Asistente Administración - Recepción Bogotá Centro

Job Description

Responsabilidades generales:

• Asegurar la adherencia con las políticas, herramientas, manuales y directrices de NRC.
• Apoyar con la implementación del portafolio de funciones de soporte de acuerdo al plan de acción
• Preparar y desarrollar reportes de estado requeridos por la gerencia
• Asegurar el archivo adecuado de los documentos
• Promover y compartir ideas para fortalecer las funciones de apoyo
• Ejecutar las funciones de soporte delegadas por la Gerencia Financiera en el marco de su descripción del cargo.
  
  

Responsibilities

Responsabilidades específicas

• Gestionar la solicitud, envió y recepción de correspondencia de entrada y salida para la sede principal del área Centro-URR y apoyo a las sedes satélite cuando así se requiera.
• Dar seguimiento a la facturación emitida por proveedores de mensajería local y nacional del área.
• Gestionar base de datos de correspondencia adjuntando pruebas y documentos soporte de la documentación de entrada y salida, así como monitorear que los proveedores de mensajería hagan entrega oportuna de los servicios solicitados.
• Apoyar la elaboración de correspondencia general en español y en inglés.
• Gestionar la herramienta de reservas para salas de reuniones y llevar registro de asignación.
• Apoyar la organización general y desarrollo efectivo de los eventos que realice el área Centro URR en NRC Colombia.
• Preparar, enviar y monitorear invitaciones y confirmaciones a eventos internos, externos y a reuniones de personal.
• Recopilar y consolidar el archivo físico de la operación del área Centro-URR para las transferencias documentales de acuerdo con los lineamientos de Gestión Documental.
• Apoyar los procesos básicos de preservación de documentos.
• Revisar archivos periódicamente para garantizar que estén completos y clasificados correctamente.
• Realizar el proceso de aceptación de facturación electrónica a través del sistema Facture, de acuerdo con los lineamientos de la organización.
• Responder por el control del portón para el ingreso y la atención de los visitantes.
• Las demás tareas asignadas por su supervisor en el cumplimiento de los objetivos del cargo.
  
  

Qualifications

Habilidades específicas, conocimientos y experiencia del contexto:

• Título de Bachiller, técnico o tecnologo en especialidades administrativas y de recepción, o estudiante de 5to semestre de administración de empresas o carreras afines. Se valorará positivamente otro tipo de nivel educativo.
• Mínimo seis (6) meses de experiencia comprobada en una responsabilidad similar.
• Excelente capacidad de comunicación oral y escrita.
• Experiencia comprobada en el uso de MS Office (Word, Excel, Power Point).
• Excelente manejo oral y escrito del español.
• Excelente ortografía.
  
  

About Us

El Consejo Noruego para Refugiados (NRC) es una organización humanitaria independiente que ayuda a las personas obligadas a desplazarse.

Respondemos a crisis en mas que 30 países, proporcionando asistencia de emergencia y de largo plazo a millones de personas cada año. Protegemos a las personas obligadas a huir, abogando por sus derechos.

NORCAP, nuestro capacidad para movilizar expertos, ayuda a mejorar las habilidades locales e internacionales para prevenir, prepararse, responder y recuperarse de las crisis. NRC también dirige el Centro de Monitoreo de Desplazamiento Interno (IDMC) en Ginebra, un líder global en información e incidencia a favor de las personas desplazadas internamente.

Un contrato de trabajo con NRC puede dar lugar a ser empleado – o enviado, a una region, un país, un área o una oficina donde existen riesgos de salud y seguridad considerables. NRC toma eso muy en serio y tenemos procedimientos para reducir la exposición a los riesgos conocidos, sin poder sin embargo hacer desaparecer el riesgo por completo.

NRC es un empleador que ofrece igualdad de oportunidades y busca diversidad en su personal en términos de edad, género, etnia, nacionalidad y capacidad física.

About The Team

The Norwegian Refugee Council (NRC) Geneva leads NRC’s representation with the IASC and UN agencies, and coordinates donor engagement with the UN and Swiss donors. NRC strives to assist and protect vulnerable and displaced people during crises, especially in situations of conflict. Established in 1946, NRC is an independent, humanitarian, non-profit, non-governmental organisation working in around 31 countries with approximately 14’000 staff. NRC employs a rights based approach, challenging those with responsibility to uphold the rights of displaced people set out within national and International Laws. NRC endeavors to secure the acceptance of local stakeholders for activities and is committed to the principles of humanity, neutrality, independence and impartiality.

NRC seeks to engage with all relevant actors in order to promote the full respect for the rights of displaced and vulnerable people; secure and maintain access for humanitarian operations and promote the achievement of durable solutions. NRC Geneva, with the Internal Displacement Monitoring Center (IDMC), are NRC’s primary presence in Geneva.