Sie sind für ein Programmbudget verantwortlich. Wie stellen Sie sicher, dass Sie über genügend Mittel verfügen, um unerwartete Kosten zu decken?
Als Programmmanager sind Sie für die Überwachung mehrerer Projekte verantwortlich, die ein gemeinsames Ziel und ein gemeinsames Budget haben. Wie stellen Sie sicher, dass Sie über genügend Mittel verfügen, um unvorhergesehene Ausgaben, Verzögerungen oder Änderungen des Umfangs zu bewältigen? Hier sind einige Tipps, die Ihnen helfen, Ihr Programmbudget effektiv zu planen und zu verwalten.
Der erste Schritt besteht darin, ein realistisches und genaues Basisbudget für Ihr Programm festzulegen, das auf den geschätzten Kosten und Vorteilen jedes Projekts basiert. Sie sollten auch eine Rückstellung für unvorhergesehene Ausgaben einplanen, bei der es sich um einen Prozentsatz des Gesamtbudgets handelt, der für unerwartete Kosten reserviert ist. Die Höhe der Rückstellung für unvorhergesehene Ausgaben hängt von der Komplexität, dem Risiko und der Unsicherheit Ihres Programms ab, aber eine übliche Spanne liegt zwischen 10 % und 20 %.
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In ensuring that you have enough funds to cover unexpected costs - Once you have your baseline, add an additional 3 to 5 percent as a “cushion” or "contingency fund". You'll have extra funds in case your monthly expenses change unexpectedly, and can always move any “leftovers” to your discretionary fund.
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The two most important items for me when it comes to budgeting are ensuring the baseline budget is accurate and always adding a contingency of 10% minimum. Knowing what your baseline price includes and understanding the associated costs will be key in keeping your budget on track. If the baseline price includes equipment, labor, engineering, and installation, know what each area includes and examine if any additional costs will be incurred. An example here would be if getting an easement is part of the engineering fees. Typically, that is an additional cost adder. If that is not included In the baseline price and you have 500 projects, that can be a large additional cost sending you over budget.
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Managing budget to original estimate is always a hit or miss proposition. This needs to be addressed from multiple perspectives: 1. Maintain a contingency reserve of about 10-20%. This should be enriched with any savings from tasks completed cheaper than estimated. 2. Review historical performance of the team's estimates vs actual costs with the team to identify the causes. Accordingly, adjust the current/future estimates or make changes to the execution approaches, to bring them closer. 3. Define the tasks to the absolute minimum to estimate accurately. Any miss then is limited to unknowns being discovered later.
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The budgetary process coincides with the business proposal. For large scale capital construction, you always have to warrant your project spend, ROI, etc, even before the project is approved. A good rule of thumb is 10% contingency by line item. Depending on the level of unknowns, confidence in proposals, i might add an additional 10% to the overall proposal.
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cover unexpected costs ; << reduce cost and expenses ( cover deviation) << customer payment in adavance << agreement with vendors or creditors (increase over due) <<interco loan (low interest impact) << bank loan(if prior options not work)
Der zweite Schritt besteht darin, Ihr Programmbudget regelmäßig zu überwachen und zu aktualisieren, indem Sie Tools wie das Earned Value Management verwenden (EVM), mit dem die Leistung und der Fortschritt Ihrer Projekte anhand der Baseline gemessen werden. Sie sollten auch die verbleibenden Kosten und Vorteile Ihres Programms prognostizieren und dabei alle Änderungen des Umfangs, des Zeitplans oder der Qualität berücksichtigen. Auf diese Weise können Sie Abweichungen oder Probleme erkennen, die sich auf Ihr Budget auswirken können, und entsprechende Anpassungen vornehmen.
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Very True. And reporting $$ is always tricky. You're Your leadership will play a pivotal role in how and when they want to see your program financials. For most programs / projects, I like a monthly financial update call with my key stake holders which projections / forecasts done. ETC (Estimate to complete) and EAC (Estimate at complete) are usually pivotal. There are a lot of intricacies here, shoot me a message if you want some help with general set up.
Der dritte Schritt besteht darin, mit Ihren Stakeholdern, insbesondere Ihrem Sponsor und Ihren Projektmanagern, zu kommunizieren und zu verhandeln. Sie sollten über den Status und die Leistung Ihres Programmbudgets berichten und alle Risiken, Chancen oder Änderungen hervorheben, die sich darauf auswirken könnten. Sie sollten auch die Genehmigung und Unterstützung Ihres Sponsors für Budgetänderungen oder -anfragen einholen und Ihre Erwartungen und Prioritäten mit Ihren Projektmanagern abstimmen. Sie sollten auch Ihr Finanzteam einbeziehen, das Ihnen bei der Buchhaltung und Prüfung Ihres Programmbudgets helfen kann.
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When it comes to keeping your program budget in check, communication is key. Regularly update your stakeholders, especially your sponsor and project managers, on the budget status, highlighting any risks or opportunities that could affect it. Seek their approval for any budget adjustments and make sure your priorities align with the project managers'. Engage your finance team too; they're invaluable for handling the nitty-gritty of accounting and auditing related to your program budget. Collaboration and clear communication among these parties ensure everyone's on the same page and ready to tackle any financial curveballs that come your way.
Der vierte Schritt besteht darin, Ihr Programmbudget zu optimieren und zu priorisieren, indem Sie Wege finden, Kosten zu senken, den Nutzen zu steigern oder die Effizienz zu verbessern. Sie können Techniken wie Value Engineering verwenden, das die Funktionen und Merkmale Ihrer Projekte analysiert und unnötige oder geringwertige eliminiert. Sie können auch Methoden wie MoSCoW verwenden, die Ihre Anforderungen in Must-Haves, Should-Haves, Could-Haves und Won-T-Haves einteilen und Ihnen helfen, sie basierend auf ihrem Wert und ihrer Machbarkeit zu priorisieren.
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We'll need to continuously look for options to optimize program expenses without compromising quality. Some approaches are 1) Negotiation with vendors, explore alternative approaches, or streamline processes to free up additional funds. 2) Ensure there is no padding of funds 3) Keep contingency options to cover risks 4) Promote a culture of cost-consciousness within the program team - Promote responsible spending, lookout for savings opportunities.
Der fünfte Schritt besteht darin, Ihr Programmbudget zu überprüfen und daraus zu lernen, indem Sie regelmäßige und abschließende Bewertungen der finanziellen Leistung und der Ergebnisse Ihres Programms durchführen. Sie sollten Ihre tatsächlichen Kosten und Vorteile mit Ihren Ausgangswerten und Prognosen vergleichen und Lücken, Abweichungen oder gewonnene Erkenntnisse identifizieren. Sie sollten auch Ihre Ergebnisse und Empfehlungen dokumentieren und weitergeben und sie verwenden, um Ihre zukünftige Programmbudgetplanung und -verwaltung zu verbessern.
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To truly master your program budget, don't skip the review and learning phase. Regularly evaluate your financial performance and outcomes, comparing actual costs and benefits against your initial expectations. Look for any gaps, deviations, or lessons learned along the way. Document these findings and recommendations meticulously, sharing them with your team. This analysis isn't just for show; use these insights to refine your future budget planning and management strategies. It's how you grow and fine-tune your approach to financial stewardship.
Der sechste Schritt besteht darin, Best Practices für die Verwaltung des Programmbudgets zu befolgen, z. B. die Ausrichtung Ihres Budgets auf Ihre Programmvision, -ziele und -vorteile. Anwendung eines kohärenten und transparenten Budgetierungsprozesses und einer kohärenten Haushaltsmethode; Anwendung geeigneter Standards und Kontrollen für die Budgetschätzung, -zuweisung und -berichterstattung; proaktives Management von Veränderungen und Risiken; Abwägung von Zielkonflikten zwischen Projekten und Ressourcen; projektübergreifende Nutzung von Skaleneffekten; Einholung von Rückmeldungen von Interessenträgern und Sachverständigen; und die kontinuierliche Verbesserung Ihrer Budgetierungsfähigkeiten. Wenn Sie diese Schritte unternehmen, können Sie genügend Mittel beschaffen, um unerwartete Kosten zu decken und Ihr Programm erfolgreich durchzuführen.
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To manage a program budget with unexpected costs, the key thing: always have a contingency fund. Set aside a chunk of your budget for surprises – a general rule is about 10-20% of the total budget. Regularly review and adjust your budget. As the program moves along, some things might cost less than planned, freeing up funds for unexpected expenses. Keep a close eye on spending trends. If you see you're consistently going over in one area, it's time to rethink your budget there. And don’t forget to communicate with your team. Make sure they understand the importance of sticking to the budget and let you know ASAP if they foresee extra costs. It’s about planning for the unplanned, keeping a tight watch on your spending, and staying flexible.
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Cognizant that projects are implemented in uncertain envirionment, adopt flexibility and risk based approaches in budgetary management. Consider budgeted costs as averages/expectations within a range rather than deterministic fixed amounts. With that, review and analyze budget execution regularly and adjust the budget accordingly in a roll forward manner.
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