Last updated on 22. Juni 2024

Hier erfahren Sie, wie Sie Ihren Teammitgliedern helfen können, ihre Zeit für Projekte effektiv zu verwalten.

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Zeit ist eine endliche Ressource, insbesondere im Bereich des Projektmanagements. Als Programmmanager haben Sie die einzigartige Gelegenheit, Ihre Teammitglieder zu einem besseren Zeitmanagement bei Projekten zu führen. Dies steigert nicht nur die Produktivität, sondern verbessert auch die Arbeitsqualität und die Teammoral. Ihre Rolle ist entscheidend für die Etablierung einer Kultur, in der Zeit respektiert und effektiv genutzt wird. Lassen Sie uns praktische Strategien untersuchen, die Ihrem Team helfen, seine Zeit sinnvoll zu verwalten.

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1 Aufgaben priorisieren

Effektives Zeitmanagement beginnt mit der Priorisierung. Ermutigen Sie die Teammitglieder, wichtige Aufgaben zu identifizieren und ihren Fokus entsprechend zu verteilen. Das bedeutet, zwischen dem Dringenden und dem Wichtigen zu unterscheiden. Bringen Sie ihnen die Eisenhower-Matrix bei, ein Werkzeug, um Aufgaben nach Dringlichkeit und Wichtigkeit zu organisieren. Dies wird ihnen helfen, kritische Aktivitäten, die mit den Projektzielen übereinstimmen, zuerst anzugehen und sicherzustellen, dass ihre Bemühungen zum Erfolg des Projekts beitragen.

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chhayanka priya

Program manager at KPMG
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Introduce time management tools and techniques, like prioritizing tasks with the Eisenhower Matrix or using apps like Trello. Encourage them to break projects into smaller, manageable tasks with clear deadlines. Promote the use of focused work periods, avoiding multitasking. Schedule regular check-ins to reassess priorities and provide support. Teach them to set realistic deadlines and buffer times for unexpected delays. Foster a culture of open communication for when they need assistance.

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Swapnil Ranjan

Data, Web and Business Analytics | Business Intelligence | Consulting | Strategy | Program & Product Management
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Help team members prioritize their tasks based on urgency and importance. Use frameworks like the Eisenhower Matrix to categorize tasks. Also Set clear and realistic deadlines for each task and ensure they are communicated effectively.

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Sweta Pilla

Tech-Savvy Program Manager | Expertise in Digital Transformation, CRM, and Lead Management | Driving Innovation in BFSI
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Encourage the team to prioritize high-impact tasks first by re-introducing them to 4 quadrants the 5 S strategies help them prioritize the individual tasks.

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2 Meilensteine setzen

Die Aufteilung von Projekten in kleinere, überschaubare Meilensteine kann Überlastung verhindern und Ihr Team auf Kurs halten. Diese Meilensteine fungieren als Kontrollpunkte, die Struktur und ein Gefühl des Fortschritts vermitteln. Stellen Sie sicher, dass jeder Meilenstein klare Ziele und Fristen hat, die Ihren Teammitgliedern helfen, ihre Bemühungen zu konzentrieren und ihre Zeit effektiv zu verwalten. Überprüfen Sie diese Meilensteine regelmäßig gemeinsam, um Erfolge zu feiern und die Zeitpläne bei Bedarf anzupassen.

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3 Ablenkungen beseitigen

Ablenkungen sind einer der größten Diebe der Zeit. Unterstützen Sie Ihr Team dabei , herauszufinden, was es häufig ablenkt , und entwickeln Sie Strategien, um diese Unterbrechungen zu minimieren. Dies kann die Festlegung bestimmter Zeiten für das Abrufen von E-Mails, die Verwendung von Projektmanagement-Tools zur Optimierung der Kommunikation oder die Einrichtung eines "Bitte nicht stören"-Protokolls während intensiver Arbeitssitzungen beinhalten. Eine ablenkungsfreie Umgebung ermöglicht ein konzentrierteres Arbeiten und ein besseres Zeitmanagement.

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Sweta Pilla

Tech-Savvy Program Manager | Expertise in Digital Transformation, CRM, and Lead Management | Driving Innovation in BFSI
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Where our attention span is decreasing day by day, creating a distraction-free work environment is very critical, we can set up quiet zones and limit unnecessary meetings, Implementing "focus hours" where team members work on tasks without interruptions

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Shawn Christopher Ashwal

Senior Technical Program Manager at Angel One
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Ensuring Meetings/Scrum events are designated in first Half/ Second half of the days. This reduced a huge amount of Focus and adhoc meetings

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4 Tools mit Bedacht einsetzen

Nutzen Sie Technologie, um das Zeitmanagement zu unterstützen. Stellen Sie Ihrem Team eine Projektmanagement-Software vor, die Funktionen wie Aufgabenverfolgung, kollaborative Kalender und Zeitprotokollierung bietet. Diese Tools können alltägliche Aufgaben automatisieren und einen klaren Überblick über die Projektzeitpläne bieten. Ermutigen Sie Ihr Team, diese Tools nicht nur zur Verfolgung des Fortschritts, sondern auch zur effektiveren Planung des Arbeitstages zu verwenden.

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Shawn Christopher Ashwal

Senior Technical Program Manager at Angel One
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As I generally Quote " Tools are as good as the users are " While you might have the best tool in the world. Until you support the team to use, understand and appriciate it, you are no where ahead of ur step 1.

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5 Verantwortlichkeit fördern

Schaffen Sie eine Kultur der Verantwortlichkeit, in der jedes Teammitglied für sein eigenes Zeitmanagement verantwortlich ist. Dies kann erreicht werden, indem klare Erwartungen festgelegt und regelmäßige Check-ins durchgeführt werden, um den Fortschritt der Aufgaben zu besprechen. Fördern Sie auch die Rechenschaftspflicht von Kollegen, bei der sich die Teammitglieder gegenseitig unterstützen und an Fristen und Prioritäten erinnern können. Wenn sich Teammitglieder verantwortlich fühlen, ist es wahrscheinlicher, dass sie ihre Zeit mit Sorgfalt verwalten.

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Shawn Christopher Ashwal

Senior Technical Program Manager at Angel One
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How ever big the Project learn to define E-E accountability. If This is not possible, Find a way to define ownerships at phases/ Stages of the project and proper handshake with check mechanims to avoid Pushing the ball back and forth.

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6 Ruhe fördern

Betonen Sie schließlich die Bedeutung von Ruhe und Ausfallzeiten für die Aufrechterhaltung der Produktivität. Ermutigen Sie Ihr Team, regelmäßig Pausen einzulegen, um neue Energie zu tanken, insbesondere in intensiven Projektphasen. Dies kann in einer Umgebung mit hohem Druck kontraintuitiv sein, ist aber entscheidend für die langfristige Effizienz. Gut ausgeruhte Teammitglieder sind konzentrierter, kreativer und effektiver im Zeitmanagement.

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7 Hier ist, was Sie sonst noch beachten sollten

Dies ist ein Ort, an dem Sie Beispiele, Geschichten oder Erkenntnisse austauschen können, die in keinen der vorherigen Abschnitte passen. Was möchten Sie noch hinzufügen?

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1 Aufgaben priorisieren

2 Meilensteine setzen

3 Ablenkungen beseitigen

4 Tools mit Bedacht einsetzen

5 Verantwortlichkeit fördern

6 Ruhe fördern

7 Hier ist, was Sie sonst noch beachten sollten

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2 Meilensteine setzen

3 Ablenkungen beseitigen

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5 Verantwortlichkeit fördern

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