Medewerker front-office

Facility Services

De divisie Facility Services (FS) van University Services levert facilitaire diensten en advies aan bestuur, medewerkers, studenten en gasten van Tilburg University. De belangrijkste taken van de divisie zijn vastgoedbeheer, campusontwikkeling, leveren van sportvoorzieningen, inkoop & contractbeheer, campuslogistiek en het regisseren van schoonmaak, catering en beveiligingsdiensten. Kortom, het zo aantrekkelijk mogelijk maken van studeren, werken en verblijven op de prachtige groene universiteitscampus! De divisie wordt aangestuurd door de directeur FS.

SPORTS CENTER

Het Tilburg University Sports Center faciliteert studenten(sportverenigingen), medewerkers en alumni om sport te bedrijven en zichzelf op vele manieren te ontwikkelen. Het Sports Center wil bijdragen aan het creëren van een optimale werkomgeving voor studenten en medewerkers zodat ze vitaal blijven. Dit wordt gedaan door het aanbieden van 50-60 verschillende sporten, maar ook door het geven van voorlichting in presentaties en workshops over lifestyle onderwerpen, zoals voeding en ontspanning. Het Sports Center wil daarmee proactief bijdragen aan de ontwikkeling van een “healthy campus”.

Het Sports Center heeft jaarlijks ongeveer 11.000 unieke abonnementhouders en zet in het sportaanbod zo’n 200 sportdocenten en trainers in. Het centrum heeft een eigen vaste staf bestaande uit 24 vaste medewerkers en een pool van ongeveer 30 studentmedewerkers. Zowel studenten en medewerkers van Tilburg University als van Fontys en Avans kunnen een abonnement nemen bij het Sports Center.

Ter aanvulling op het front-officeteam (vaste- en student medewerkers) is het Tilburg University Sports Center op zoek naar een kandidaat voor de functie van:

Medewerker front-office met coördinerende taken (0,8 fte – 1,0 fte / 32-40 uur, 12 maanden tijdelijk met uitzicht op verlenging)

Jouw functie

Als medewerker front-office met coördinerende taken ben je onderdeel van de front-office team waarbij je fungeert als eerste aanspreekpunt voor je collega medewerkers én de manager bedrijfsvoering. De front-office dient als vraagbaak voor sporters, onderhoudsmedewerkers, docenten en andere gasten.

Naast deze coördinerende rol werk je ook operationeel mee op zowel de binnen- als buitenlocaties. Je krijgt o.a. een sturende- maar ook uitvoerende rol m.b.t. tot het onderhoud aan de sportvelden op de buitenaccommodatie. Samen met externe partijen en collega medewerkers voer je onderhouds- en (kleine) herstelwerkzaamheden uit (of laat deze uitvoeren) op de buitensportaccommodatie om alles in topconditie te houden voor de studenten sportverenigingen.

Omdat je ook meewerkt in het team geef je informatie over het sportprogramma en de sportabonnementen via e-mail en/of telefoon. Ook help je klanten bij het afsluiten van hun sportabonnement en aanschaf van andere producten. Verder verzorg je de uitgifte van sportmaterialen en draag je zorg voor een veilige sportomgeving en gastvrije uitstraling in en rond de gebouwen/velden van het Sports Center. Je verleent eerst hulp bij calamiteiten en schakelt indien nodig hulpverlenende instanties in. Verder draag je evt. zorg voor zowel het openen en sluiten van het sportcentrum en/of buitensportaccommodatie tijdens je dienst.

Samengevat zijn de hoofdtaken van de functie:

• Coachen, begeleiden en motiveren van het team en bijsturen waar nodig (ter ondersteuning van de manager bedrijfsvoering)
• Coördineren front-office werkzaamheden van de vaste- en studentmedewerkers en meewerken in de front-office diensten
• Actief sturen op een goede samenwerking en communicatie binnen het front-office team
• Inwerken van nieuwe frontoffice-medewerkers
• Meedenken in het verbeteren van werkprocessen en servicegerichtheid
• Coördineren onderhoud sportvelden buitenaccommodatie en meewerken bij het onderhoud

Jouw kwalificaties

Je hebt een relevante opleiding op min. MBO-niveau en enige jaren werkervaring in een coördinerende- en meewerkende rol bij een front-office in (bij voorkeur) een sportaccommodatie. Het coachen van je teamleden staat bovenaan je prioriteitenlijstje. Je motiveert hen optimaal en zorgt ervoor dat zij hun werk goed kunnen doen.

Jouw kracht ligt in het coachen en aansturen van collega’s en het zorgen voor de juiste teamspirit. Je staat veel op de werkvloer en brengt het merendeel van je tijd door in het team.

Je hebt goede sociale en communicatieve vaardigheden, legt makkelijk contact en straalt gastvrijheid uit.

Je bent in staat overzicht te houden op de lopende zaken, prioriteiten te stellen, initiatieven te nemen en in stressvolle situaties adequaat te handelen. Je bent daarbij accuraat en hebt een proactieve, klantvriendelijke en flexibele werkhouding.

Tevens is een goede beheersing van de Nederlandse taal verplicht en je kunt je ook goed mondeling en schriftelijk uitdrukken in de Engelse taal. Een geldig BHV-diploma is een pré, of je hebt de bereidheid om dit te halen. In verband met de ruime openingstijden van het Sports Center is een flexibele instelling ook een must. Verder heb je affiniteit met de sportwereld en bij voorkeur inzicht in de processen rondom trainingen en wedstrijden. Je bent daarnaast in het bezit van het een rijbewijs (B en T)

Jouw talenten

• Je toont persoonlijk leiderschap: je neemt verantwoordelijkheid voor je werk en loopbaan, en beschikt over goede zelfkennis.
• Je hebt teamspirit: je voelt je onderdeel van een team en geeft hier uiting aan door middel van samenwerking, het delen van kennis en ervaringen, en het bijdragen aan een open en inclusieve werkomgeving.

Arbeidsvoorwaarden

Dit is een vacature voor een structurele positie overeenkomstig artikel 2.3 lid 1 Cao Nederlandse Universiteiten. Je krijgt een tijdelijke arbeidsovereenkomst voor de duur van 12 maanden. Bij gebleken geschiktheid en voortzetting in dezelfde functie krijg je na deze periode aansluitend een dienstverband voor onbepaalde tijd. Het salaris is mede afhankelijk van opleiding en ervaring. De kandidaat wordt, indien zij/hij aan de functie-eisen voldoet, aangesteld in de functie van medewerker front-office niveau 1, gewaardeerd volgens schaal 7. Bij een voltijdse aanstelling betekent dit min. € 2.693- en maximaal € 3.636,- bruto salaris per maand. Daarnaast heb je recht op een vakantietoeslag van 8% en een eindejaarsuitkering van 8,3% van het bruto jaarinkomen.

Daarnaast kent de universiteit goede secundaire arbeidsvoorwaarden waaronder een keuzemodel arbeidsvoorwaarden. Zij behoort tot een van de beste non-profit werkgevers in Nederland.

In verband met de ruime openingstijden van het Sports Center (7 dagen per week gedurende het gehele jaar: ma – vrij 8.00 – 23.00, za zo 10.00 – 21.00) is een flexibele instelling een must. Werktijden zijn variabel en bestaan uit dag-, avond- en weekenddiensten, maar niet tijdens de feestdagen.

Sollicitatie en informatie

Voor nadere informatie over de functie kun je inlichtingen inwinnen bij Kristel Heefer, manager bedrijfsvoering Sports Center (email: [email protected] / tel.: 013-4662678).

Solliciteren op deze vacature met motivatiebrief en CV, kan tot en met 9 augustus 2024 uitsluitend online via onze vacaturesite (zie: https://www.tilburguniversity.edu/nl/over/organisatie-tilburg-university/werken-bij/). De eerste gespreksronde zal plaatsvinden op 15 aug en de tweede ronde op 20 augustus.

Over Tilburg University | University Services

De maatschappij dienen en die beter maken voor de burgers. Dat is wat ons drijft. De oprichter van de Tilburg University, Martinus Cobbenhagen, vond dat wie de samenleving wil begrijpen, er actief en bewust bij betrokken moet zijn. Dit gedachtegoed vormt nog altijd de basis voor onze universiteit.

Onder het motto 'Understanding society' ontwikkelen onze ruim 2.800 medewerkers kennis, dragen deze over en brengen mensen uit verschillende vakgebieden en organisaties samen. Op deze manier willen we bijdragen aan het oplossen van complexe maatschappelijke vraagstukken. Hierbij werken we vanuit de economie, bedrijfswetenschappen en ondernemerschap, sociale en gedragswetenschappen, recht en bestuurskunde, geestes- en digitale wetenschappen en theologie.

Onze 20.000 studenten van 132 nationaliteiten leiden we op tot Tilburg University shaped professionals: verantwoordelijke en ondernemende denkers, gedreven door solidariteit, verantwoordelijkheidsgevoel en inlevingsvermogen, die in staat zijn op een innovatieve manier invloed uit te oefenen en richting te geven aan een snel veranderende samenleving.

De ondersteuning van de universiteit is belegd bij University Services, georganiseerd in zeven Divisies:

1. Academic Services

2. Marketing & Communication

3. Human Resources

4. Finance & Control

5. Library & IT Services

6. Facility Services

7. Executive Services