Grundlagen der Kostenrechnung

Eine Kostenrechnung ist für jeden Unternehmer unabhängig von seiner Art oder Größe wichtig. Auch Sie als Kleinunternehmer, Gründer oder einzelner Selbstständiger sollten eine systematische Kostenrechnung einführen und nutzen. Sie brauchen die Kostenrechnung, um kostendeckende Preise für Ihre Produkte zu ermitteln. Nur so können Sie mit Ihrem Unternehmen Gewinn machen und erfolgreich am Markt bleiben. Zudem hilft Ihnen die Kostenrechnung, Ihre eigene Wirtschaftlichkeit als Unternehmen einzuschätzen. Inhaltlich gehört die Kostenrechnung zum Bereich des internen Rechnungswesens. Dieses erstellen Sie nur für Ihren internen Gebrauch, im Gegensatz zu Buchführung und Bilanzierung, die zum externen Rechnungswesen zählen. Es gibt keine zwingenden gesetzlichen Vorschriften, wie Ihre Kostenrechnung aussehen muss, dennoch gibt es einige sinnvolle Verfahrensweisen, die sich in der Praxis bewährt haben und die Sie anwenden sollten. Zuerst ist es wichtig, den Begriff der Kosten zu verstehen und was diesen vom Aufwand aus der Buchführung unterscheidet. In der Kostenrechnung interessiert sie nur eine möglichst realistische Sicht auf Ihr Unternehmen, deshalb werden sogenannte Realgüterbewegungen betrachtet. Nur der Aufwand aus der Buchführung, der betrieblich bedingt ist, wird in der Kostenrechnung angesetzt. Man nennt dies auch den Zweckaufwand. Der restliche Aufwand aus der Buchführung, der nichts mit den üblichen betrieblichen Prozessen zu tun hat und für die Kostenrechnung nicht relevant ist, bildet den neutralen Aufwand. Zum neutralen Aufwand gehören beispielsweise Spenden oder Aufwendungen für außerordentliche Ereignisse, wie die Beseitigung von Schäden nach einem Brand. Ein Zweckaufwand ist hingegen der Verbrauch von Material, wenn Sie etwas produzieren. Aus Sicht der Kostenrechnung teilt sich der Zweckaufwand in Grundkosten und Anderskosten auf. Dies können Sie in der Abbildung sehen. Grundkosten sind der Teil des Zweckaufwandes, der direkt ohne weitere Berechnung aus der Buchführung übernommen werden kann, weil es sich hierbei schon um realistische Zahlen für Ihren Betrieb handelt. Anderskosten hingegen müssen für die Kostenrechnung anders berechnet werden, weil die Berechnung in der Buchführung nicht realistisch ist. Ein Beispiel für Anderskosten sind die Abschreibungen, die in der Kostenrechnung auch kalkulatorische Abschreibungen genannt werden. Die dazu in der Buchführung vorgeschriebene Nutzungsdauer sowie der Ansatz der Anschaffungskosten kann aus realistischer Sicht unpassend sein. So kann es sein, dass Sie ein Vermögensgut Ihres Betriebes wie eine Maschine oder ein Werkzeug viel länger nutzen als die vorgeschriebene Nutzungsdauer laut der gesetzlichen AfA-Tabelle der Finanzbehörden. Dann müssten Sie eine andere Nutzungsdauer für die Berechnung in der Kostensicht verwenden, um wirklich realistische Werte zu haben. Ebenso kann es sein, dass die Anschaffungskosten als Ausgangswert für die Abschreibung aus Realitätssicht nicht sinnvoll sind, weil sich die Marktwerte des Gutes verändert haben. Deshalb wird für die Kostenrechnung meistens der sogenannte Wiederbeschaffungswert genutzt. Dies ist der Wert, den Sie aktuell für Ihre Maschine oder Ihr Werkzeug ausgeben müssten. Neben dem Zweckaufwand werden in der Kostenrechnung oftmals noch weitere Kosten berücksichtigt, die in der Buchführung nicht enthalten sind. Diese werden als Zusatzkosten bezeichnet. Dazu gehören ein kalkulatorischer Unternehmerlohn, den Sie trotzdem ansetzen sollten, auch wenn Sie sich vielleicht selbst kein Gehalt aus Ihrer Tätigkeit für den Betrieb zahlen; oder eine kalkulatorische Miete, die Sie ansetzen sollten, falls Sie für Ihren Betrieb unentgeltlich Räume nutzen, die Ihnen privat gehören. Die Kostenrechnung erfolgt in drei großen Schritten: die Kostenartenrechnung, die Kostenstellenrechnung und die Kostenträgerrechnung. Eigentlich ist für Sie und vor allem für Ihre Preiskalkulation die Kostenträgerrechnung interessant. Darin werden die Kosten für Ihre Produkte oder Leistungen pro Stück berechnet, die Sie als Grundlage der Preiskalkulation benötigen. Jedoch brauchen Sie dazu Informationen aus den beiden anderen Schritten der Kostenrechnung, weshalb Sie auch in einem kleinen Betrieb alle Schritte durchführen müssen. In der Kostenartenrechnung erfassen Sie erst mal alle betrieblichen Kosten. Sie trennen Zweckaufwand von neutralem Aufwand, bestimmen Grundkosten, Anderskosten und Zusatzkosten. Zudem erfassen Sie weitere Kategorien von Kosten, die Ihnen nachfolgend bei Ihren Berechnungen helfen. Die wichtigste Kategorisierung ist die Unterscheidung von Einzelkosten und Gemeinkosten. Einzelkosten können direkt dem einzelnen Produkt zugeordnet werden und damit auch direkt in der Kostenträgerrechnung angewandt werden. Gemeinkosten hingegen fallen gleichzeitig für mehrere Produkte an und können nicht oder nur mit zu großen Aufwand zugerechnet werden. Diese brauchen den Umweg über die Kostenstellenrechnung, um in der Kostenträgerrechnung später nutzbar zu sein. Sollten Sie hingegen lediglich ein Produkt in Ihrem Unternehmen anbieten und damit auch nur einen Preis kalkulieren müssen, brauchen Sie diese Unterscheidung nicht zu machen. Dann sind alle betrieblichen Kosten Einzelkosten. Neben dieser Kategorie werden meistens für die Nachvollziehbarkeit und die Übersichtlichkeit noch sachliche Einordnungen der Kosten gemacht, wie beispielsweise Personalkosten, Materialkosten, Energiekosten oder Ähnliches. Die Kostenstellenrechnung brauchen Sie also nur, falls es bei Ihnen Gemeinkosten gibt, also Kosten, die zu mehreren Produkten gehören und deren Zurechnung nicht einfach vorgenommen werden kann. In der Kostenstellenrechnung werden diese Gemeinkosten dann auf Kostenstellen umgelegt. Kostenstellen sind Orte der Kostenentstehung, wie beispielsweise der Vertrieb oder die Verwaltung. Für diese Orte der Kostenentstehung werden anschließend sogenannte Zuschlagsätze ermittelt, die später in der Kostenträgerrechnung nutzbar sind. In der Kostenträgerrechnung erfolgt dann als letzter Schritt die Zurechnung dieser Kosteninformation aus den beiden Schritten davor auf ein einzelnes Produkt. Die Kostenträgerrechnung beantwortet die Frage, wie viele Kosten für die Erstellung genau eines einzelnen Produktes bei Ihnen im Betrieb anfallen.