management/office assistent

Tilburg University | University Services

is op zoek naar een

Management / Office-assistent

Divisie en afdeling: Divisie Library & IT Services

Full time equivalent: 0.8 tot 1.0 fte (32 tot 40 uur per week)

Maandelijks full time brutosalaris: € 2.618 - € 3.298

Duur arbeidsovereenkomst: 12 maanden met uitzicht op vast dienstverband

Ontzorg jij de directie en het Management Team van Library & IT Services? Ben jij het organisatorisch talent, die er als spil in de organisatie voor zorgt dat administratieve processen gesmeerd verlopen? Dan zijn wij op zoek naar jou!

Jouw functie

Als Management / Office-assistent bij Library & IT Services (LIS) pak jij een verscheidenheid aan uitvoerende, administratieve- en secretariële taken op. Je vindt voldoening in het goed faciliteren van de processen van het secretariaat en het ontzorgen van de collega’s die er gebruik van maken. Je voert de werkzaamheden samen met de andere managementassistenten uit in een informele werksfeer. Voor ons programma Digitaal Voorwaarts moeten regelmatig communicatie-uitingen gemaakt worden, jij vindt het leuk om je met communicatie bezig te houden en komt snel tot aansprekende teksten.

Je taken bestaan onder meer uit:

• Plannen, organiseren en voorbereiden van MT-bijeenkomsten, notuleren en agendabeheer;
• Overige algemene secretariële werkzaamheden zoals telefoonbeantwoording, beheer van mail, archiveren, bestellen kantoorartikelen, catering, etc.;
• Zorgdragen voor de juiste logistiek afhandeling van beleidsstukken die naar het college van bestuur moeten;
• Organiseren van allerlei activiteiten van de divisie en bijdragen aan activiteiten voor personeelswelzijn;
• Informatievoorziening met behulp van de nieuwspagina, nieuwsbrief en de webpagina’s;
• Beantwoorden van allerhande vragen en verzoeken van medewerkers;
• Regelen van reis en verblijf voor dienstreizen;
• Het controleren, verwerken en betaalbaar stellen van facturen.

Jouw talenten

• MBO werk- en denkniveau
• Je kunt goed organiseren, stelt de juiste prioriteiten en kunt goed met vertrouwelijke informatie omgaan.
• Je bent proactief, accuraat, stressbestendig en flexibel
• Je hebt een positieve, enthousiaste en servicegerichte werkwijze;
• Je kunt goed uit de voeten met applicaties als Word, Excel en Powerpoint, ervaring met SharePoint is een pré;
• Je hebt een uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal, zowel
• mondeling als schriftelijk.

De divisie Library & IT Services

Library & IT Services heeft als missie het realiseren van state-of-the-art informatie-voorziening, IT-diensten en bibliotheekdienstverlening voor het onderwijs en onderzoek en bedrijfsvoering van Tilburg University. LIS stelt zich daarbij op als dienstverlener en adviseur. De divisie telt circa 190 FTE medewerkers.

Ons aanbod

Het betreft een functie voor 0.8-1.0 fte (32-40 uur per week) van de volledige werktijd.

Het salaris bedraagt minimaal € 2.618 en maximaal € 3.298 bruto per maand (full time dienstverband), gebaseerd op UFO-profiel Management /Office-assistent 3 en salarisschaal 6 van de Cao Nederlandse Universiteiten. Tilburg University hanteert een neutrale beloningssystematiek voor inschaling die uitgaat van relevante opleiding en werkervaring.

Dit is een vacature voor een structurele positie overeenkomstig artikel 2.3 lid 1 Cao Nederlandse Universiteiten. Je krijgt een tijdelijke arbeidsovereenkomst voor de duur van 12 maanden. Bij gebleken geschiktheid en voortzetting in dezelfde functie krijg je na deze periode aansluitend een dienstverband voor onbepaalde tijd.

Je hebt recht op een vakantietoeslag van 8% en een eindejaarsuitkering van 8,3% van het bruto jaarinkomen. Als je 40 uur per week werkt, ontvang je 41 vakantiedagen per jaar. Tilburg University biedt uitstekende arbeidsvoorwaarden.

Tilburg University hecht waarde aan een open en inclusieve cultuur. We omarmen diversiteit en stimuleren de onderlinge integratie van groepen medewerkers en studenten. We richten ons op het creëren van gelijke kansen voor al onze medewerkers en studenten, zodat iedereen zich thuis voelt in onze universitaire gemeenschap. Tilburg University heeft een levendige campus in een prachtige groene omgeving die goed bereikbaar is met het openbaar vervoer. We zetten ons in voor een duurzame samenleving en dagen jou uit om hieraan een actieve bijdrage te leveren.

Kijk op werken bij Tilburg University voor meer informatie over onze arbeidsvoorwaarden.

Informatie en sollicitatie

Meer informatie over de vacature kan worden verkregen bij Robert van Enschot via [email protected].

We nodigen je uit om vóór 30 juni 2024 te solliciteren naar deze functie; dit kan uitsluitend online. Richt je motivatiebrief aan Robert van Enschot (Adjunct-directeur CIO office) en voeg een CV toe. De eerste gespreksronde vindt plaats op vrijdag 5 juli 2024.

Deze vacature is gelijktijdig in- en extern gepubliceerd. Bij gelijke geschiktheid, gaat onze voorkeur uit naar een interne kandidaat.

Over Tilburg University | University Services

De maatschappij dienen en die beter maken voor de burgers. Dat is wat ons drijft. De oprichter van de Tilburg University, Martinus Cobbenhagen, vond dat wie de samenleving wil begrijpen, er actief en bewust bij betrokken moet zijn. Dit gedachtegoed vormt nog altijd de basis voor onze universiteit.

Onder het motto 'Understanding society' ontwikkelen onze ruim 2.800 medewerkers kennis, dragen deze over en brengen mensen uit verschillende vakgebieden en organisaties samen. Op deze manier willen we bijdragen aan het oplossen van complexe maatschappelijke vraagstukken. Hierbij werken we vanuit de economie, bedrijfswetenschappen en ondernemerschap, sociale en gedragswetenschappen, recht en bestuurskunde, geestes- en digitale wetenschappen en theologie.

Onze 20.000 studenten van 132 nationaliteiten leiden we op tot Tilburg University shaped professionals: verantwoordelijke en ondernemende denkers, gedreven door solidariteit, verantwoordelijkheidsgevoel en inlevingsvermogen, die in staat zijn op een innovatieve manier invloed uit te oefenen en richting te geven aan een snel veranderende samenleving.