Asociado Administrativo y de Seguimiento

Job Description

Background

Diversity, Equity and Inclusion are core principles at UNDP: we value diversity as an expression of the multiplicity of nations and cultures where we operate, we foster inclusion as a way of ensuring all personnel are empowered to contribute to our mission, and we ensure equity and fairness in all our actions. Taking a ‘leave no one behind’ approach to our diversity efforts means increasing representation of underserved populations. People who identify as belonging to marginalized or excluded populations are strongly encouraged to apply. Learn more about working at UNDP including our values and inspiring stories.

UNDP does not tolerate sexual exploitation and abuse, any kind of harassment, including sexual harassment, and discrimination. All selected candidates will, therefore, undergo rigorous reference and background checks.

Oficina/Unidad/Descripción del proyecto

El Programa de Naciones Unidas para el Desarrollo – PNUD trabaja en más de 170 países y territorios, dando asistencia para desarrollar políticas, habilidades de liderazgo y asociación, capacidades institucionales y construcción de resiliencia, fomentando el desarrollo. En Colombia, trabaja en 28 departamentos y 319 municipios.

El PNUD hace parte de las 26 Agencias, Fondos y Programas de las Naciones Unidas en Colombia aportando al logro del Marco de Cooperación de las Naciones Unidas para el Desarrollo Sostenible. El Documento Programa País del PNUD 2021-2024 busca apoyar los esfuerzos del gobierno de Colombia para la transición hacia la paz y la consolidación de su posición de país de renta media-alta; con tres prioridades de trabajo: 1) Estabilización: “Paz con Legalidad”; 2) Migración como factor de desarrollo; y 3) Asistencia técnica como acelerador de la consecución de los Objetivos de Desarrollo Sostenible catalizadores.

A nivel programático PNUD Colombia está organizado en 2 Clústeres y 5 Portafolios: El Clúster de Desarrollo Sostenible Inclusivo que agrupa a los portafolios de Desarrollo Sostenible y Reducción de la Pobreza e Inequidad y el Clúster de Construcción de Paz y Gobernabilidad Inclusiva que reúne a los Portafolios de Gobernabilidad Democrática, Construcción de Paz y, Respuesta a Crisis y Estado de Derecho

Con el fin de consolidar esfuerzos en materia administrativa y de seguimiento a los proyectos del área de Desarrollo Sostenible, se busca crear posiciones de apoyo transversal que apoyaran a los diferentes proyectos que se desarrollen, en el marco programático del área. Adicionalmente, la implementación de los diferentes proyectos que componen la cartera del área estará acompañada de los enfoques transversales, diferenciados y un equipo interdisciplinar e integral desde lo administrativo y financiero que permitirá garantizar la consolidación de los procesos.

Alcance del Trabajo

• Velar por la adecuada gestión de los proyectos a fin de alcanzar los siguientes resultados:
  
  
  

Seguimiento a los indicadores de los proyectos, con el fin de apoyar a los equipos con la adecuada ejecución de las actividades.

Implementación de un mecanismo de control de proyectos a través del seguimiento, modificación y elaboración de indicadores.

Apoyo en la preparación del ejercicio de planificación de recursos financieros;

Elaboración de informes periódicos sobre la situación de los proyectos

Apoyo al reporte anual del proyecto.

• Brindar apoyo administrativo al proyecto para lograr los siguientes resultados:
  
  
  

Apoyo para la organización de actividades, seminarios, talleres, retiros y viajes relacionados con el proyecto.

Proporcionar apoyo a la gestión de proyectos y/o apoyo de oficina general teniendo en cuenta las metas establecidas y aplicando las políticas y procedimientos del PNUD.

En estrecha colaboración con el equipo financiero del área, apoyar con los indicadores de cumplimiento financiero consolidado para el área.

Asegurar el mantenimiento y archivo de los archivos del proyecto

Participar en la redacción de los diversos informes de proyectos transmitiendo regularmente el punto de las actividades realizadas y sugerencias útiles

• Intercambio de conocimientos y fortalecimiento del conocimiento del proyecto para lograr los siguientes resultados:
  
  
  

Síntesis de lecciones aprendidas y mejores prácticas en el campo administrativo relacionadas con la gestión de programas

Aportes relevantes a redes de conocimiento y comunidades de práctica

Trabajar e intercambiar información con sus homólogos internos para respaldar la colaboración y la implementación y seguimiento eficaces de las actividades de los proyectos en curso.

• Monitorear actividades y lograr resultados:
  
  
  

Garantizar la implementación adecuada de las actividades con base en el monitoreo y análisis continuos de las necesidades de los proyectos del área.

Realizar cualquier otra tarea afín que le asigne el supervisor.

Arreglo institucional

El Asociado está bajo la responsabilidad y bajo la supervisión directa de la Analista Presupuestal y Financiera

Competencias

• Alcanza resultados: NIVEL 1: Planea y supervisa su propio trabajo, presta atención a los detalles, entrega un trabajo de calidad antes de la fecha límite.
• Piensa de forma Innovadora: NIVEL 1: Abierto a ideas creativas/riesgos conocidos, solucionador de problemas pragmático, realiza mejoras.
• Aprende continuamente: NIVEL 1: De mente abierta y curiosa, comparte conocimientos, aprende de los errores, pide retroalimentación.
• Se adapta con agilidad: NIVEL 1: Se adapta al cambio, maneja constructivamente la ambigüedad/incertidumbre, es flexible.
• Actúa con determinación: NIVEL 1: Muestra empuje y motivación, capaz de entregar con calma ante la adversidad, confiado.
• Se involucra y trabaja en equipo: NIVEL 1: Demuestra compasión/comprensión hacia los demás, forma relaciones positivas.
• Facilita la diversidad y la inclusión: NIVEL 1: Apreciar/respetar las diferencias, ser consciente de los prejuicios inconscientes, confrontar la discriminación.
  
  
  

Competencias transversales y técnicas

• Análisis y presentación de datos: Capacidad para desarrollar, producir, construir y/o sugerir mejoras en los informes de servicios financieros para la toma de decisiones informativas. - Identificar tendencias y problemas asociados con transacciones inusuales o complejas y presentar datos de una manera significativa maneras de facilitar las discusiones, sacar conclusiones o tomar decisiones pragmáticas.
• Gestión de Documentos y Registros: Gestión global de documentos (en papel o electrónicos); política de registro y retención, incluyendo almacenamiento y archivo.
• Registro y Gestión de Correspondencia: Capacidad para recolectar, registrar, almacenar y distribuir el correo y la valija diplomática del PNUD; posibilidad de gestionar archivos.
• Gestión de Eventos (incluyendo retiros, capacitaciones y reuniones): Capacidad para gestionar eventos, incluida la identificación del lugar, el alojamiento, la logística, el catering, el transporte y los desembolsos, etc.
• Gestión de pagos: Conocimiento de los ciclos de pago, conceptos, principios y políticas de compra, y capacidad para aplicarlos a estrategias y / o situaciones prácticas
• Trabajar con pruebas y datos: Capacidad para inspeccionar, depurar, transformar y modelar datos con el objetivo de descubrir información útil, fundamentar conclusiones y apoyar la toma de decisiones
• Concienciación y alfabetización digital: Capacidad e inclinación para adoptar rápidamente nuevas tecnologías, ya sea dominando su uso o comprendiendo su impacto y capacitando a otros para utilizarlas según sea necesario
  
  
  

Calificaciones Mínimas del NPSA exitoso

Requerimientos Educativos Básicos

• Título de Bachiller es requerido o
• Título universitario en economía, administración o contaduría, ciencias políticas, ciencias sociales y humanas e Ingenierías será considerado favorablemente, pero no es un requisito.
  
  
  

Mínima cantidad de años de experiencia laboral relevante:

• Para Bachilleres 6 años de experiencia Administrativa y/o Técnica en proyectos y/o programas en una organización no gubernamental nacional/internacional o una organización internacional o dentro de una empresa privada
• Para Profesionales 3 años de experiencia Administrativa y/o Técnica en proyectos y/o programas en una organización no gubernamental nacional/internacional o una organización internacional o dentro de una empresa privada
  
  
  

Habilidades Requeridas

• Experiencia comprobada en el uso avanzado de Excel y otras hojas de cálculo, otros programas ofimáticos (MS Word, PowerPoint, Outlook, etc.)
• El conocimiento avanzado/experiencia de software de gestión integrada como ERP Quantum se consideraría una ventaja definitiva
  
  
  

Habilidades Deseadas

• La experiencia profesional reciente o actual se considerará una ventaja definitiva
• Conocimiento del SNU en Colombia es una ventaja
• Experiencia en programas o proyectos desarrollados por agencias de cooperación internacional
  
  
  

Idiomas requeridos

• Español
  
  
  

Disclaimer

Important applicant information

All posts in the NPSA categories are subject to local recruitment. Candidates selected pursuant to this vacancy may be subject to UNDP’s policy on Probation upon assignment.

Applicant Information About UNDP Rosters

Note: UNDP reserves the right to select one or more candidates from this vacancy announcement. We may also retain applications and consider candidates applying to this post for other similar positions with UNDP at the same grade level and with similar job description, experience, and educational requirements.

Workforce diversity

UNDP is committed to achieving diversity within its workforce, and encourages all qualified applicants, irrespective of gender, nationality, disabilities, sexual orientation, culture, religious and ethnic backgrounds to apply. All applications will be treated in the strictest confidence.

Scam warning

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