que se prepara para futuras crisis o contingencias. Evaluar y mejorar sus cambios en la programación de trabajos y las prácticas de comunicación lo ayudarán a optimizar sus resultados, fomentar sus relaciones y fortalecer su resiliencia.

7 Esto es lo que más debe considerar

Este es un espacio para compartir ejemplos, historias o ideas que no encajan en ninguna de las secciones anteriores. ¿Qué más le gustaría añadir?