Sie haben die Aufgabe, vertrauliche Geschäftsberichte zu versenden. Wie stellen Sie die Authentizität der Empfänger sicher?

1 Identität überprüfen

Bestätigen Sie zunächst die Identität Ihrer Empfänger, bevor Sie vertrauliche Berichte senden. Dieser Prozess kann eine direkte Kommunikation über einen verifizierten Kanal beinhalten, z. B. einen Anruf bei einer bekannten Nummer oder einen E-Mail-Austausch über eine vertrauenswürdige Domäne. Für zusätzliche Sicherheit können Sie vom Empfänger verlangen, dass er Informationen bereitstellt, die nur er kennt oder auf die er Zugriff hat. Dabei kann es sich um eine frühere Transaktionsnummer, ein Codewort handeln, das in früheren Mitteilungen festgelegt wurde, oder um die korrekte Beantwortung von Sicherheitsfragen.

2 Sichere Kanäle

Nachdem Sie die Identität des Empfängers überprüft haben, stellen Sie sicher, dass das Medium, über das Sie den Bericht senden, sicher ist. Nutzen Sie Ende-zu-Ende-verschlüsselte E-Mail-Dienste oder sichere Dateiübertragungsprotokolle (FTP) die eine Authentifizierung für den Zugriff erfordern. Die Verschlüsselung verschlüsselt die Daten, so dass sie für jeden, der nicht über den Entschlüsselungsschlüssel verfügt, unlesbar sind, während sicheres FTP eine zusätzliche Schutzschicht bei der Übertragung von Dateien über das Internet bietet.

3 Authentifizierungscodes

Führen Sie eine zusätzliche Sicherheitsebene ein, indem Sie einmalige Authentifizierungscodes verwenden. Diese Codes können an die verifizierte Telefonnummer oder E-Mail des Empfängers gesendet werden, kurz bevor der Bericht übermittelt wird. Der Empfänger muss dann diesen Code eingeben, um auf den Bericht zugreifen zu können. Dieser Zwei-Faktor-Authentifizierungsansatz stellt sicher, dass selbst wenn sich jemand unrechtmäßig Zugriff auf die E-Mail oder andere Kommunikationskanäle des Empfängers verschafft hat, der Code an ein separates Gerät oder Konto gesendet werden muss.

4 Bestätigung der Lieferung

Implementieren Sie ein System für die Lieferbestätigung. Dabei kann es sich um eine Lesebestätigung für E-Mails oder eine Bestätigungsnachricht vom FTP-Server handeln, die eine erfolgreiche Dateiübertragung anzeigt. Die Übermittlungsbestätigung stellt sicher, dass der Bericht das beabsichtigte Ziel erreicht hat, bestätigt jedoch nicht, dass der beabsichtigte Empfänger derjenige ist, der darauf zugegriffen hat. Daher sollte dieser Schritt in Verbindung mit den vorherigen Methoden für eine robuste Sicherheit verwendet werden.

5 Nachträgliche Prüfungen

Führen Sie nach dem Absenden des Berichts Nachkontrollen durch. Dies kann bedeuten, dass Sie sich an den Empfänger wenden, um den Empfang zu bestätigen und sicherzustellen , dass er ohne Probleme auf den Bericht zugreifen und ihn lesen kann. Während dieser Nachbereitung können Sie alle unmittelbaren Fragen oder Bedenken besprechen, die sie möglicherweise in Bezug auf den Bericht haben. Dieser Schritt überprüft nicht nur, ob die Meldung bei der vorgesehenen Partei eingegangen ist, sondern bietet auch die Möglichkeit, Feedback und Klärung zu erhalten.

6 Aufzeichnungen

Führen Sie schließlich detaillierte Aufzeichnungen über alle Kommunikationen und Transaktionen im Zusammenhang mit dem Versenden vertraulicher Berichte. Dokumentieren Sie den Verifizierungsprozess, die Bereitstellungsmethode, die durchgeführten Authentifizierungsschritte und die erhaltenen Bestätigungen. Das Führen sorgfältiger Aufzeichnungen hilft nicht nur bei der Nachverfolgung des Berichts, sondern dient auch als Nachweis für die Sorgfaltspflicht, falls in Zukunft Fragen zur Handhabung des Berichts auftreten sollten.

7 Hier ist, was Sie sonst noch beachten sollten

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