Hier erfahren Sie, wie Sie als Programmmanager Herausforderungen in der virtuellen Teamkommunikation angehen können.
Als Programmmanager ist Ihnen die Komplexität der Leitung eines virtuellen Teams nicht fremd. Kommunikationshürden können entmutigend sein, aber mit den richtigen Strategien können Sie sie überwinden und ein geschlossenes, produktives Team aufrechterhalten. Es geht darum, Technologie effektiv zu nutzen, klare Erwartungen zu setzen und ein Umfeld zu schaffen, in dem sich jedes Teammitglied gehört und geschätzt fühlt. Lassen Sie uns in einige praktische Möglichkeiten eintauchen, wie Sie die Herausforderungen der virtuellen Teamkommunikation bewältigen und Ihre Projekte auf Kurs halten können.
Nutzen Sie die Fülle der verfügbaren Kommunikationstools, aber wählen Sie mit Bedacht. Wählen Sie Plattformen aus, die auf die Anforderungen Ihres Teams abgestimmt sind, sei es für Instant Messaging, Videokonferenzen oder Projektmanagement. Stellen Sie sicher, dass alle geschult sind und mit diesen Tools vertraut sind. Bewerten Sie regelmäßig ihre Effektivität und seien Sie offen für einen Wechsel, wenn ein Tool nicht den Anforderungen Ihres Teams entspricht. Denken Sie daran, dass Technologie Ihr Verbündeter ist, keine Einheitslösung.
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Miscommunication. Tech. Emails, chats, remote work.. people, please use voice! Please, talk in person. We are in UAT phase of SAP S/4 implementation and guess what’s the most common phrase I hear “oh, It’s a new requirement”. Is it? Or it’s an impact of miscomunication and wrong assumptions? I don’t need to tell you what happens next between Business and Consultant, when you add the stress and time running out.. Miscommunications in project requirements, deliverables, or feedback leads to significant issues in system implementation. We rely so much on written words nowadays, that we forget that intonation and emotion of how we say it matters a lot. …people, please use voice! Please, talk in person.
Legen Sie klare Kommunikationsnormen fest, um eine vorhersehbare und zuverlässige Umgebung zu schaffen. Definieren Sie, wann und wie oft das Team kommunizieren soll, akzeptable Reaktionszeiten und bevorzugte Kanäle für verschiedene Arten der Kommunikation. Diese Klarheit verhindert Missverständnisse und stellt sicher, dass niemand außen vor bleibt. Überprüfen Sie diese Normen regelmäßig mit Ihrem Team, um sicherzustellen, dass sie relevant und effektiv bleiben.
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Whenever I start of pick up a Programme if lay out some fundamental yet useful principles for the team communication approach 1) Use shared Teams Chats per topic and include everyone who is involved. A joint chat is a great way of keeping everyone abreast, as well as encourage others to take part. 2) Set the expectation that whenever there is a virtual meeting, EVERYONE will be invited to take part in the conversation. There are no silent attendees in my PgM meetings. 3) Specifically live by the following mantra "If you don't understand what I am saying, I need to change the way in which I say it". By demonstrating this myself, it helps to illustrate to the teams that communication is THE most essential tool to achieving PgM success
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Stop info overload: Decide together what tool works best for each task (chats for quick updates, video calls for complex plans). Bridge the non-verbal gap: Schedule casual video catch-ups and use emojis/thumbs up in chats. Manage time zones: Find core collaboration hours, but be flexible and use asynchronous communication tools. Tech glitches happen: Back up plans are key, and clear communication keeps everyone informed.
Fördern Sie die Inklusivität, indem Sie sicherstellen, dass jedes Teammitglied die gleichen Chancen hat, einen Beitrag zu leisten. Planen Sie Meetings zu Zeiten, die für verschiedene Zeitzonen geeignet sind, und fördern Sie die Teilnahme durch strukturierte Tagesordnungen, die jedem die Möglichkeit geben, sich zu äußern. Erkennen und berücksichtigen Sie unterschiedliche Kommunikationsstile und kulturelle Nuancen. Inklusivität verbessert nicht nur die Kommunikation, sondern steigert auch die Moral und den Teamzusammenhalt.
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When I start a new programme I generally conduct a "Ways of working" workshop and that helps bring different perspectives to the table leading to innovative ideas and solutions that may have not been possible with siloed thinking. The outcomes of one such workshop was when the team agreed on a monthly "No Meeting Friday". An agile program can be ruthless as it involves extensive collaboration and interaction amongst multiple cross functional teams. The "No meeting Friday" gave the team dedicated time and space for focused work thereby recognizing the need to accommodate different working styles.
Vertrauen ist der Grundstein für eine effektive virtuelle Kommunikation. Seien Sie Ihrem Team gegenüber transparent über Projektziele, Fortschritte und Herausforderungen. Ermutigen Sie die Teammitglieder, ihre Gedanken und Bedenken offen zu teilen. Dies schafft eine Kultur des Vertrauens, in der sich die Teammitglieder wohl fühlen, wenn sie offen kommunizieren, was zu einer effektiveren Problemlösung und Zusammenarbeit führt.
Implementieren Sie eine Feedbackschleife, in der Teammitglieder ihre Gedanken zu Kommunikationspraktiken austauschen können. Dies kann durch regelmäßige Check-ins oder anonyme Umfragen erfolgen. Reagieren Sie auf das erhaltene Feedback, um zu zeigen, dass Sie ihren Beitrag schätzen und sich für kontinuierliche Verbesserung einsetzen. Dies verbessert nicht nur die Kommunikation, sondern stärkt auch Ihre Teammitglieder, indem es ihnen eine Stimme bei der Arbeitsweise des Teams gibt.
Seien Sie darauf vorbereitet, Ihre Kommunikationsstrategien anzupassen, wenn sich Projekte weiterentwickeln und neue Herausforderungen auftreten. Bleiben Sie agil, indem Sie die Teamdynamik und die Kommunikationseffektivität kontinuierlich überwachen. Zögern Sie nicht, bei Bedarf Anpassungen vorzunehmen. Ein agiler Kommunikationsansatz stellt sicher, dass Ihr Team schnell und effizient auf Veränderungen reagieren kann und Ihr Projekt auf Erfolgskurs bleibt.
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Set Clear Expectations: Make sure everyone knows their roles and how to communicate. Use Good Tools: Pick tools like Slack, Teams, and Zoom that everyone is comfortable with. Regular Check-Ins: Have frequent meetings and use video calls to stay connected. Encourage Openness: Create a space where team members feel safe sharing their thoughts. Keep Records: Document everything and use shared drives for easy access. Bond as a Team: Plan virtual team-building activities. Offer Training: Provide sessions on how to use communication tools effectively. Seek Feedback: Regularly ask for and act on team feedback. Lead by Example: Show good communication practices and empathy. These steps will help improve communication and collaboration in your team
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