Wie gewährleisten Sie die Vertraulichkeit und Sicherheit Ihrer Verhandlungsunterlagen?

3 Organisieren und beschriften Sie Ihre Datensätze

Der dritte Schritt besteht darin, Ihre Datensätze klar und konsistent zu organisieren und zu kennzeichnen. Auf diese Weise können Sie Ihre Datensätze leicht finden und abrufen und Verwechslungen oder Duplikate vermeiden. Sie sollten auch beschreibende und genaue Etiketten verwenden, die das Datum, das Thema, die Partys und den Status Ihrer Aufzeichnungen angeben. Sie können beispielsweise eine Bezeichnung wie "2021-07-15 Negotiation with ABC Inc. Final Agreement" verwenden, um Ihren Datensatz zu identifizieren.

4 Kontrollieren des Zugriffs und der Verteilung

Der vierte Schritt besteht darin, zu kontrollieren, wer auf Ihre Datensätze zugreifen und diese verteilen kann. Sie sollten den Zugriff auf diejenigen beschränken, die Ihre Unterlagen kennen müssen oder ein berechtigtes Interesse daran haben, z. B. Ihr Verhandlungsteam, Ihr Vorgesetzter oder Ihr Anwalt. Sie sollten auch überwachen und nachverfolgen, wie Ihre Datensätze verteilt werden, z. B. mithilfe von Lesebestätigungen, digitalen Signaturen oder Verschlüsselungsschlüsseln. Sie sollten es auch vermeiden, Ihre Aufzeichnungen über ungesicherte oder nicht autorisierte Kanäle wie soziale Medien, Instant Messaging oder persönliche E-Mails zu senden oder weiterzugeben.

5 Überprüfen und aktualisieren Sie Ihre Datensätze

Der fünfte Schritt besteht darin, Ihre Aufzeichnungen regelmäßig zu überprüfen und zu aktualisieren. Sie sollten Ihre Aufzeichnungen auf Richtigkeit, Vollständigkeit und Relevanz überprüfen und alle erforderlichen Korrekturen oder Ergänzungen vornehmen. Sie sollten Ihre Aufzeichnungen auch aktualisieren, um Änderungen oder Entwicklungen in Ihrem Verhandlungsprozess widerzuspiegeln, z. B. neue Vereinbarungen, Streitigkeiten oder Ergebnisse. Sie sollten auch das Ablauf- oder Kündigungsdatum Ihrer Aufzeichnungen im Auge behalten und sie entsprechend löschen oder archivieren.

6 Befolgen Sie rechtliche und ethische Standards

Der letzte Schritt besteht darin, die rechtlichen und ethischen Standards zu befolgen, die für Ihre Verhandlungsunterlagen gelten. Sie sollten die Gesetze und Vorschriften einhalten, die für Ihre Branche, Ihren Sektor oder Ihre Gerichtsbarkeit gelten, wie z. B. Datenschutz, geistiges Eigentum oder Vertragsrecht. Sie sollten sich auch an die ethischen Grundsätze und Normen halten, die Ihren Beruf, Ihre Organisation oder Ihren Bereich leiten, wie z. B. Ehrlichkeit, Integrität oder Fairness. Sie sollten auch die Rechte und Interessen Ihrer Verhandlungspartner und Stakeholder respektieren und jeglichen Missbrauch oder Missbrauch Ihrer Unterlagen vermeiden.