Was sind die Best Practices für die Berichterstattung und Kommunikation der Ergebnisse der EVM-Abweichungsanalyse an die Beteiligten?
Earned Value Management (EVM) ist eine leistungsstarke Technik zur Messung der Projektleistung und des Projektfortschritts. Es integriert Umfangs-, Zeitplan- und Kostendaten, um Schlüsselindikatoren wie Kostenabweichungen zu berechnen (CV), Terminabweichung (SV), Kosten-Leistungs-Index (CPI)und Zeitplan-Performance-Index (SPI). Diese Zahlen allein reichen jedoch nicht aus, um Ihren Stakeholdern den Status und die Probleme Ihres Projekts zu vermitteln. Sie müssen sie auf klare, prägnante und aussagekräftige Weise präsentieren, die mit Ihren Projektzielen und den Erwartungen der Stakeholder übereinstimmt. In diesem Artikel lernen Sie einige Best Practices für die Berichterstellung und Kommunikation der Ergebnisse der EVM-Varianzanalyse an Ihre Stakeholder kennen.
Bevor Sie mit der Erstellung Ihres EVM-Abweichungsanalyseberichts beginnen, müssen Sie den Zweck und den Umfang Ihrer Kommunikation definieren. Was sind die wichtigsten Botschaften, die Sie vermitteln möchten? Wer sind Ihre Zielgruppen und was sind ihre Informationsbedürfnisse? Wie oft und in welchem Format müssen Sie berichten? Was sind die Annahmen, Einschränkungen und Risiken, die sich auf Ihre Analyse auswirken? Durch die Beantwortung dieser Fragen können Sie Ihren Bericht an Ihre spezifische Situation anpassen und unnötige oder verwirrende Informationen vermeiden.
Eine der besten Möglichkeiten, die Ergebnisse der EVM-Abweichungsanalyse zu kommunizieren, ist die Verwendung visueller Hilfsmittel und Diagramme, die die Trends, Muster und Abweichungen Ihrer Projektleistung veranschaulichen können. Sie können z. B. ein gestapeltes Balkendiagramm verwenden, um den geplanten Wert anzuzeigen (PV), Ertragswert (EV)und Istkosten (WECHSELSTROM) Ihres Projekts im Laufe der Zeit. Sie können auch ein Liniendiagramm verwenden, um den CV, SV, CPI und SPI gegen eine Baseline oder ein Ziel darzustellen. Anhand dieser Diagramme können Sie die Problembereiche, die Ursachen für Abweichungen und die ergriffenen oder geplanten Korrekturmaßnahmen hervorheben.
Ein weiterer wichtiger Aspekt bei der Berichterstellung und Kommunikation der Ergebnisse der EVM-Varianzanalyse besteht darin, den Kontext und die Auswirkungen Ihrer Ergebnisse zu erläutern. Sie müssen einige Hintergrundinformationen darüber bereitstellen, wie Sie Ihre EVM-Daten abgeleitet haben, was die Abweichungsquellen sind und wie sie sich auf Ihre Projektziele und -ergebnisse auswirken. Sie müssen auch die Auswirkungen von Abweichungen auf Ihr Projektbudget, Ihren Zeitplan, Ihren Umfang und Ihre Qualität quantifizieren. Sie können z. B. die Kalkulation bei Fertigstellung verwenden (EAC), Kostenvoranschlag bis zur Fertigstellung (ETC)und Abweichung bei Fertigstellung (VAC) Formeln, um die endgültigen Kosten und die Dauer Ihres Projekts auf der Grundlage Ihrer aktuellen Leistung zu prognostizieren.
Das ultimative Ziel der Berichterstattung und Kommunikation der Ergebnisse der EVM-Abweichungsanalyse besteht darin, Empfehlungen und Aktionspläne bereitzustellen, die Ihnen helfen können, Ihre Projektleistung zu verbessern und die gewünschten Ergebnisse zu erzielen. Sie müssen die Ursachen der Abweichung, die potenziellen Risiken und Chancen sowie die Best Practices und Erkenntnisse aus Ihrer Analyse identifizieren. Sie müssen auch spezifische, messbare, erreichbare, realistische und zeitgebundene Vorschläge machen (SCHLAU) Maßnahmen, mit denen die Probleme und Lücken in Ihrer Projektausführung behoben werden können. Sie müssen Rollen und Verantwortlichkeiten zuweisen, Fristen und Meilensteine festlegen und den Fortschritt und die Ergebnisse Ihrer Aktionspläne überwachen und kontrollieren.
-
Dan Lynch
Senior EVMS/IPM Consultant
When explaining the root cause of any variance, it’s critical to explain both the WHAT and the WHY. Peel back the onion so that your audience truly understands which will allow open discussion for possible corrective action(s) A very simple example might be: What: the drawings are late Why: the design is still in review and engineering has yet to release ( keep asking why…)
Zu guter Letzt ist die Best Practice für die Berichterstellung und Kommunikation der Ergebnisse der EVM-Abweichungsanalyse die Verwendung einer klaren und konsistenten Sprache, die Ihre Botschaft effektiv und genau vermitteln kann. Sie müssen Jargon, Akronyme und Fachbegriffe vermeiden, die Ihre Stakeholder verwirren oder entfremden könnten. Sie müssen einfache, prägnante und aktive Sätze verwenden, die Ihre Ideen und Argumente ausdrücken können. Sie müssen in Ihrem gesamten Bericht eine einheitliche Terminologie, ein einheitliches Format und einen einheitlichen Stil verwenden. Sie müssen Ihren Bericht Korrektur lesen und auf Grammatik-, Rechtschreib- und Zeichensetzungsfehler überprüfen.
-
Laura Raccina
Head of Program Management, Master Scheduler, Portfolio Management
100%. Many times, we report to people who find the formulas and analysis of EVM complex. We must use language that ensures all stakeholders can easily understand what is happening without confusion. If the true cause of a variance isn't clearly conveyed, the wrong corrective action may be taken. My favorite story is about a BAD report being referenced as contributing to a certain variance. One of the stakeholders asked, "Why would we be using a bad report for the source of any data?" Firstly, BAD was not defined (Ballistic Aerodynamic Report) and then, in a subsequent reference, the spellchecker put it all in lowercase and no one caught it. He knew that report as the BAR but the vendor called it BAD.
Schließlich müssen Sie Feedback einholen und mit Ihren Stakeholdern in Kontakt treten, nachdem Sie Ihren EVM-Abweichungsanalysebericht erstellt haben. Sie müssen Fragen, Kommentare, Vorschläge und Bedenken von Ihren Stakeholdern einholen und diese umgehend und respektvoll ansprechen. Sie müssen ihren Beitrag anerkennen und ihn in Ihre zukünftigen Berichte und Aktionspläne einbeziehen. Sie müssen sich regelmäßig mit ihnen in Verbindung setzen und sie über den Status und die Ergebnisse Ihrer Aktionspläne auf dem Laufenden halten. Sie müssen eine vertrauensvolle und kooperative Beziehung zu Ihren Stakeholdern aufbauen, die das gegenseitige Verständnis und die Unterstützung für Ihr Projekt fördern kann.
-
Eric Christoph
Program Management Consultant at Transformative Management Solutions LLC
While all of the recommendations above are potentially valuable and probably a good idea, it is more important that you identify and discuss variances with your team leadership than it is to document them. If you have a contractual obligation then it's a moot point, but if you have some flexibility in reporting, and the thought of writing another report or plan is stopping you from doing more frequent review, then reduce the paperwork and just have the meetings.
-
Dan Lynch
Senior EVMS/IPM Consultant
Try changing the company or project office culture from variance analysis as a written document and make it more of a monthly/weekly PROCESS where issues and resolutions are discussed openly!!
Relevantere Lektüre
-
KostenkontrolleWie bewerten Sie die Genauigkeit und Zuverlässigkeit Ihrer EVM-Daten und -Annahmen?
-
Leistungswertanalyse (EVM)Was sind die Best Practices für die Berichterstellung und Kommunikation von Abweichungen nach Abschluss?
-
ProjektsteuerungWas sind die Vor- und Nachteile der Earned Value Analyse gegenüber anderen Methoden?
-
ProjektmanagementWie können Sie mit der Earned Value Management-Analyse fundierte Entscheidungen treffen?