¿Cómo puede identificar y gestionar las expectativas de las partes interesadas en la coordinación del programa?

1 ¿Por qué son importantes las expectativas?

Las expectativas son las creencias o suposiciones que las partes interesadas tienen sobre el programa, sus resultados y su desempeño. Pueden influir en cómo perciben, evalúan y apoyan el programa, así como en cómo interactúan con usted y otras partes interesadas. Las expectativas también pueden cambiar con el tiempo, dependiendo del contexto del programa, el progreso y los comentarios. Por lo tanto, es esencial comprender y alinear las expectativas de sus grupos de interés, especialmente aquellos que tienen un alto nivel de influencia o interés en el programa.

2 ¿Cómo identificar las expectativas?

El primer paso para gestionar las expectativas es identificarlas, lo que se puede hacer a través de un análisis de las partes interesadas. Esta es una forma sistemática de mapear quiénes son sus partes interesadas, qué quieren y cómo se relacionan con el programa. Hacer esto puede ayudarlo a identificar a las partes interesadas clave y sus roles, responsabilidades y expectativas; evaluar el nivel de influencia e interés de cada parte interesada; comprender las fuentes, los impulsores y los indicadores de las expectativas; identificar cualquier brecha, conflicto o riesgo relacionado con las expectativas; y comunicarse y comprometerse con las partes interesadas para validar y aclarar las expectativas. Existen diferentes herramientas y métodos que puede utilizar para realizar un análisis de las partes interesadas, como matrices de partes interesadas, redes de interés de energía, encuestas, entrevistas, grupos focales o talleres. Además, los documentos existentes como planes de programas, informes, contratos o acuerdos se pueden utilizar para extraer información sobre las expectativas.

3 ¿Cómo gestionar las expectativas?

Una vez que haya identificado las expectativas de sus partes interesadas, es importante gestionarlas a lo largo del ciclo de vida del programa. Esto incluye alinear las expectativas con los objetivos, el alcance y los recursos; negociar y documentar las expectativas de manera clara; supervisar y medir las expectativas en relación con el rendimiento y los resultados; comunicar e informar sobre los progresos de forma periódica y transparente; gestionar cualquier cambio o problema que pueda afectar las expectativas; y evaluar y revisar los resultados. La gestión de las expectativas no es una tarea de una sola vez, sino un proceso continuo que requiere comunicación, colaboración y adaptación. Para ello, puede utilizar herramientas como planes de gestión de expectativas, matrices RACI, objetivos SMART, cuadros de mando, cuadros de mandos o bucles de retroalimentación.

4 ¿Cómo lidiar con expectativas poco realistas o contradictorias?

A veces, puede encontrar expectativas poco realistas o contradictorias de sus partes interesadas, lo que puede presentar dificultades y riesgos para su programa. Las expectativas poco realistas son aquellas que son poco prácticas, alcanzables o están en desacuerdo con la realidad del programa. Las expectativas conflictivas son aquellas que son incompatibles, contradictorias o que compiten entre sí o con los objetivos del programa. Ejemplos de tales expectativas podrían incluir esperar más beneficios del programa de los originalmente planeados o acordados; esperar que el programa se complete más rápido o más barato de lo que es realistamente posible; esperar que el programa aborde o resuelva problemas fuera de su alcance; esperar que el programa satisfaga las necesidades de un grupo de partes interesadas a expensas de otro; y esperar que el programa siga estándares diferentes a los establecidos. Para abordar estas expectativas, debe identificar sus causas y fuentes, comunicar y educar a las partes interesadas sobre la justificación y el alcance del programa, negociar y comprometerse con las partes interesadas para encontrar un terreno común, gestionar cualquier riesgo que pueda surgir de las expectativas y escalar a la alta gerencia si es necesario. Lidiar con expectativas poco realistas o conflictivas puede ser arduo, pero también es una oportunidad para generar confianza con las partes interesadas y mostrar su liderazgo y capacidades de resolución de problemas.

5 ¿Cómo mejorar tus habilidades de gestión de expectativas?

La gestión de expectativas es una habilidad clave para la coordinación del programa, ya que puede afectar la calidad, eficiencia y eficacia de su programa. Para mejorar esta habilidad, busque comentarios y aprenda de sus experiencias y mejores prácticas de otros coordinadores del programa. Actualice y perfeccione regularmente su análisis de partes interesadas y su plan de gestión de expectativas para adaptarse al entorno y las necesidades cambiantes del programa. Se deben utilizar herramientas y técnicas apropiadas para identificar, administrar y comunicar las expectativas, así como para medir e informar el desempeño y los resultados del programa. También es importante construir relaciones positivas con sus partes interesadas y fomentar una cultura de colaboración y transparencia. Si enfrenta desafíos o dificultades con el manejo de expectativas, busque el apoyo de compañeros, mentores o entrenadores. En última instancia, mejorar sus habilidades de gestión de expectativas puede ayudarlo a mejorar sus competencias de coordinación de programas y ofrecer programas más exitosos y sostenibles.

6 Esto es lo que más debe considerar

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