Assistant(e) de Direction Confirmé(e) - OneTech

La Branche OneTech de TotalEnergies est l'un des piliers de la stratégie de transition énergétique de TotalEnergies vers la neutralité carbone à horizon 2050.

La mission de nos 3 400 collaborateurs - ingénieurs, techniciens, chercheurs, répartis sur 9 sites en Europe : apporter l'expertise technologique et scientifique dont la Compagnie a besoin pour mettre en œuvre sa stratégie.

Rejoignez nos équipes des Customer Lines, Technical Lines, R&D Lines et fonctions Support qui accompagnent toutes les branches opérationnelles de TotalEnergies dans leurs projets de développement et en support à leurs opérations !

En tant qu'Assistant(e) de la Directrice R&D de la Branche, vos missions seront les suivantes :

ORGANISATION

Gestion d'un agenda complexe et mouvant

Gestion planning : congés, réservation et bon fonctionnement du matériel informatique des salles de réunion privative

Organisation des réunions et déplacements (ordres de mission, demandes de visas, notes de frais, réservations hôtel, transport, restaurant), des inscriptions aux formations, colloques et séminaire pour la Directrice.

Demandes de visas si nécessaires, prise des billets de déplacements & notes de frais puis saisie des missions

Préparation dossiers de réunion, visite, séminaire, comité.

Participation éventuelle aux réunions internes

Gestion du courrier : réception, tri, distribution, transmission

Traitement des mails de la Directrice si besoin

Présentation des notes, courriers, documents, présentations

Classement et archivage dossiers et documents (physique/électronique).G

Gestion arrivée/départ de collaborateurs, stagiaires, apprentis, prestataires : bureau, habilitations, déménagements.

Animer le réseau des Assistant(e)s : selon le besoin de la Direction, assure la coordination et anime le réseau des Assistantes au sein de sa Direction

Résolution de problèmes : selon le besoin, appréhende une situation et trouve une solution, établit les priorités et identifie les personnes permettant de résoudre la situation.

Commandes : dans l'outil dédié, passation des commandes et suivi facturation

Gestion des stocks avec commandes d'approvisionnements : fournitures de bureau, contremarques restauration

EVENEMENTIEL

Organisation logistique d'événements et de séminaires : repérage des lieux, établissement des devis, rédaction des listes des invités, lancement des invitations

Gestion du suivi des participations aux divers événements et coordination des événements internes et/ou externes de la Compagnie

COMMUNICATION

Diffusion et coordination de l'information en interne (messages, revues, documentations), suivi des abonnements

Mise à jour des moyens de communication de la Direction : Yammer, Linkedin, WAT, organigramme, présentations Powerpoint, etc...

L'accueil visiteur

Expérience confirmée, vous avez le souhait d'évoluer dans un environnement international et exigeant,

Vous faites preuve d'une grande rigueur et de précision, d'un réel engagement dans votre travail et dans la vie de l'équipe,

Vous êtes curieux(se), adaptable, agile, impliqué(e) et orienté(e) client/résultat. Vous avez un sens aigu du service et n'hésitez pas à prendre les initiatives nécessaires à l'optimisation et simplification des processus.

Vous contribuez à la vie de l'équipe et au bon fonctionnement de l'organisation afin de garantir le bon équilibre entre qualité de vie au travail et continuité de service.

Vous maîtrisez le Pack Office

Votre anglais est courant