Wie stellen Sie sicher, dass die Erwartungen der Kunden mit dem von Ihrem Team festgelegten Projektumfang und Zeitplan übereinstimmen?
Die Sicherstellung, dass die Erwartungen der Kunden mit dem Projektumfang und dem Zeitplan Ihres Teams übereinstimmen, ist ein entscheidender Aspekt der Teamführung. Es dreht sich alles um Kommunikation, Verständnis und Erwartungsmanagement. Als Führungskraft sind Sie die Brücke zwischen den Fähigkeiten Ihres Teams und der Vision des Kunden. Sie müssen sicherstellen, dass alle von Anfang an auf derselben Seite sind, um Missverständnisse zu vermeiden, die das Projekt zum Scheitern bringen könnten. Dazu gehören ein klarer Dialog, das Setzen realistischer Ziele und Transparenz darüber, was innerhalb der gegebenen Einschränkungen erreicht werden kann.
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Das erste Treffen mit Ihrem Kunden ist die Grundlage für die Abstimmung der Erwartungen. Hören Sie in dieser Phase aktiv zu, um ihre Bedürfnisse und Ziele zu verstehen. Klären Sie ihre Vision und stellen Sie sicher, dass sie innerhalb des Projektumfangs und des Zeitplans, zu dem sich Ihr Team verpflichten kann, machbar ist. Dies ist der Zeitpunkt, um klare Grenzen zu setzen und die Prozesse zu erklären, die Ihr Team befolgt. Es ist wichtig, transparent zu machen, was möglich ist und was nicht, und Bedingungen auszuhandeln, die für beide Parteien akzeptabel sind. Denken Sie daran, dass dieses Treffen den Ton für das gesamte Projekt angibt, also nutzen Sie es, indem Sie gegenseitiges Verständnis und Respekt aufbauen.
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Try to get things right at the start. If your initial requirements are wrong, everything that stems from them can be suspect. Document and receive confirmation....in writing
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Para garantir que as expectativas do cliente estejam alinhadas com o escopo e o cronograma do projeto, realize reuniões iniciais detalhadas para definir claramente os objetivos e entregáveis. Documente tudo em um contrato ou proposta formal, obtendo aprovação do cliente. Mantenha uma comunicação regular e transparente, atualizando o cliente sobre o progresso e quaisquer mudanças. Utilize ferramentas de gerenciamento de projeto para monitorar e relatar o status. Solicite feedback contínuo do cliente para ajustar o projeto conforme necessário e garantir a satisfação.
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Es la parte más importante de la negociación la primera reunión donde de entrada, conoces a tu cliente y su operación, das a conocer los alcances del proyecto con la finalidad de empatar operaciones sin tener que hacer de inicio cambios radicales los cuales se convierten en curva de aprendizaje más larga y genera mucha resistencia a los cambios
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To ensure client expectations align with the project scope and timeline, I start by thoroughly discussing and documenting their needs. A detailed project proposal is developed, and the scope is defined in a Statement of Work (SOW) for client approval. Realistic timelines are created and shared with the client, and regular communication maintains transparency. A formal change management process handles any scope or timeline alterations. Quality standards are set and reviewed with the client, and all communications are meticulously documented. Finally, a post-project review ensures expectations were met and gathers feedback for future improvements.
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The most important factor is communication with your client. Even if you originally set a timeline within a scope of work, it's typical that development and implementation take more time than expected. If you keep your clients informed along the way, you'll avoid the tough call as deadlines approach.
Die sorgfältige Definition des Projektumfangs ist ein entscheidender Schritt. Beschreiben Sie alle Ergebnisse, Meilensteine und Aufgaben, die erforderlich sind, um die Erwartungen des Kunden zu erfüllen. Dazu gehört die Angabe, was im Projekt enthalten ist und was nicht, was als Bereichsgrenzen bezeichnet wird. Diese Klarheit verhindert eine schleichende Ausweitung des Umfangs, bei der zusätzliche Anfragen oder Erwartungen hinzugefügt werden, ohne dass die Zeitpläne und Kosten entsprechend angepasst werden. Stellen Sie sicher, dass der Kunde mit diesem Umfangsdokument einverstanden ist, und lassen Sie es unterzeichnen, um die Vereinbarung zu formalisieren. Dieses Dokument dient als Bezugspunkt während des gesamten Projektlebenszyklus.
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From a client perspective, I've always found that the more detailed the scope, the better. Agreement and a thorough understanding of the scope of work early on gives clients a clear understanding of what's included and what's not, and provides an easy way to gauge progress against goals. Setting client expectations becomes much easier with a scope to refer to, and any added or deleted features can be more easily considered for time and expense factors when you have a mutual point of reference.
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Esto es lo que se traduce en relación a largo plazo ya que si no se definen bien los alcances y obligaciones de cada parte lo único que generaremos es que se diga “no cumplió con lo acordado” tanto de parte del proveedor como del cliente. Sumamente importante dejar en claro también el tiempo de curva de aprendizaje de ambos lados e ir de la mano en las decisiones para que cualquier resistencia no revierta la negociación
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Aqui temos o calcanhar de Aquiles da maioria, senão a totalidade, dos projetos. Escopo. Resultado direto da reunião inicial de entendimento. O conceito do escopo tem que estar detalhado no máximo detalhe, já que qualquer alteração implica diretamente em rever prazos, custos e qualidade da entrega. Atuar com o escopo fragmentado por sprint pode ser uma saída interessante para facilitar manobras de realinhamento. A probabilidade de errarmos no escopo é diretamente proporcional a seu tamanho e complexidade. Lembrando que complexidade é definida em conjunto (quando separados) entre time de produtos e time de engenharia.
Die Festlegung realistischer Zeitpläne ist entscheidend, um die Erwartungen der Kunden mit den Lieferfähigkeiten Ihres Teams in Einklang zu bringen. Teilen Sie das Projekt in Phasen auf und weisen Sie jeder Phase einen Zeitrahmen zu, wobei Sie potenzielle Hindernisse und Abhängigkeiten berücksichtigen. Beziehen Sie Ihr Team in diesen Prozess ein, um sicherzustellen, dass die Zeitpläne praktikabel sind und dass sie ihre Verpflichtungen selbst in die Hand nehmen. Kommunizieren Sie diese Zeitpläne mit dem Kunden und erläutern Sie die Gründe dafür. Wenn die Erwartungen des Kunden nicht mit diesen Zeitplänen übereinstimmen, arbeiten Sie zusammen, um einen Mittelweg zu finden oder den Umfang entsprechend anzupassen.
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If you can set realistic timelines and dur dates you have a greater chance to respect it. At the beginning of the project you need to spend a lot of time in identifying the various phases and the time required by all the phases. Moreover you need to set priorities and give to the team the right time to do all the pahses.
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Timelines are critical in terms of client budgeting and delivery expectations. Most experienced clients will not be surprised with reasonable delays, and budget overages, but clearly communicating any anticipated delays as soon as you become aware of them is important to mitigate any future misunderstandings. It's always better to over-estimate and deliver on time and under budget. However, it's much more efficient to correctly estimate and deliver on time, as well as keeping the client apprised as much as possible.
Regelmäßige Updates halten den Kunden auf dem Laufenden und zeigen den Fortschritt Ihres Teams im Vergleich zum vereinbarten Umfang und Zeitplan. Erstellen Sie einen routinemäßigen Kommunikationsplan, egal ob es sich um wöchentliche Besprechungen, E-Mail-Zusammenfassungen oder Fortschrittsberichte handelt. Verwenden Sie diese Updates, um Erfolge hervorzuheben, Herausforderungen anzugehen und Änderungen zu besprechen, die sich auf den Projektzeitplan oder die Ergebnisse auswirken können. Dieser kontinuierliche Dialog sorgt für Transparenz und ermöglicht rechtzeitige Anpassungen, wenn die Erwartungen von den Vereinbarungen abweichen.
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Regular updates are crucial for aligning client expectations with project scope and timeline. For me, consistent communication (bi-weekly progress meetings) keeps the clients informed and address any issues promptly. This proactive approach builds trust and ensures adjustments can be made swiftly to stay on track. Effective communication and timely updates are key to successful project management.
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By establishing a cadence of communication, such as weekly or bi-weekly progress reports or meetings, teams can keep clients informed about project milestones, challenges, and successes. These updates provide transparency, allowing clients to understand the project's current status relative to the agreed scope and timeline. They also offer opportunities for clarifying any misunderstandings early on, adjusting expectations if necessary, and reinforcing confidence in the team's ability to deliver as planned. This proactive approach fosters trust and collaboration, ensuring that both parties remain on the same page throughout the project lifecycle.
Veränderungen sind in jedem Projekt unvermeidlich. Wenn Änderungen auftreten, bewerten Sie sofort deren Auswirkungen auf den Projektumfang und den Zeitplan. Wenn ein Kunde eine Änderung wünscht, die sich auf die vereinbarten Parameter auswirkt, diskutieren Sie über die notwendigen Anpassungen. Dies kann die Neuverhandlung von Fristen und Kosten oder sogar die Reduzierung des Umfangs beinhalten, um der neuen Anfrage gerecht zu werden. Dokumentieren Sie alle Änderungen und stellen Sie sicher, dass sie vom Kunden genehmigt wurden, bevor Sie fortfahren. Dieser Ansatz trägt dazu bei, die Erwartungen des Kunden und die Projektrealität in Einklang zu bringen.
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Managing client expectations and aligning them with project scope and timelines involves clear communication and proactive management. First, establish a detailed project scope document outlining deliverables, timelines, and milestones. Regularly update clients on progress and potential changes, emphasizing transparency. When changes arise, evaluate their impact on scope, timeline, and budget, then communicate these implications clearly. Use tools like project management software for tracking and reporting. Ultimately, maintaining an open dialogue and managing changes collaboratively ensures alignment between client expectations and project realities.
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Para asegurar que las expectativas del cliente se alineen con el alcance del proyecto y el cronograma, primero, debes comunicar claramente los objetivos y los límites del proyecto desde el inicio. Realiza reuniones periódicas con el cliente para revisar el progreso y ajustar las expectativas según sea necesario. Establece un proceso transparente para gestionar cambios, asegurando que cualquier modificación en el alcance o el cronograma sea discutida y aprobada mutuamente. La documentación detallada de todos los acuerdos y cambios es esencial. Esto no solo garantiza claridad, sino que también fomenta la confianza y la colaboración, asegurando que tanto el equipo como el cliente estén siempre en la misma página.
Die Schaffung einer Feedbackschleife ist ein wesentlicher Bestandteil der kontinuierlichen Ausrichtung an den Kundenerwartungen. Ermutigen Sie den Kunden, Feedback zu den Ergebnissen zu geben, sobald diese abgeschlossen sind. Dies fördert nicht nur ein kollaboratives Umfeld, sondern ermöglicht auch Kurskorrekturen, bevor zu viel in eine bestimmte Richtung investiert wurde. Nutzen Sie dieses Feedback, um Prozesse zu verfeinern und zukünftige Ergebnisse zu verbessern. Es ist eine proaktive Möglichkeit, Erwartungen zu managen und die Kundenzufriedenheit während des gesamten Projektlebenszyklus sicherzustellen.
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Es claro que ninguna negociación es perfecta lo cual, si tenemos buena retroalimentación de ambas instituciones se tendrá un enfoque correcto del camino esperado. Esto incluye también reuniones periódicas para comentarios y posibles cambios. La mejor manera de trabajar es en equipo!!!
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In my experience, aligning expectations is key to client management and it is NOT just a one time thing but a constant need throughout the process. I suggest: ✔️ Start with a short discovery: Rarely the info the client first provides is complete or 100% accurate ✔️ Define scope: expected deliverables & current assumptions ✔️ Validate with the client and set the initial roadmap together. Document it ✔️ Establish an initial timeline: It MUST be estimated and validated WITH your team ✔️ Set frequent meetings with the client (mine are usually weekly), to review advance & assumptions ✔️ Keep doing discovery to adjust assumptions, scope, roadmap and timeline ✔️ Be always open & honest about feasibility and advance ✔️ Keep communications flowing
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Também poderíamos considerar Para garantir que o projeto está no caminho certo, é útil definir indicadores-chave de desempenho (KPIs) no início do projeto. Implementar uma abordagem sistemática para identificar, analisar e mitigar riscos potenciais pode ajudar a manter o projeto no caminho certo. Manter uma documentação detalhada de todas as reuniões, decisões, e alterações é crucial. Utilizar ferramentas de gerenciamento de projetos e colaboração online pode facilitar a comunicação e o acompanhamento do progresso. Estabelecer expectativas claras sobre como e quando a comunicação ocorrerá pode evitar frustrações. Para projetos de TI, usar protótipos ou realizar demonstrações interativas pode ajudar a entender o que está sendo desenvolvido.
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