Ihr Projektumfang wurde gerade unerwartet geändert. Wie werden Sie Ihre Zeit effektiv einteilen?
Wenn Sie knietief in einem Projekt stecken, kann sich eine unerwartete Änderung des Umfangs wie ein Curveball anfühlen. Aber keine Angst! Mit dem richtigen Ansatz können Sie Ihre Zeit effektiv einteilen und Ihr Projekt wieder auf Kurs bringen. Es geht darum, sich schnell anzupassen, seine Prioritäten neu zu bewerten und effektiv zu kommunizieren. Unabhängig davon, ob Sie ein kleines Team leiten oder ein großes Unternehmensprojekt abwickeln, helfen Ihnen diese Strategien, mit Änderungen des Umfangs umzugehen und den Erfolg Ihres Projekts sicherzustellen.
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Afsar S.Senior Director Project Management at Cipla | Creating Value through Strategic Leadership | People Management |…
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Magdalena MartinezExpert in HR, Artificial Intelligence, and Compliance. | Consultant | Speaker| Headhunter for board members and CEOs.
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Amir HanifehnejadExperienced Business Consultant with a demonstrated history of working in the Human recourse, Startups Growth and…1 Antwort
Bewerten Sie zuerst, wie sich diese Änderung auf das Gesamtprojekt auswirkt. Atmen Sie tief durch und analysieren Sie die neuen Anforderungen. Bestimmen Sie, welche zusätzlichen Ressourcen Sie benötigen, welche Aufgaben neu priorisiert werden müssen und wie der Zeitplan angepasst wird. Es geht nicht nur darum, Ihrem Arbeitstag mehr Stunden hinzuzufügen. Es geht darum, die Zeit und die Ressourcen, die Sie bereits haben, intelligent neu zu verteilen. Denken Sie daran, dass ein klares Verständnis der Auswirkungen alle nachfolgenden Schritte beeinflusst, daher ist Gründlichkeit hier der Schlüssel.
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Afsar S.
Senior Director Project Management at Cipla | Creating Value through Strategic Leadership | People Management | Collaboration | Execution | Gold Medalist | Empowering
Very familiar situation in day to day life of project manager. Scary thing. Scope creep refers to the gradual expansion of a project's original objectives, often leading to increased costs, extended timelines, and resource strain. Identifying scope creep involves monitoring project changes closely, tracking any deviations from the initial plan, and regularly reviewing project deliverables against the agreed-upon scope. Early detection is key to managing and mitigating its impact.
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Magdalena Martinez
Expert in HR, Artificial Intelligence, and Compliance. | Consultant | Speaker| Headhunter for board members and CEOs.
Remember that in a recently altered project, a clear understanding of the impact will inform all subsequent steps, making thoroughness key. Carefully analyze how each change affects the overall project to make informed decisions and avoid future problems. First things first, evaluate how this change affects the project overall. Take a deep breath, assess the new requirements, determine the additional resources needed, reprioritize tasks, and adjust the schedule accordingly.
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Amir Hanifehnejad
Experienced Business Consultant with a demonstrated history of working in the Human recourse, Startups Growth and Textile industry
When the project scope changes unexpectedly, first reprioritize your tasks and set new expectations for the team and stakeholders. Hold a quick meeting to review the new changes and define new tasks and deadlines. Use project management tools to track tasks and regularly check the progress status. Also, ensure all team members are aware of the changes and their new responsibilities and have the necessary resources to accomplish them.
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Marcos Tolmos Nehme
MBA @Melbourne Business School l Construction, Project Management and Transformation l Centre for Sustainability and Business - MBS
The simplest framework you can use is the triple constraint (Cost-Time-Scope). Any change to one of these criteria will affect the other two. Therefore, at the initial assessment level, evaluate this impact thoroughly. However, impact assessment doesn't end here. Establish a governance structure to assess the broader impact on internal processes, people, and other relevant areas. When something is affected, convene with your team to develop a comprehensive understanding of all the implications. This collaborative approach will be the cornerstone for effectively managing any scope change.
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Salam Odedele
Project Manager at Salam Odedele
Firstly determine how it will affect already scheduled tasks. Will the altered scope requires that the existing tasks be added or substituted completely? If this can be determine then the timing for the completion will as well be determined.
Sobald Sie die Auswirkungen bewertet haben, ist es an der Zeit, Ihren Projektplan zu aktualisieren. Dazu gehört die Überarbeitung von Zeitplänen, Meilensteinen und möglicherweise sogar des endgültigen Ergebnisses. Setzen Sie sich mit Ihrem Team in Verbindung, um herauszufinden, welche Aufgaben beschleunigt oder verschoben werden können, um dem neuen Umfang gerecht zu werden. Kommunikation ist in dieser Phase von entscheidender Bedeutung, da alle Beteiligten über die überarbeiteten Erwartungen und deren Beitrag zu deren Erfüllung auf dem Laufenden sein müssen.
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Marco Odoardi
Transformative Leader | Pharma & Consultancy executive | Visionary in Supply Chain & Logistics I Strategy & Digitalization believer | McKinsey & MIT Alumnus
REVISE ROUTINELY THE "IRON TRANGLE" Every project has an "iron triangle" made by scope, time and budget. When you change one of the 3 dimension, the other 2 get affected. It is almost unreasonable to believe that, along a project, there will not be changes in one of the 3 dimension. Accordingly and routinely, just revise and realign the other 2 dimensions and discuss it openly with the project sponsors, managing their expectations
Die Delegierung wird noch wichtiger, wenn es sich um einen erweiterten Projektumfang handelt. Bewerten Sie die Stärken Ihres Teams und verteilen Sie die Aufgaben entsprechend. Es ist wichtig, den Fähigkeiten Ihres Teams zu vertrauen und es zu befähigen, Verantwortung für seine neuen Aufgaben zu übernehmen. Dies trägt nicht nur dazu bei, dass die Arbeit effizient erledigt wird, sondern fördert auch ein kollaboratives Umfeld, in dem alle an einem Strang ziehen.
Überwachen Sie mit dem neuen Plan den Fortschritt des Projekts genau. Regelmäßige Check-ins helfen Ihnen, mögliche Verzögerungen frühzeitig zu erkennen und bei Bedarf Anpassungen vorzunehmen. Verwenden Sie Projektmanagement-Tools, um die Erledigung von Aufgaben zu verfolgen und die Transparenz über alle Aspekte des Projekts zu erhalten. Es ist wichtig, den Finger am Puls des Projektfortschritts zu haben, um Ihre Zeit nach einer Änderung des Umfangs effektiv zu verwalten.
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Adit Agrawal
President and CEO at Natty Hatty, inc.
When your project scope changes unexpectedly, managing your time effectively is crucial. Start by reassessing the new scope and setting clear priorities. Break down tasks and set realistic deadlines. Regularly monitor progress to ensure you stay on track. Use project management tools to keep everyone aligned and adjust plans as needed. By consistently tracking your progress, you can adapt quickly and manage your time efficiently.
Es ist wichtig, sich darüber im Klaren zu sein, dass Änderungen des Umfangs stressig sein können. Bei effektivem Zeitmanagement geht es nicht nur um die technischen Aspekte des Projektmanagements. Es geht auch darum, den eigenen Stress und den des Teams zu bewältigen. Stellen Sie sicher, dass Sie bei Bedarf Pausen einlegen, und ermutigen Sie Ihr Team, dasselbe zu tun. Ein gestresstes Team ist weniger produktiv, also priorisieren Sie das Wohlbefinden, um die Effizienz zu erhalten.
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Mike Armstrong
Passionate Connector Communicator Collaborator Content Creator & Consultant - MikeArmstrong.Me #MikeArmstrong, Ev3nt5, Longest LinkTree in the World, SMART Happiness Formula, Global LION Speaker Podcaster Author & Mentor
As a leader you should know how to individual manage your members and so some people work well or even better, under pressure and some don’t so you need to keep the pressure off those who aren’t good under pressure and use the change in scope to pressure those who respond well to pressure so that you get the best from the whole team. You can incentive some members who might need it to work longer hours or do some extra work from home to help you meet the new deadlines etc. But then they can have some additional time off etc. When their part of the job is finished. Be fair to your staff, and look after them and they’ll work harder and longer for you.
(bearbeitet)
Schließlich ist eine klare Kommunikation mit den Stakeholdern von entscheidender Bedeutung. Halten Sie sie darüber auf dem Laufenden, wie sich die Änderung des Umfangs auf den Projektzeitplan und die Ergebnisse auswirkt. Eine transparente Kommunikation kann dazu beitragen, die Erwartungen zu steuern, und kann auch den Stakeholdern die Möglichkeit bieten, Unterstützung oder Ressourcen anzubieten, die dazu beitragen könnten, die Auswirkungen der Änderung abzumildern.
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