A continuación, le indicamos cómo puede actualizar de manera eficiente a las partes interesadas sénior sobre el progreso sin consumir demasiado tiempo.

1 Prepárate bien

La preparación es clave para una comunicación eficiente. Antes de actualizar a las partes interesadas sénior, reúna todos los datos relevantes del proyecto y expílelos en puntos claros y concisos. Anticípate a las preguntas que puedan hacer y ten las respuestas listas. Esta preparación garantiza que pueda proporcionar una actualización completa de forma rápida y segura, lo cual es crucial para mantener la confianza y demostrar que valora su tiempo.

2 Sé conciso

El tiempo es un bien preciado para las partes interesadas de alto nivel. Al actualizarlos, sea conciso y vaya al grano. Evite la jerga y los detalles técnicos a menos que sean esenciales para la comprensión del progreso del proyecto. Concéntrese en ofrecer una instantánea de dónde están las cosas, qué se ha logrado y qué sigue. Este enfoque permite a las partes interesadas captar la información rápidamente y minimiza el tiempo dedicado a reuniones o llamadas.

3 Ayudas visuales

Las ayudas visuales pueden ser increíblemente efectivas para transmitir información compleja de manera sucinta. Utilice cuadros, gráficos o paneles para ilustrar el progreso del proyecto, los plazos y los hitos. Los elementos visuales ayudan a las partes interesadas a comprender rápidamente el estado del proyecto sin tener que pasar por páginas de texto u hojas de cálculo. Asegúrate de que los elementos visuales que utilices sean claros, estén actualizados y sean directamente relevantes para los puntos que estás discutiendo.

4 Priorizar las actualizaciones

No todas las actualizaciones son iguales. Priorizar la información en función de su importancia para el proceso de toma de decisiones de los grupos de interés sénior. Concéntrese en ofrecer actualizaciones que afecten directamente a la ruta crítica, el presupuesto o la asignación de recursos del proyecto. Al priorizar las actualizaciones de esta manera, se asegura de que las partes interesadas estén informadas sobre los aspectos más significativos del proyecto sin verse abrumadas por minucias.

5 Retroalimentación

Establecer un ciclo de retroalimentación es una parte integral de la gestión de las partes interesadas. Después de proporcionar una actualización, invite a hacer preguntas y comentarios para garantizar la claridad y abordar cualquier inquietud. Esta comunicación bidireccional ayuda a construir una relación más sólida con las partes interesadas y puede proporcionar información valiosa sobre sus prioridades y expectativas, que puede guiar futuras actualizaciones.

6 El tiempo importa

El tiempo es crucial a la hora de actualizar a las partes interesadas de alto nivel. Programe actualizaciones a intervalos regulares o en hitos clave del proyecto para evitar bombardearlos con información. Además, tenga en cuenta sus programaciones y limitaciones de tiempo al planificar las actualizaciones. Al tener en cuenta el tiempo, te aseguras de que las partes interesadas reciban actualizaciones cuando sean más receptivas y tengan tiempo para interactuar con el contenido.