Sie sind ein Programmmanager, der Aufgaben delegiert. Was sind die häufigsten Fehler, die Sie machen können?

1 Keine Klärung der Erwartungen

Wenn Sie eine Aufgabe delegieren, müssen Sie klar kommunizieren, was Sie von der Person erwarten, die sie ausführen wird. Dazu gehören der Umfang, die Frist, die Qualitätsstandards, das Budget und die Berichtspflichten. Wenn Sie nicht genügend Anleitung geben, riskieren Sie, Verwirrung, Frustration und Nacharbeit zu stiften. Auf der anderen Seite, wenn Sie zu viele Details angeben, können Sie Mikromanagement betreiben, Kreativität ersticken und das Vertrauen untergraben. Um diesen Fehler zu vermeiden, verwenden Sie die SMART-Kriterien (spezifisch, messbar, erreichbar, relevant und terminiert) die Aufgabe zu definieren und sich auf die Ergebnisse und Indikatoren zu einigen.

2 Zuordnung von Aufgaben zu Fertigkeiten nicht

Ein weiterer häufiger Fehler besteht darin, Aufgaben zu delegieren, ohne die Fähigkeiten, Interessen und die Verfügbarkeit Ihrer Teammitglieder und Stakeholder zu berücksichtigen. Dies kann zu schlechter Leistung, geringer Motivation und verpassten Fristen führen. Um diesen Fehler zu vermeiden, müssen Sie die Stärken und Schwächen Ihres Teams einschätzen und die Aufgaben entsprechend zuweisen. Sie müssen auch die Arbeitsbelastung ausgleichen und vermeiden, jemanden zu überlasten oder zu wenig zu nutzen. Darüber hinaus müssen Sie die Entwicklungsbedürfnisse und Karrierewünsche Ihres Teams berücksichtigen und ihm die Möglichkeit geben, zu lernen und zu wachsen.

3 Keine Rückmeldung und kein Support

Delegieren bedeutet nicht, jemandem eine Aufgabe aufzubürden und sie zu vergessen. Sie müssen weiterhin den Fortschritt überwachen, Feedback geben und Unterstützung anbieten. Wenn Sie dies nicht tun, übersehen Sie möglicherweise Probleme, Fehler oder Verzögerungen, die Ihr Programm gefährden könnten. Sie könnten Ihr Team auch demoralisieren und ihm das Gefühl geben, isoliert oder ignoriert zu werden. Um diesen Fehler zu vermeiden, müssen Sie regelmäßige Check-ins und Updates mit Ihrem Team und Ihren Stakeholdern einrichten. Sie müssen auch konstruktives und zeitnahes Feedback geben und ihre Leistungen und Herausforderungen anerkennen. Darüber hinaus müssen Sie für ihre Fragen und Bedenken verfügbar sein und auf sie eingehen und ihnen helfen, Hindernisse zu überwinden.

4 Autorität und Verantwortung nicht delegieren

Einer der größten Fehler, den Sie als Programmmanager machen können, ist das Delegieren von Aufgaben, aber nicht von Autorität und Verantwortung. Das bedeutet, dass Sie weiterhin alle Entscheidungen treffen, alle Änderungen genehmigen und alle Probleme lösen. Dies kann zu Engpässen, Verzögerungen und Ineffizienzen in Ihrem Programm führen. Es kann auch das Vertrauen und die Autonomie Ihres Teams und Ihrer Stakeholder untergraben. Um diesen Fehler zu vermeiden, müssen Sie Ihr Team und Ihre Stakeholder in die Lage versetzen, Entscheidungen zu treffen und Maßnahmen innerhalb ihres Geltungsbereichs und Mandats zu ergreifen. Sie müssen sie auch für die Ergebnisse und Konsequenzen ihrer Aufgaben zur Rechenschaft ziehen.

5 Zu wenig oder zu viel delegieren

Die richtige Balance zwischen zu viel und zu wenig zu delegieren, kann für jeden Programmmanager eine Herausforderung sein. Wenn Sie zu wenig delegieren, könnten Sie am Ende alles selbst machen, Ihre Zeit und Energie verschwenden und Ihre strategische Rolle vernachlässigen. Sie können auch eine Abhängigkeitskultur schaffen und die Entwicklung Ihres Teams und Ihrer Stakeholder behindern. Wenn Sie zu viel delegieren, verlieren Sie möglicherweise die Kontrolle, Transparenz und Ausrichtung Ihres Programms. Sie können auch unrealistische Erwartungen wecken und Ihr Team und Ihre Stakeholder überlasten. Um diesen Fehler zu vermeiden, müssen Sie Ihre Aufgaben priorisieren und festlegen, welche Sie erledigen, delegieren oder eliminieren sollten. Sie müssen auch die Bereitschaft und Fähigkeit Ihres Teams und Ihrer Stakeholder bewerten und Ihren Delegationsgrad entsprechend anpassen.

6 Nicht aus der Delegation lernen

Der letzte Fehler, den Sie als Programmmanager machen können, besteht darin, Aufgaben zu delegieren, aber nicht aus dem Prozess und den Ergebnissen zu lernen. Delegieren ist nicht nur eine Möglichkeit, Dinge zu erledigen, sondern auch eine Möglichkeit, Ihre Fähigkeiten, Ihr Wissen und Ihre Beziehungen zu verbessern. Wenn Sie nicht aus der Delegation lernen, verpassen Sie möglicherweise wertvolle Erkenntnisse, Feedback und Lektionen, die Ihnen helfen könnten, Ihr Programm zu verbessern. Möglicherweise verpassen Sie auch Gelegenheiten, Ihr Team und Ihre Stakeholder anzuerkennen und zu belohnen und eine Kultur der Zusammenarbeit und des Vertrauens zu fördern. Um diesen Fehler zu vermeiden, müssen Sie über Ihre Delegationserfahrung nachdenken und herausfinden, was gut funktioniert hat und was nicht. Sie müssen auch Feedback von Ihrem Team und Ihren Stakeholdern einholen und darauf reagieren und Ihre Erfolge und Misserfolge feiern und teilen.

7 Hier erfahren Sie, was Sie sonst noch beachten sollten

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