¿Cómo se alinean las decisiones del equipo con las expectativas de las partes interesadas?

1 Identifique a sus partes interesadas

El primer paso es identificar quiénes son las partes interesadas y qué les importa. Puede utilizar una herramienta de análisis de las partes interesadas, como una matriz de poder-interés, para trazar el nivel de influencia e interés de cada grupo de partes interesadas. Esto te ayudará a priorizar tu comunicación y compromiso con ellos. También debe aclarar las funciones y responsabilidades de cada parte interesada, como quién es el que toma las decisiones, quién es el asesor, quién es el partidario y quién es el que se resiste.

2 Comunica tus objetivos y alcance

El siguiente paso es comunicar los objetivos y el alcance de su equipo de forma clara y coherente a las partes interesadas. Debes explicar el propósito, los objetivos, los entregables y los límites de tu proyecto, así como las suposiciones, los riesgos y las limitaciones que pueden afectarlo. También debe alinear sus objetivos y alcance con las expectativas y necesidades de las partes interesadas, y abordar cualquier brecha o conflicto que pueda surgir. Puede utilizar un acta de constitución del proyecto, una declaración de alcance o un tablero de visión del proyecto para documentar y compartir sus objetivos y alcance.

3 Involucre a sus partes interesadas en la toma de decisiones

El tercer paso es involucrar a las partes interesadas en el proceso de toma de decisiones, especialmente cuando las decisiones tienen un impacto significativo en ellas o en el proyecto. Debe buscar su opinión, retroalimentación y aprobación en etapas clave del proyecto, como la definición de los requisitos, la evaluación de las alternativas, la selección de la mejor opción y la validación de los resultados. También debe utilizar métodos apropiados de toma de decisiones, como el consenso, el voto mayoritario o la opinión de expertos, según la situación y las preferencias de las partes interesadas.

4 Gestionar las expectativas de las partes interesadas

El cuarto paso es gestionar las expectativas de las partes interesadas a lo largo del proyecto. Debes establecer expectativas realistas y medibles, y comunicarlas de forma clara y frecuente. También debe supervisar e informar sobre el progreso y el rendimiento de su equipo y del proyecto, y destacar cualquier logro, problema o cambio que pueda afectar a las expectativas de las partes interesadas. También debe gestionar cualquier cambio en el alcance, el cronograma, el presupuesto o la calidad, y asegurarse de que las partes interesadas pertinentes lo acuerden.

5 Generar confianza y relación

El último paso es generar confianza y una buena relación con las partes interesadas. Debes establecer y mantener una relación positiva y respetuosa con ellos, basada en la honestidad, la transparencia y la integridad. También debe demostrar su competencia, credibilidad y compromiso para brindarles valor y calidad. También debe reconocer y apreciar sus contribuciones, inquietudes y comentarios, y abordarlos de manera rápida y profesional. También debes celebrar tus éxitos y aprender de tus fracasos con ellos.

6 Esto es lo que más debe considerar

Este es un espacio para compartir ejemplos, historias o ideas que no encajan en ninguna de las secciones anteriores. ¿Qué más le gustaría añadir?