Wie können Stakeholder effektiv in den Planungs- und Risikomanagementprozess eingebunden werden?

1 Stakeholder identifizieren

Der erste Schritt besteht darin, zu ermitteln, wer die relevanten Stakeholder für das Projekt oder die Aktivität sind und welche Rollen, Verantwortlichkeiten, Interessen und Einflüsse sie haben. Dies kann durch die Verwendung einer Stakeholder-Analyse-Matrix erfolgen, die die Stakeholder nach ihrem Machtniveau und Interesse an dem Projekt oder der Aktivität abbildet. Die Matrix kann dabei helfen, die Stakeholder zu priorisieren und das angemessene Niveau und die Häufigkeit der Kommunikation und Konsultation mit ihnen zu bestimmen. Es kann auch dazu beitragen, potenzielle Verbündete, Gegner oder Einflussnehmer unter den Stakeholdern zu identifizieren.

2 Kommunizieren Sie mit Stakeholdern

Der zweite Schritt besteht darin, klar, konsistent und zeitnah mit den Stakeholdern zu kommunizieren. Die Kommunikation kann je nach Zweck und Zielgruppe verschiedene Formen annehmen, z. B. Meetings, E-Mails, Newsletter, Umfragen oder Workshops. Die Kommunikation sollte die Stakeholder über die Ziele, den Umfang, den Zeitplan, das Budget und die Risiken des Projekts oder der Aktivität informieren sowie ihr Feedback, ihren Input oder ihre Zustimmung einholen. Die Mitteilung sollte auch auf alle Bedenken, Fragen oder Probleme eingehen, die von den Interessenträgern aufgeworfen wurden, und die getroffenen Vereinbarungen oder Entscheidungen dokumentieren.

3 Stakeholder in die Planung einbeziehen

Der dritte Schritt besteht darin, die Stakeholder in den Planungsprozess einzubeziehen, wo dies möglich und sinnvoll ist. Dies kann dazu beitragen, die Zustimmung, die Eigenverantwortung und das Engagement für das Projekt oder die Aktivität zu erhöhen und die Qualität und Gültigkeit des Plans zu verbessern. Um die Beteiligten in die Planung einzubeziehen, können Sie sie einladen, an Brainstorming-, Visions- oder Zielsetzungssitzungen teilzunehmen. Darüber hinaus können Sie sie bitten, Informationen oder Ressourcen für den Plan bereitzustellen, ihre Meinungen oder Präferenzen für den Plan einzuholen und ihnen zu erlauben, den Plan zu überprüfen, zu kommentieren oder zu genehmigen.

5 Managen Sie die Erwartungen Ihrer Stakeholder

Der fünfte Schritt besteht darin, die Erwartungen der Stakeholder während des gesamten Projekt- oder Aktivitätslebenszyklus zu verwalten. Dies kann dazu beitragen, Missverständnisse, Enttäuschungen oder Konflikte zu vermeiden, die sich aus unerfüllten oder unrealistischen Erwartungen ergeben können. Zu diesem Zweck sollten Sie klare und realistische Ziele, Ergebnisse und Kriterien für das Projekt oder die Aktivität festlegen. Es ist auch wichtig, alle Änderungen, Probleme oder Verzögerungen zu kommunizieren, die sich auf das Projekt oder die Aktivität auswirken können. Darüber hinaus sollten Sie über den Fortschritt, die Erfolge oder die Herausforderungen des Projekts oder der Aktivität berichten und die Beiträge, das Feedback oder die Bedenken der Stakeholder anerkennen und anerkennen. Geben Sie schließlich Feedback, Bewertung oder Lektionen, die Sie aus dem Projekt oder der Aktivität gelernt haben.

6 Bewerten Sie die Zufriedenheit Ihrer Stakeholder

Die Bewertung der Stakeholder-Zufriedenheit am Ende oder nach Abschluss des Projekts oder der Aktivität ist der sechste Schritt. Dies hilft, den Erfolg und die Auswirkungen des Projekts oder der Aktivität zu messen sowie Stärken, Schwächen und verbesserungswürdige Bereiche zu identifizieren. Um die Zufriedenheit der Stakeholder zu bewerten, können Sie Umfragen, Interviews oder Fokusgruppen mit ihnen durchführen. Darüber hinaus können Sie quantitative oder qualitative Daten zu ihren Ergebnissen oder Vorteilen sammeln und analysieren. Vorteilhaft ist auch der Vergleich der tatsächlichen Ergebnisse mit den geplanten oder erwarteten Ergebnissen. Darüber hinaus kann es hilfreich sein, Feedback, Erfahrungsberichte oder Empfehlungen von Stakeholdern einzuholen. Schließlich ist das Feiern und Teilen der Erfolge, Erkenntnisse und Best Practices mit ihnen eine großartige Möglichkeit, ihre Zufriedenheit zu messen.

7 Hier erfahren Sie, was Sie sonst noch beachten sollten

Dies ist ein Bereich, in dem Beispiele, Geschichten oder Erkenntnisse geteilt werden können, die in keinen der vorherigen Abschnitte passen. Was möchten Sie noch hinzufügen?