¿Cuáles son las mejores prácticas para alinear sus objetivos de BPO con el modelo de 8 pasos de Kotter?
Externalización de procesos de negocio (BPO) puede ayudarlo a reducir costos, mejorar la eficiencia y acceder a habilidades especializadas. Pero para lograr estos beneficios, debe alinear sus objetivos de BPO con su estrategia general de gestión del cambio. Uno de los marcos más utilizados para liderar el cambio es el modelo de 8 pasos de Kotter, que consiste en crear un sentido de urgencia, formar una coalición poderosa, desarrollar una visión clara, comunicar la visión, potenciar la acción, crear victorias a corto plazo, consolidar ganancias y anclar el cambio. ¿Cómo puede aplicar este modelo a sus iniciativas de BPO? Estas son algunas de las mejores prácticas a seguir.
El primer paso es convencer a sus partes interesadas de que la subcontratación es necesaria y beneficiosa para su organización. Puede hacerlo analizando su situación actual, identificando las brechas y oportunidades, y mostrando cómo BPO puede ayudarlo a abordarlas. También puede utilizar factores externos, como las tendencias del mercado, las demandas de los clientes o las presiones competitivas, para crear un sentido de urgencia. El objetivo es crear un caso convincente para el cambio y superar cualquier resistencia o complacencia.
El siguiente paso es formar un equipo multifuncional que lidere y apoye el proceso de externalización. Este equipo debe incluir líderes senior, gerentes y empleados de diferentes departamentos y niveles. También debe involucrar a su proveedor de BPO y establecer una estructura de gobierno y canales de comunicación claros. La coalición debe compartir una visión común y un compromiso con los objetivos de BPO y actuar como campeones e influyentes para el cambio.
El tercer paso es crear una visión clara e inspiradora para el estado futuro de su organización después de la subcontratación. Esta visión debe alinearse con sus objetivos y valores estratégicos y reflejar los beneficios y resultados de BPO. También debe definir el alcance, el cronograma y el presupuesto del proyecto de externalización e identificar los indicadores clave de rendimiento. (KPI) y métricas que medirán su progreso y éxito.
El cuarto paso es comunicar la visión y los objetivos de BPO a todas sus partes interesadas, tanto interna como externamente. Debe utilizar diferentes métodos y canales, como presentaciones, boletines, correos electrónicos, reuniones o seminarios web, para llegar a su audiencia y abordar sus inquietudes y preguntas. También debe enfatizar los beneficios y oportunidades de la subcontratación y cómo afectará sus roles y responsabilidades. El objetivo es crear conciencia, comprensión y aceptación para el cambio.
El quinto paso es eliminar cualquier barrera u obstáculo que pueda obstaculizar la implementación del proyecto de subcontratación. Debe proporcionar a sus empleados la capacitación, las herramientas y los recursos necesarios para adaptarse a los nuevos procesos y sistemas. También debe fomentar la retroalimentación, la colaboración y la innovación entre sus equipos y su proveedor de BPO. También debe capacitar a sus empleados para que tomen decisiones y se apropien de sus tareas y resultados.
El sexto paso es reconocer y recompensar los logros e hitos del proyecto de outsourcing. Debe celebrar las victorias a corto y largo plazo y compartir los resultados y comentarios con sus partes interesadas. También debe reconocer los desafíos y dificultades y aprender de ellos. El objetivo es generar impulso, confianza y moral para el cambio y mantener el compromiso y el compromiso de sus equipos.
El séptimo paso es monitorear y evaluar el desempeño y el impacto del proyecto de outsourcing. Debe usar los KPI y las métricas que definió anteriormente y compararlos con la línea base y los resultados esperados. También debe recopilar y analizar los comentarios y datos de sus clientes, empleados y proveedor de BPO. Debe utilizar esta información para identificar las brechas, riesgos o problemas e implementar acciones correctivas o mejoras. El objetivo es garantizar la calidad, la eficiencia y la satisfacción por el cambio y alcanzar los objetivos de BPO.
El paso final es integrar el proyecto de outsourcing en su cultura y prácticas organizacionales. Debe reforzar la visión y los valores que sustentan el cambio y alinearlos con sus políticas, procedimientos y sistemas. También debe asegurarse de que el proyecto de externalización esté respaldado por sus estructuras de liderazgo y gobierno e integrado con sus otras iniciativas y estrategias. El objetivo es hacer que el cambio se mantenga y evitar cualquier retroceso o regresión.
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