Správa dokumentů

Správa dokumentů nebo také Systém pro správu dokumentů (Document management system (DMS) nebo Electronic Document management (EDM)), je počítačový systém určený ke správě elektronických dokumentů a/nebo zdigitalizovaných papírových dokumentů, tj. např. dokumentů převedených do digitální podoby skenováním.

Termín správa dokumentů se překrývá s termínem systém pro správu obsahu. Zatímco systémy pro správu obsahu obvykle pomáhají uživatelům s procesem tvorby dokumentu, systémy pro správu dokumentů oproti tomu obsah dokumentů neřeší a berou dokumenty jako atomické prvky.

Obvyklé úkoly

Typický systém pro správu dokumentů řeší následující problémy

Začleňování dokumentů
1. Vkládání souborů Zde stojí za zmínku možnost hromadného ukládání dokumentů, nebo přímé ukládání dokumentů z aplikací, které neumožňují realizovat přímý zápis do databáze (Active Folder, Database connection).
2. Metapopis dokumentů a jejich revizí slouží k přidání dodatečné informace k dokumentu/revizi, která může a nemusí být součástí obsahu dokumentu. Obvykle je metapopis využíván pro rychlejší vyhledání konkrétního dokumentu. Např. autor dokumentu je typický prvek metapopisu. Jedna ze součástí metapopisu jsou i kategorie. Při začleňování (vkládání) souborů do EDM systému je vhodné doplňovat metapopis (autor dokumentu, rešerše,...). Je výhodné, pokud systém má schopnost autodetekce a samoučení - odvozování metapopisu z názvu souboru, atributů souboru.
3. Správa metapopisu Umožňuje řídit, jaký metapopis budou dokumenty mít. Nejjednodušší systémy používají sadu předdefinovaných parametrů, pokročilejší systémy dovolují upravit metapopis dokumentů/revizí pro celý systém, zatímco nejpokročilejší dovolují řídit metapopis až na úroveň složek a dokonce jednotlivých dokumentů.
Správa verzí dokumentů
1. Automatické přidělování identifikátorů dokumentům a jejich revizím přináší jistotu, že dokumentu a jeho revizi bude přiděleno číslo ze správné řady a že číslo bude v rámci systému (nebo složky) jednoznačné.
2. Verzování verze/revize slouží pro odlišení různých stavů, ve kterých se dokument během svého života nacházel. Ideální je, pokud rozdíly ve verzích dokumentů systém uchovává pouze jako binární změnu souboru a soubor umí zrekonstruovat do požadovaného funkčního stavu.
Dostupnost dokumentace díky centralizovanému přístupu.
1. Dokumenty jsou poskytovány z jediného centrálního zdroje (distribuovaného, či replikovaného), kde jsou vždy aktuální.
2. Centralizace vede ke snížení redundance dat, protože je není potřeba vyměňovat mezi uživateli, stačí jenom je vložit do centra a poskytnout odkaz na místo, kde se nachází.
Dohledatelnost slouží k vyhledávání informací jiným způsobem, než jakým byl dokument uložen. Vyhledávat by mělo být možné nejen v metapopisech, ale také přímo v uložených dokumentech, pokud poskytují fulltextový index. Principem je, aby Správa dokumentů byla schopna vytěžit fulltextový index a začlenit do svého vyhledávání. Z hlediska uživatelů je vhodné, aby šlo definovat kaskádovité podmínky vyhledávání (hledat ve vyhledaném), nebo omezit prohledávání jenom určitých polí (např. pole Autor).
1. Kategorizace slouží k interaktivnímu zobrazování dokumentů podle kategorií. Kategorie by mělo být možné organizovat do hierarchických struktur (větví), kde nadřazená kategorie automaticky zahrnuje své podřízené.
Přístupová práva slouží k omezení přístupu neautorizovaných uživatelů k datům systému. Opět najdeme celou škálu systémů od těch, kterým zcela systém přístupových práv chybí, přes ty, které dovolují vidět vše nebo nic, až po ty, které dokáží řídit přístup k jednotlivým složkám, k jednotlivým dokumentům, nebo dokonce i k jednotlivým položkám metapopisu.
Archivace obvykle řeší problémy typu: Co s plným diskem? Jak zálohovat? Důležitou otázkou je: jak vyexportuji veškeré dokumenty ven, např. do adresářové struktury? Jak je přenesu do jiného systému? Zde nabízí odpověď strukturovaný XML.
Workflow "tok dokumentů" v systémech pro správu dokumentů podporuje procesy oběhu dokumentace. Obvykle umožňuje uživatelům vidět pohromadě "Dokumenty k vyřízení". Managementu pak obvykle poskytuje nástroje pro sledování dokumentu v rámci procesu, tj. např. umí dávat odpovědi na otázky "Které dokumenty jsou připraveny ke schválení déle než měsíc a stále ještě nebyly schváleny?".

Porovnání modelů

Systémy EDM mají z principu databázové jádro. Podle toho, jestli jsou založeny na relačním, dokumentovém nebo objektovém modelu, vyplývají také jejich výhody a omezení.

Relační model

EDM systémy založené na relačním modelu využívají následujících prostředí (v abecedním pořadí):

Aplikace

IS ALeX

Dokumentový model

EDM systémy založené na dokumentovém modelu využívají následujících prostředí

Lotus Notes

Aplikace

Docker
Rivera

Výhodou tohoto modelu je distribuovaný systém, tzn. že aplikace může být umístěna na více než jednom serveru, co umožňuje snadné vyjmutí dílčích částí archivu, snadná zálohovatelnost, přenositelnost, a využívání této části bez nebo s omezeným síťovým připojením.

Objektový model

EDM systémy založené na objektovém modelu využívají následujících prostředí

Aplikace

Xerox DocuShare

Systém pro správu dokumentů ve stavebnictví

Specifikum dokumentů ve stavebnictví jsou grafické podklady - především výkresy. K jednotlivým výkresům mají rovněž přístup oddělené skupiny lidí od investorů až po specialisty. Avšak sledování změn ve výkresech neprobíhá jako u textových dokumentů, naopak vyvstává požadavek zobrazit původní i novou verzi překryvnou formou, což je nejvýhodnější.

Problematiku v současnosti posouvá i nový model práce s výkresy. BIM (Building information model) říká, že projekt stavby se nemá skládat z výkresů a ostatních dokumentů, ale jediného stavebního modelu, který v sobě implementuje všechny informace o stavbě, a to 4 rozměrnou formou - tj. 3 rozměrný informační model stavby vyvíjející se v čase. Časem se však nemyslí pouze verzování informačního modelu stavby, ale taktéž postup výstavby v čase (harmonogram stavby).

Externí odkazy

Obrázky, zvuky či videa k tématu systém pro správu dokumentů na Wikimedia Commons
Správa dokumentů v České terminologické databázi knihovnictví a informační vědy (TDKIV)