A continuación, te explicamos cómo puedes abordar los desafíos de la comunicación del equipo virtual como gestor de programas.
Como gerente de programas, no eres ajeno a las complejidades de liderar un equipo virtual. Los obstáculos de comunicación pueden ser desalentadores, pero con las estrategias adecuadas, puedes superarlos y mantener un equipo cohesionado y productivo. Se trata de aprovechar la tecnología de manera efectiva, establecer expectativas claras y fomentar un entorno en el que cada miembro del equipo se sienta escuchado y valorado. Profundicemos en algunas formas prácticas en las que puede abordar los desafíos de la comunicación del equipo virtual y mantener sus proyectos en marcha.
Aprovecha la gran cantidad de herramientas de comunicación disponibles, pero elige sabiamente. Seleccione plataformas que se ajusten a las necesidades de su equipo, ya sea para mensajería instantánea, videoconferencia o gestión de proyectos. Asegúrese de que todos estén capacitados y se sientan cómodos con estas herramientas. Evalúe regularmente su eficacia y esté abierto a cambiar si una herramienta no satisface las necesidades de su equipo. Recuerde, la tecnología es su aliada, no una solución única para todos.
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Miscommunication. Tech. Emails, chats, remote work.. people, please use voice! Please, talk in person. We are in UAT phase of SAP S/4 implementation and guess what’s the most common phrase I hear “oh, It’s a new requirement”. Is it? Or it’s an impact of miscomunication and wrong assumptions? I don’t need to tell you what happens next between Business and Consultant, when you add the stress and time running out.. Miscommunications in project requirements, deliverables, or feedback leads to significant issues in system implementation. We rely so much on written words nowadays, that we forget that intonation and emotion of how we say it matters a lot. …people, please use voice! Please, talk in person.
Establecer normas de comunicación claras para crear un entorno predecible y confiable. Defina cuándo y con qué frecuencia debe comunicarse el equipo, los tiempos de respuesta aceptables y los canales preferidos para los diferentes tipos de comunicación. Esta claridad evita malentendidos y garantiza que nadie se quede fuera del circuito. Revisa regularmente estas normas con tu equipo para asegurarte de que siguen siendo relevantes y eficaces.
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Whenever I start of pick up a Programme if lay out some fundamental yet useful principles for the team communication approach 1) Use shared Teams Chats per topic and include everyone who is involved. A joint chat is a great way of keeping everyone abreast, as well as encourage others to take part. 2) Set the expectation that whenever there is a virtual meeting, EVERYONE will be invited to take part in the conversation. There are no silent attendees in my PgM meetings. 3) Specifically live by the following mantra "If you don't understand what I am saying, I need to change the way in which I say it". By demonstrating this myself, it helps to illustrate to the teams that communication is THE most essential tool to achieving PgM success
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Stop info overload: Decide together what tool works best for each task (chats for quick updates, video calls for complex plans). Bridge the non-verbal gap: Schedule casual video catch-ups and use emojis/thumbs up in chats. Manage time zones: Find core collaboration hours, but be flexible and use asynchronous communication tools. Tech glitches happen: Back up plans are key, and clear communication keeps everyone informed.
Fomenta la inclusión asegurándote de que todos los miembros del equipo tengan las mismas oportunidades de contribuir. Programe reuniones en horarios que funcionen para diferentes zonas horarias y fomente la participación a través de agendas estructuradas que brinden a todos la oportunidad de hablar. Reconocer y dar cabida a los diferentes estilos de comunicación y matices culturales. La inclusión no solo mejora la comunicación, sino que también aumenta la moral y la cohesión del equipo.
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When I start a new programme I generally conduct a "Ways of working" workshop and that helps bring different perspectives to the table leading to innovative ideas and solutions that may have not been possible with siloed thinking. The outcomes of one such workshop was when the team agreed on a monthly "No Meeting Friday". An agile program can be ruthless as it involves extensive collaboration and interaction amongst multiple cross functional teams. The "No meeting Friday" gave the team dedicated time and space for focused work thereby recognizing the need to accommodate different working styles.
La confianza es la piedra angular de una comunicación virtual eficaz. Sé transparente con tu equipo sobre los objetivos, el progreso y los desafíos del proyecto. Anime a los miembros del equipo a compartir sus pensamientos y preocupaciones abiertamente. Esto crea una cultura de confianza en la que los miembros del equipo se sienten cómodos comunicándose con franqueza, lo que conduce a una resolución de problemas y una colaboración más eficaces.
Implemente un ciclo de retroalimentación en el que los miembros del equipo puedan compartir sus pensamientos sobre las prácticas de comunicación. Esto se puede hacer a través de controles regulares o encuestas anónimas. Actúe sobre la base de los comentarios recibidos para demostrar que valora sus aportes y está comprometido con la mejora continua. Esto no solo mejora la comunicación, sino que también empodera a los miembros de su equipo al darles voz en la forma en que opera el equipo.
Prepárate para adaptar tus estrategias de comunicación a medida que los proyectos evolucionan y surgen nuevos desafíos. Mantente ágil supervisando continuamente la dinámica del equipo y la eficacia de la comunicación. No dudes en hacer ajustes cuando sea necesario. Un enfoque ágil de la comunicación garantiza que su equipo pueda responder a los cambios de manera rápida y eficiente, manteniendo su proyecto en el camino hacia el éxito.
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Set Clear Expectations: Make sure everyone knows their roles and how to communicate. Use Good Tools: Pick tools like Slack, Teams, and Zoom that everyone is comfortable with. Regular Check-Ins: Have frequent meetings and use video calls to stay connected. Encourage Openness: Create a space where team members feel safe sharing their thoughts. Keep Records: Document everything and use shared drives for easy access. Bond as a Team: Plan virtual team-building activities. Offer Training: Provide sessions on how to use communication tools effectively. Seek Feedback: Regularly ask for and act on team feedback. Lead by Example: Show good communication practices and empathy. These steps will help improve communication and collaboration in your team
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