Wie überwachen und kontrollieren Sie Ihren Projektfortschritt und Ihre Leistung mit Ihrem PSP?
Ein Projektstrukturplan (PSP) ist ein Tool, mit dem Sie Ihr Projekt in überschaubare Blöcke planen und organisieren können. Aber wie nutzen Sie es, um Ihren Projektfortschritt und Ihre Leistung zu überwachen und zu steuern? In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie einige Best Practices und Techniken anwenden können, um Ihre Projektergebnisse mit Ihrem PSP zu verfolgen und zu verbessern.
Der erste Schritt besteht darin, Ihre PSP-Umfangs-Baseline zu definieren, bei der es sich um die genehmigte Version Ihres PSP handelt, die als Referenzpunkt für die Messung Ihrer Projektleistung dient. Die PSP-Scope-Baseline sollte die Scope-Anweisung, den PSP selbst und das PSP-Wörterbuch enthalten. In der Umfangsbeschreibung werden die Projektziele, -ergebnisse, -annahmen und -einschränkungen beschrieben. Der PSP unterteilt das Projekt in Arbeitspakete und Ergebnisse. Das PSP-Wörterbuch enthält detaillierte Informationen zu den einzelnen Arbeitspaketen, z. B. zu den zugeordneten Ressourcen, Kostenschätzungen, Dauerschätzungen und Qualitätsanforderungen.
-
Define a storyline based on the STAR approach - Situation, Task, Action, Result. Ensure that each planned deliverable consistently meets the storyline Breakdown each work package into individual deliverables that can be performed by a single person and begin assigning performers and reviewers for each work package.
-
Firstly, I regularly track actual progress against planned activities outlined in the WBS to identify any deviations or variances. This allows for timely adjustments to be made to keep the project on track. Additionally, I use the WBS to monitor resource utilization and costs, ensuring that resources are allocated efficiently and within budget. By comparing actual performance to the WBS, I can identify areas where additional support or adjustments may be needed to maintain project momentum and achieve objectives.
Der zweite Schritt ist die Nutzung des Earned Value Managements (EVM), bei der es sich um eine Methode handelt, die Umfangs-, Zeit- und Kostendaten integriert, um die Leistung und den Fortschritt Ihres Projekts zu messen. EVM verwendet drei Schlüsselkennzahlen: Planwert (PV), Ertragswert (EV)und Istkosten (WECHSELSTROM). PV ist die budgetierte Menge an Arbeit, die bis zu einem bestimmten Datum abgeschlossen sein sollte. EV ist der Wert der Arbeit, die bis zu einem bestimmten Datum abgeschlossen wurde. AC ist der tatsächliche Geldbetrag, der für die Arbeit ausgegeben wurde, die bis zu einem bestimmten Datum abgeschlossen wurde. Durch den Vergleich dieser Metriken können Sie die Zeitplanabweichung berechnen (SV), Kostenabweichung (CV), Leistungsindex des Zeitplans (SPI)und Kosten-Leistungs-Index (CPI). Diese Indikatoren zeigen Ihnen, ob Ihr Projekt vor oder hinter dem Zeitplan und über oder unter dem Budget liegt.
Der dritte Schritt besteht darin, Ihren PSP regelmäßig zu aktualisieren, wenn Ihr Projekt voranschreitet und Änderungen auftreten. Ihr PSP ist kein statisches, sondern ein dynamisches Dokument, das den aktuellen Stand Ihres Projekts widerspiegelt. Sie sollten Ihren PSP regelmäßig überprüfen und bei Bedarf Anpassungen vornehmen, basierend auf dem Feedback Ihrer Stakeholder, den Änderungen in Ihrem Umfang, den auftretenden Risiken und Problemen sowie den Lehren aus Ihren vorherigen Phasen. Die Aktualisierung Ihres PSP hilft Ihnen, die Ausrichtung auf Ihre Projektziele aufrechtzuerhalten, eine schleichende Ausweitung des Projektumfangs zu vermeiden und effektiv mit Ihrem Team und Ihren Stakeholdern zu kommunizieren.
Der vierte Schritt besteht darin, ein PSP-Softwaretool zu verwenden, mit dem Sie Ihren PSP effizienter und effektiver erstellen, verwalten und aktualisieren können. Ein solches Tool kann eine grafische Oberfläche zur Visualisierung des PSP in verschiedenen Formaten, eine Drag-and-Drop-Funktionalität zum Neuanordnen, Hinzufügen oder Löschen von Arbeitspaketen und Ergebnissen, eine Verknüpfungsfunktion zum Verbinden des PSP mit anderen Projektdokumenten und eine Berichtsfunktion zum Generieren von Berichten und Dashboards auf der Grundlage Ihrer PSP-Daten bieten. All diese Funktionen können Ihnen helfen, wertvolle Einblicke in den Projektstatus, die Leistung und den Fortschritt zu gewinnen.
Der fünfte Schritt bei der Erstellung eines PSP besteht darin, Ihr Team und Ihre Stakeholder in die Überprüfung und Aktualisierung einzubeziehen. Dies ist von entscheidender Bedeutung, da sie diejenigen sind, die die Arbeitspakete und Ergebnisse ausführen, überwachen und kontrollieren. Durch die Einbeziehung in den Prozess kann die Genauigkeit, der Realismus und die Vollständigkeit des PSP sichergestellt werden. Darüber hinaus kann es ihr Engagement für ihre Arbeit erhöhen, die Zusammenarbeit und Kommunikation im gesamten Projekt verbessern und ihre Motivation und Zufriedenheit mit dem Projekt steigern.
Der sechste Schritt des PSP-Prozesses besteht darin, ihn im Rahmen eines kontinuierlichen Verbesserungszyklus zu überprüfen und zu verbessern. Dabei handelt es sich nicht um eine einmalige Tätigkeit, sondern um einen fortlaufenden Prozess, der evaluiert und verfeinert werden muss. Sammeln Sie Feedback von Teammitgliedern und Stakeholdern, messen Sie die Ergebnisse und Vorteile des PSP-Prozesses, identifizieren Sie seine Stärken und Schwächen und implementieren Sie bei Bedarf Änderungen und Verbesserungen. Auf diese Weise können Sie sicherstellen, dass Ihr PSP-Prozess auf die Ziele, den Umfang und die Anforderungen des Projekts abgestimmt ist. im Einklang mit den Best Practices und Standards Ihres Unternehmens und Ihrer Branche; und einen Mehrwert für die Projektleistung und den Projektfortschritt zu schaffen.
Relevantere Lektüre
-
IT-ProjektimplementierungWie überwachen und steuern Sie den Fortschritt und die Leistung Ihres IT-Projektplans?
-
ProjektmanagementWie können Sie die Methode des kritischen Pfads verwenden?
-
SequenzplanungWie überprüfen und validieren Sie eine Zeitplan-Baseline auf Genauigkeit und Vollständigkeit?
-
ProjektmanagementWie können Sie die Projektkosten mit begrenzten Daten abschätzen?