¿Cómo gestiona las expectativas de las partes interesadas en los proyectos de TI?

1 Identificar y priorizar a las partes interesadas

El primer paso para gestionar las expectativas de las partes interesadas es identificar quiénes son y qué quieren del proyecto. Las partes interesadas pueden incluir clientes, usuarios, patrocinadores, gerentes, miembros del equipo, proveedores, reguladores y cualquier otra persona que tenga interés en el resultado del proyecto. Debe trazar un mapa de sus roles, responsabilidades, influencia y expectativas, y priorizarlos en función de su importancia y urgencia. Esto le ayudará a centrarse en las partes interesadas más críticas y alinear los objetivos de su proyecto con sus necesidades.

2 Comunícate con claridad y frecuencia

El segundo paso para gestionar las expectativas de las partes interesadas es comunicarse con ellas de forma clara y frecuente a lo largo del ciclo de vida del proyecto. La comunicación es la clave para generar confianza, relación y comprensión con sus partes interesadas. Debe establecer un plan de comunicación que defina el propósito, la frecuencia, el modo y la audiencia de cada actividad de comunicación. También debe adaptar su estilo de comunicación y contenido para satisfacer las preferencias y expectativas de cada grupo de partes interesadas. Por ejemplo, algunas partes interesadas pueden preferir informes detallados, mientras que otras pueden preferir resúmenes concisos o paneles visuales.

3 Administrar el ámbito y los cambios

El tercer paso para gestionar las expectativas de las partes interesadas es gestionar cuidadosamente el alcance y los cambios del proyecto. El alcance es la definición de lo que el proyecto entregará y cómo se hará. Los cambios son inevitables en cualquier proyecto de TI, pero también pueden causar confusión, frustración y conflicto entre las partes interesadas si no se manejan adecuadamente. Debe establecer un proceso de administración de ámbito que defina la línea base del ámbito, los criterios para aceptar o rechazar cambios y los procedimientos para documentar y comunicar los cambios. También debe involucrar a sus partes interesadas en el proceso de gestión del cambio y asegurarse de que comprendan el impacto y los beneficios de cada cambio.

4 Gestionar riesgos y problemas

El cuarto paso para gestionar las expectativas de las partes interesadas es gestionar los riesgos y problemas que pueden afectar el rendimiento y el resultado del proyecto. Los riesgos son eventos inciertos que pueden tener un impacto positivo o negativo en los objetivos del proyecto. Los problemas son problemas que ya han ocurrido y deben resolverse. Debe identificar, analizar, priorizar y mitigar los riesgos y problemas que pueden afectar las expectativas y la satisfacción de sus partes interesadas. También debe informar y escalar los riesgos y problemas a las partes interesadas apropiadas y buscar su opinión y apoyo cuando sea necesario.

5 Ofrecer valor y calidad

El quinto paso para gestionar las expectativas de las partes interesadas es ofrecer valor y calidad que cumplan o superen sus expectativas. El valor es el beneficio que el proyecto proporciona a las partes interesadas en relación con el costo y el esfuerzo involucrado. La calidad es el grado en que el proyecto cumple con los requisitos y estándares de las partes interesadas. Es necesario definir la propuesta de valor y los criterios de calidad del proyecto y medirlos a lo largo del ciclo de vida del proyecto. También debe demostrar el valor y la calidad de los entregables y resultados del proyecto a sus partes interesadas y solicitar sus comentarios y aprobación.

6 Manejar relaciones y emociones

El sexto y último paso para gestionar las expectativas de las partes interesadas es gestionar las relaciones y emociones que influyen en el comportamiento y la percepción de las partes interesadas. Las relaciones son las conexiones e interacciones que tienes con tus partes interesadas. Las emociones son los sentimientos y actitudes que tus partes interesadas tienen hacia el proyecto y hacia ti. Debe construir relaciones positivas y respetuosas con sus partes interesadas y abordar sus preocupaciones y expectativas con empatía. También debe manejar sus propias emociones y evitar que afecten su juicio y comunicación.

7 Esto es lo que más debe considerar

Este es un espacio para compartir ejemplos, historias o ideas que no encajan en ninguna de las secciones anteriores. ¿Qué más le gustaría añadir?