Welche Strategien gibt es, um das Konferenzpublikum zu motivieren und über Änderungen der Tagesordnung auf dem Laufenden zu halten?

1 Verwenden Sie eine mobile App

Eine mobile App ist eine bequeme und effektive Möglichkeit, mit Ihren Konferenzteilnehmern in Echtzeit zu kommunizieren. Sie können es verwenden, um Push-Benachrichtigungen zu senden, die Agenda zu aktualisieren, Ressourcen zu teilen und Feedback zu sammeln. Eine mobile App kann auch die Interaktivität und die Networking-Möglichkeiten Ihrer Konferenz verbessern, indem sie es den Teilnehmern ermöglicht, an Umfragen, Quiz, Chatrooms und sozialen Medien teilzunehmen. Stellen Sie sicher, dass Ihre App benutzerfreundlich, sicher und mit verschiedenen Geräten und Plattformen kompatibel ist.

2 Haben Sie einen Backup-Plan

Egal, wie gut Sie sich vorbereiten, Sie können nie alles vorhersagen oder kontrollieren, was auf Ihrer Konferenz passieren könnte. Aus diesem Grund benötigen Sie einen Backup-Plan für jedes mögliche Szenario, z. B. einen Lautsprecherausfall, einen Stromausfall, einen Feueralarm oder einen gesundheitlichen Notfall. Ein Backup-Plan sollte alternative Redner, Veranstaltungsorte, Aktivitäten und Ressourcen enthalten, die Sie bei Bedarf schnell aktivieren können. Sie sollten auch über ein Krisenmanagementteam verfügen, das sich um dringende Probleme kümmert und mit den relevanten Stakeholdern kommuniziert.

3 Seien Sie transparent und entschuldigen Sie sich

Eines der schlimmsten Dinge, die Sie als Konferenzkoordinator tun können, ist, Ihr Publikum im Dunkeln zu lassen oder es über Änderungen der Tagesordnung zu belügen. Dies schadet nur Ihrem Ruf und Ihrer Glaubwürdigkeit und führt dazu, dass sich Ihre Teilnehmer frustriert und enttäuscht fühlen. Seien Sie stattdessen transparent und entschuldigen Sie sich für alle auftretenden Änderungen und erklären Sie die Gründe und Lösungen so klar und ehrlich wie möglich. Sie können auch einige Entschädigungen oder Anreize anbieten, z. B. Rückerstattungen, Rabatte, Gutscheine oder Werbegeschenke, um Ihre Wertschätzung und Ihren guten Willen zu zeigen.

4 Beziehen Sie das Publikum mit ein

Eine weitere Möglichkeit, Ihr Konferenzpublikum zu motivieren und über Änderungen der Tagesordnung auf dem Laufenden zu halten, besteht darin, es in den Entscheidungsprozess einzubeziehen. Sie können sie zum Beispiel bitten, darüber abzustimmen, welche Themen oder Redner sie bevorzugen, oder Ideen oder Fragen für die Sitzungen vorzuschlagen. Sie können sie auch einladen, ihr Feedback, ihre Meinungen und Erfahrungen über Umfragen, Erfahrungsberichte oder soziale Medien zu teilen. Indem Sie das Publikum einbeziehen, können Sie ihm das Gefühl geben, geschätzt, respektiert und befähigt zu werden, und auch Einblicke in seine Bedürfnisse und Vorlieben gewinnen.

5 Sorgen Sie für Unterhaltung und Pausen

Selbst wenn Ihre Konferenzagenda einwandfrei ist, kann Ihr Publikum immer noch das Interesse oder die Aufmerksamkeit verlieren, wenn es mit Informationen überladen oder von dem Format gelangweilt ist. Aus diesem Grund müssen Sie während Ihrer Konferenz für Unterhaltung und Pausen sorgen, um sie zu beschäftigen und zu erfrischen. Unterhaltung kann alles umfassen, von Musik, Spielen, Wissenswertem, Wettbewerben bis hin zu Comedy, Geschichtenerzählen oder Magie. Die Pausen können Kaffee, Snacks, Mittagessen, Networking oder Entspannung umfassen. Unterhaltung und Pausen können Ihnen auch dabei helfen, Lücken oder Verzögerungen zu schließen, die durch Änderungen der Tagesordnung verursacht werden.

6 Follow-up und Danke

Die letzte Strategie, um Ihr Konferenzpublikum zu motivieren und über Änderungen der Tagesordnung auf dem Laufenden zu halten, besteht darin, nach der Konferenz nachzufassen und sich bei ihnen zu bedanken. Sie können ihnen eine E-Mail, einen Newsletter, ein Zertifikat oder eine Dankesnachricht senden, um Ihre Dankbarkeit und Wertschätzung für ihre Teilnahme und Teilnahme auszudrücken. Sie können auch die Highlights, Ergebnisse und das Feedback der Konferenz teilen und sie einladen, an Ihren zukünftigen Veranstaltungen teilzunehmen oder Ihre Updates zu abonnieren. Indem Sie Ihrem Publikum nachfassen und sich bedanken, können Sie eine Beziehung, Loyalität und Vertrauen aufbauen und auch Ihre Fähigkeiten zur Konferenzkoordination verbessern.

7 Hier ist, was Sie sonst noch beachten sollten

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