Wie können Sie die Erwartungen der Stakeholder bei der Programmkoordination identifizieren und steuern?

1 Warum sind Erwartungen wichtig?

Erwartungen sind die Überzeugungen oder Annahmen, die Stakeholder über das Programm, seine Ergebnisse und seine Leistung haben. Sie können beeinflussen, wie sie das Programm wahrnehmen, bewerten und unterstützen sowie wie sie mit Ihnen und anderen Stakeholdern interagieren. Die Erwartungen können sich auch im Laufe der Zeit ändern, abhängig vom Programmkontext, dem Fortschritt und dem Feedback. Daher ist es wichtig, die Erwartungen Ihrer Stakeholder zu verstehen und aufeinander abzustimmen, insbesondere derjenigen, die ein hohes Maß an Einfluss oder Interesse an dem Programm haben.

2 Wie erkenne ich Erwartungen?

Der erste Schritt zum Management von Erwartungen besteht darin, sie zu identifizieren, was durch eine Stakeholder-Analyse erfolgen kann. Dies ist eine systematische Methode, um herauszufinden, wer Ihre Stakeholder sind, was sie wollen und wie sie sich auf das Programm beziehen. Auf diese Weise können Sie die wichtigsten Stakeholder und ihre Rollen, Verantwortlichkeiten und Erwartungen identifizieren. den Grad des Einflusses und der Interessen jedes Akteurs zu bewerten; die Quellen, Treiber und Indikatoren der Erwartungen zu verstehen; Lücken, Konflikte oder Risiken im Zusammenhang mit den Erwartungen zu identifizieren; und kommunizieren und interagieren Sie mit Stakeholdern, um Erwartungen zu validieren und zu klären. Es gibt verschiedene Tools und Methoden, mit denen Sie eine Stakeholder-Analyse durchführen können, wie z.B. Stakeholder-Matrizen, Power-Interest-Grids, Umfragen, Interviews, Fokusgruppen oder Workshops. Darüber hinaus können vorhandene Dokumente wie Programmpläne, Berichte, Verträge oder Vereinbarungen verwendet werden, um Informationen über Erwartungen zu extrahieren.

3 Wie geht man mit Erwartungen um?

Sobald Sie die Erwartungen Ihrer Stakeholder identifiziert haben, ist es wichtig, diese während des gesamten Programmlebenszyklus zu verwalten. Dazu gehört die Ausrichtung der Erwartungen an die Ziele, den Umfang und die Ressourcen; Erwartungen klar zu verhandeln und zu dokumentieren; Überwachung und Messung der Erwartungen im Hinblick auf Leistung und Ergebnisse; regelmäßige und transparente Kommunikation und Berichterstattung über die Fortschritte; Umgang mit Änderungen oder Problemen, die sich auf die Erwartungen auswirken könnten; und die Bewertung und Überprüfung der Ergebnisse. Das Management von Erwartungen ist keine einmalige Aufgabe, sondern ein fortlaufender Prozess, der Kommunikation, Zusammenarbeit und Anpassung erfordert. Dazu können Sie Tools wie Erwartungsmanagementpläne, RACI-Matrizen, SMART-Ziele, Dashboards, Scorecards oder Feedbackschleifen verwenden.

4 Wie geht man mit unrealistischen oder widersprüchlichen Erwartungen um?

Manchmal kann es vorkommen, dass Sie auf unrealistische oder widersprüchliche Erwartungen Ihrer Stakeholder stoßen, was Schwierigkeiten und Risiken für Ihr Programm darstellen kann. Unrealistische Erwartungen sind solche, die unpraktisch, erreichbar oder im Widerspruch zur Programmrealität stehen. Widersprüchliche Erwartungen sind solche, die inkompatibel, widersprüchlich oder in Konkurrenz zueinander oder zu den Programmzielen stehen. Beispiele für solche Erwartungen könnten sein, dass mehr Nutzen aus dem Programm erwartet wird als ursprünglich geplant oder vereinbart; in der Erwartung, dass das Programm schneller oder billiger abgeschlossen wird, als realistisch möglich ist; erwarten, dass das Programm Probleme anspricht oder löst, die außerhalb seines Umfangs liegen; in der Erwartung, dass das Programm die Bedürfnisse einer Interessengruppe auf Kosten einer anderen erfüllt; und erwartet, dass das Programm anderen Standards folgt als den etablierten. Um diesen Erwartungen gerecht zu werden, sollten Sie ihre Ursachen und Quellen identifizieren, die Stakeholder über die Begründung und den Umfang des Programms kommunizieren und aufklären, mit den Stakeholdern verhandeln und Kompromisse eingehen, um eine gemeinsame Basis zu finden, alle Risiken, die sich aus den Erwartungen ergeben können, managen und bei Bedarf an die Geschäftsleitung eskalieren. Der Umgang mit unrealistischen oder widersprüchlichen Erwartungen kann mühsam sein, ist aber auch eine Gelegenheit, Vertrauen bei den Stakeholdern aufzubauen und Ihre Führungs- und Problemlösungsfähigkeiten unter Beweis zu stellen.

5 Wie können Sie Ihre Fähigkeiten im Erwartungsmanagement verbessern?

Erwartungsmanagement ist eine Schlüsselkompetenz für die Programmkoordination, da es sich auf die Qualität, Effizienz und Effektivität Ihres Programms auswirken kann. Um diese Fähigkeit zu verbessern, holen Sie Feedback ein und lernen Sie von Ihren Erfahrungen und Best Practices anderer Programmkoordinatoren. Aktualisieren und verfeinern Sie regelmäßig Ihre Stakeholder-Analyse und Ihren Erwartungsmanagementplan, um dem sich ändernden Programmumfeld und den sich ändernden Anforderungen gerecht zu werden. Geeignete Tools und Techniken sollten verwendet werden, um Erwartungen zu identifizieren, zu verwalten und zu kommunizieren sowie die Programmleistung und -ergebnisse zu messen und darüber zu berichten. Es ist auch wichtig, positive Beziehungen zu Ihren Stakeholdern aufzubauen und eine Kultur der Zusammenarbeit und Transparenz zu fördern. Wenn Sie mit dem Erwartungsmanagement auf Herausforderungen oder Schwierigkeiten stoßen, suchen Sie Unterstützung bei Kollegen, Mentoren oder Coaches. Letztendlich kann Ihnen die Verbesserung Ihrer Fähigkeiten im Erwartungsmanagement helfen, Ihre Kompetenzen in der Programmkoordination zu verbessern und erfolgreichere und nachhaltigere Programme durchzuführen.

6 Hier ist, was Sie sonst noch beachten sollten

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